1.1.2 保存工作簿

将需要的工作簿保存到电脑中,方便以后随时查阅和编辑。保存工作簿有3种情况,一是保存新建工作簿,二是另存为工作簿,三是设置自动保存。

1.保存新建工作簿

在新建工作簿后,可以使用“保存”命令直接保存工作簿,当第一次保存新建工作簿时,会弹出“另存为”对话框,要求用户选择工作簿保存的位置及输入工作簿名称。

01单击“保存”命令。❷单击“文件”按钮,❷从展开的菜单中单击“保存”命令,如图1-8所示。

02设置保存位置及文件名。弹出“另存为”对话框,❶选择工作簿保存的位置,❷然后在“文件名”文本框中输入工作簿名称,如输入“销售员工作安排表”,如图1-9所示,❸单击“保存”按钮,即可将当前工作簿保存至目标位置。

图1-8 单击“保存”命令

图1-9 设置保存位置及文件名

2.另存为工作簿

如果用户需要将现有工作簿备份为其他工作簿,可以使用“另存为”命令来实现。

01单击“另存为”命令。❶单击“文件”按钮,❷在弹出的菜单中单击“另存为”命令,如图1-10所示。

02设置保存位置及文件名。弹出“另存为”对话框,❶重新选择工作簿保存的位置,❷以及在“文件名”文本框中输入工作簿名称,如输入“销售员4月工作安排表”,如图1-11所示,❸单击“保存”按钮,即可将当前工作簿另存为其他工作簿。

图1-10 单击“另存为”命令

图1-11 设置保存位置及文件名

3.设置自动保存

在编辑工作簿时,要经常单击“保存”按钮,避免在工作中遇到电脑死机、断电等情况时造成文件数据丢失。如果忘记保存,丢失的数据将无法挽回。因此Excel 2010为用户提供了自动保存功能,让Excel定时进行自动保存,在遇到问题时,可以恢复部分数据。

01单击“选项”按钮。❶单击“文件”按钮,❷从展开的菜单中单击“选项”按钮,如图1-12所示。

02设置自动保存选项。弹出“Excel选项”对话框,❶单击“保存”标签,在“保存工作簿”选项组中,❷勾选“保存自动恢复信息时间间隔”复选框,并在文本框中输入“5”,如图1-13所示,即可将自动保存的间隔时间设置为5分钟。除此之外还可以设置自动恢复文件的位置,以及默认文件位置。

图1-12 单击“选项”按钮

图1-13 设置自动保存选项

POINT:使用键盘按键快速保存工作簿

若要快速保存工作簿,可以直接按【Ctrl+S】组合键保存工作簿,也可以按【F12】键,打开“另存为”对话框,设置工作簿保存位置及文件名称,单击“保存”按钮即可。除此之外,用户还可以先按【Alt】键,再按数字键【1】保存工作簿。