第5章 行政办公室事务管理

第一（节）行政办公室事务管理工作概述

一、办公室事务管理基本原则

企业办公室应当根据企业的实际需要和自身工作的客观要求，制定出一系列合理有效的规章制度，使企业办公室工作实现科学化、制度化和规范化。企业办公室事务管理必须遵循以下管理原则：

1.责任管理

在明确办公室总任务的前提下，把责任分解到每个成员，克服工作的随意性和盲目性。

2.规范化管理

办公室的各项工作都要严格遵循规章制度，并不断总结经验，使其更加完善和规范。

3.常规化管理

要明确规定周、月、季、年的常规工作内容，如每周的会议安排，每月的工作总结，每年的生产计划以及固定假日的常规工作等。

4.自动化管理

要提高办公室的工作效率，必须随着现代科学技术的发展，不断引进现代化的办公设备和技术，如计算机、复印机、传真机以及缩微技术等。

办公室工作涉及方方面面、上上下下、里里外外，大到辅助决策，小到打水扫地，面对如此繁杂的工作，要想管理有序，提高效能，就必须采取有效的管理方法。

二、办公室事务管理基本要求

办公室规模是按照企业具体情况而设定的，办公室是协助高层领导办理专门事项，起辅助和协调全局工作作用的部门，要做好办公室工作，必须注意以下三方面的要求：

1.要有全局思想

企业的各个部门和全体成员只有经过统一指挥和整体规划，才能充分发挥各自的独立功能，产生整体效益，实现企业总体经济目标。企业办公室是企业行政机构的有机组成部分，它所从事的管理活动同样是服务于企业总体目标，服务于企业整体利益的。这就要求企业办公室人员在工作时必须培养全局观念，从企业的整体需要出发，以不断提高企业经济效益为自己的工作宗旨。

2.要有高度的参与意识

办公室作为企业领导的参谋和助手，经常直接参与或间接服务于企业的经营决策。办公室的工作人员必须具有强烈的参与意识，在企业的行政决策、经营管理、公共关系、信息沟通等各个方面当好领导的助手，充分发挥企业办公室在企业行政管理工作中的作用。

3.要有强烈的效率观念

只有讲究效率、讲究质量的企业，才能在激烈的市场竞争中获得成功。因此，企业办公室每个成员都必须树立效率观念和时间观念，把工作效率和工作质量作为自己的首选目标，力求处理事情迅速准确，事半功倍。

三、办公室物品管理工作内容

办公物品一般是指本企业办公所需的各种物品。它的种类比较繁多，大致可以分为以下三类：

（1）办公用具，包括办公桌、坐椅、沙发、档案柜、书架、杂志架、衣架、台灯和卡片架等。

（2）办公设备，属于文书方面的有打字机、印刷机、复印机、照相机、收录机、扩音机等；属于计算方面的有计算尺、计算机等；属于通信方面的有摄像机、电话机、传真机、电视机和手机。另外，还有办公室的钟、装订机等。

（3）办公书籍，即办公必备的图书资料，如地图、字典、图表、法规、工作手册等。

搞好办公物品的管理，要注意抓好采购、保管、发放使用三个环（节）。

第二（节）行政办公室事务管理工作制度规范

一、办公室布置规范范例

现举某公司办公室布置规范范例，用以说明办公室布置规范中的办公布局、办公室的设置、办公设备、办公环境等相关条文的具体内容。

（一）办公布局

第一条办公布局应合理、美观，便于内部公务沟通和业务流转，便于外来人员办事。

第二条办公布局应注意方便与外界接触较多部门，如收发室、传达室等，一般应设在公司办公区域入口处。

第三条办公布局应注意行政、综合协调部门最好设在办公区域的中心位置。

第四条办公布局应注意财务、电脑网络中心、机要、档案等部门最好设在办公区域的最里处。

第五条办公布局应注意联系密切的部门，如党、团、工会，应就近安排在一起。

（二）办公空间设置

第六条办公空间设置应符合公司经营风格，最大限度地发挥办公空间效能。

第七条办公空间设置应营造人性化办公氛围，有利于卫生清扫和消防安全。

第八条在设置办公空间时，应根据公司形象系统（CIS）方案，为办公场所选用相应的标志颜色和主色、辅助色。

第九条进行办公空间设置时，办公桌排列应按直线对称原则和工作流程顺序，其流径以最接近直线为宜，防止逆流与交叉现象。

第十条在设置办公空间时，各座位间的间隔距离要适当。

第十一条在设置办公空间时，光线应来自左前方，以保护视力。

第十二条在设置办公空间时，常用的设备应放在使用者的近处。

第十三条在设置办公空间时，各部门铭牌应在合适位置钉挂。

第十四条在设置办公空间时，办公桌、柜、箱、橱顶上不得乱堆文件、杂物。

第十五条在设置办公空间时，总经理等高层人员办公间应设于大办公室的一端，用落地玻璃隔间。

第十六条在设置办公空间时，各部门座位采用同一方向（列）排列，前排为职工、中排为主管、后排为部门经理。

第十七条在设置办公空间时，接待外来访客频繁的员工，座位应靠近总台或入门处。

第十八条在设置办公空间时，总台附近设长沙发和茶几接待来宾，在总经理套间内或旁边设会议室或洽谈室。

第十九条在设置办公空间时，办公桌应单独排列，如确因场地需要，两桌可并排。

第二十条在设置办公空间时，大开间中央办公区每一办公桌可用隔板隔成半封闭的个人工作间。

第二十一条在设置办公空间时，财会和行政秘书（打字、档案）应设独立的小办公间。

（三）办公设备

第二十二条办公设备的购置应有助于提高工作效率和效益，符合人—机工程原理，减少人员疲劳，不损害员工健康。

第二十三条办公设备包括：办公桌椅、计算机台、沙发、茶几、计算机（主机、打印机、扫描仪）、网络系统、复印机、装帧（订）机、塑封机、文件破碎机、传真机、电话设备、投影仪、音响、放像和放扩声系统、录音机、照相机、录像机、工作台灯、文件柜、保险箱、饮水器、空气清新机、负离子加湿器、抽湿机、吸尘器、衣架、更衣柜等。

（四）办公环境

第二十四条确保办公室的光照条件，使之有适量的光照度和光亮度。

第二十五条确保办公室的通风条件，使之空气流通，不混浊。

第二十六条办公区域不应有较大噪声，禁止用高音喇叭广播，保持相对安静。

第二十七条办公场所谢绝以员工个人为目标的各类商品的上门推销。

第二十八条办公区域在工间和午休时，可播放以轻音乐为主的背景音乐。

第二十九条搞好办公场所的卫生保洁工作。

第三十条在办公室窗外广植花草，见缝插绿，美化环境。

第三十一条与毗邻企事业单位和睦相处、团结互助，建立良好社区关系。

二、办公室用品管理制度范例

现举某公司办公室用品管理制度范例，用以说明办公室用品管理制度各条文的具体内容。

第一条本公司办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放，由公司行政部全权负责。

第二条办公物品的申请及购置遵循以下程序：各部门将所需办公用品提前10个工作日报至行政部，行政部根据实际用量和库存情况制订购置计划，经总经理批准后购置。

第三条通信设备、特需办公用品和低值易耗品，须经主管总经理批准，由行政部负责购置，然后记入备用品保管账目。

第四条备用品发放采取定期发放制度，每月的5日和20日办理，其他时间不予办理。

第五条本公司的备用品保管实行“三清、两齐、三一致”制度，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。

第六条本公司的备用品仓库由行政部负责，备用品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价等是否与进货相符，按手续验收入库，登记入账。

第七条在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。

第八条各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政部定期检查使用情况，如属非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。

第九条行政部负责收回公司调离人员的办公用品和物品。

第十条行政部建立公司固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。

三、办公室用品发放规定范例

现举某公司办公室用品发放规定，用以说明办公室用品发放规定的具体内容。

第一条为规范本公司办公用品的发放，减少办公用品损耗量，特制定本规定。

第二条公司各部门在领取、使用办公用品时，应严格遵守（节）约、高效利用的原则。

第三条各部门办公用品应指定专人管理。

第四条各部门应于每月25日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月5日前一次性发放各部门所需办公用品。

第五条采购人员根据办公室用品采购计划进行采购，以保证办公室工作的需要。

第六条办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。

第七条任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。

第八条加强库房管理和消防工作，防盗、防火。

四、办公室文具管理制度范例

现举某公司办公室文具管理制度范例，用以说明办公室文具管理制度各条文的具体内容。

第一条为使本公司办公文具用品管理规范化，特制定本制度。

第二条本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种，具体定义如下：

1.消耗品

铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子等。

2.管理消耗品

签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。

3.管理品

剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。

第三条本公司的文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用是指个人使用保管的用品，如圆珠笔、橡皮、直尺等。部门领用是指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机等。

第四条本公司的消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。

第五条本公司的消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如直线纸）不在此限。

第六条本公司的管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。

第七条本公司的文具申请应于每月25日由各部门填写“文具用品申请单”，交管理部统一采购，并于次月5日前发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。

第八条本公司各部门设立“文具用品领用记录卡”，由管理部统一保管，在文具领用时作登记使用，并控制文具领用状况。

第九条文具用品一般由管理部向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的物品，应酌量库存；管理部无法采购的特殊文具，可以经管理部同意并授权各部门自行采购。

第十条新进人员到职时，由各部门提出文具申请单向管理部领取文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余文具一并交管理部。

五、工作服管理制度范例

现举某公司工作服管理制度范例，用以说明工作服管理制度各条文的具体内容。

第一条根据公司内部的实际需要，行政部负责联系工作服的选料制作、发放与保管。

第二条发放工作服时，要手续齐全，填制领存卡，以防冒领和丢失。

第三条公司工作服由员工个人自行保管，并保持其整洁、完好。

第四条任何人不得对工作服私自改制式样和装饰。

第五条员工工作服统一由企业按规定时间清洗。办公室人员每日清洗一次；一线员工每日清洗一次。

第六条员工内部调动，经人事部审批后，领用新岗位工作服。

第七条员工因个人原因损坏工作服，在照价赔偿后，补领新工作服。

第八条员工调出本企业，按一定标准折价收款，不再收回旧工作服。

六、文具用品一览表

七、办公用品需求计划表

八、办公用品请购单

第三（节）行政办公室事务管理工作流程设计

一、行政监督工作流程设计

二、行政检查工作流程设计

三、办公用品购买管理工作流程设计

四、办公用品领用管理工作流程设计

五、办公用品申请管理工作流程设计