第二章 创建数据库和表

复习要求

1.掌握数据库和表的相关概念；

2.熟练掌握Access 2003数据库的创建；

3.熟练掌握使用向导创建表；

4.熟练掌握使用表设计器创建表；

5.熟练掌握表中字段属性及设置。

复习内容

一、创建数据库

Access 2003提供多种创建数据库的方法，主要有创建一个空数据库、使用模板创建数据库、使用向导创建数据库、根据现有文件创建数据库等。最常用而且灵活的一种方法是先创建一个空数据库，然后向空数据库添加表、查询、窗体、报表等数据库对象。

1.创建空数据库

（1）启动Access 2003，单击工具栏上的“新建”按钮，或单击菜单命令“文件”→“新建”，在主窗口右侧出现“新建文件”任务窗格。

（2）在任务窗格中的“新建”栏中单击“空数据库”，在对话框中指定文件名和保存位置，单击“创建”按钮即可创建空数据库。创建空数据库后就可以在该数据库中创建表和其他的数据库对象。

2.利用“本机上的模板”创建数据库

Access 2003提供了10个数据库模板，利用这些模板，可以快速建立所需的数据库。

（1）在主窗口右侧的“新建文件”任务窗格中单击“本机上的模板”，弹出“模板”对话框。

（2）在“模板”对话框中，单击“数据库”选项卡，在出现的模板中，选中所需要的数据库模板，单击“确定”按钮，在弹出的“文件新建数据库”对话框中输入文件的保存位置和文件名，单击“创建”按钮，在“数据库向导”的提示下完成数据库的创建。

3.打开和关闭数据库

（1）数据库的打开

Access 2003启动后，单击工具栏中的“打开”按钮，或单击“文件”→“打开”菜单命令，弹出“打开”对话框。在对话框中选择要打开的数据库文件的存放位置和文件名等。

（2）打开数据库的方式

● “以只读方式打开”，打开的数据库只能查看但不能编辑。

● “以独占方式打开”,当以独占方式打开数据库时，也就禁止了他人打开该数据库。

● “以独占只读方式打开”，打开的数据库既是只读的，又是独占的。

● 若没有以上几种情况的限制，则可直接单击“打开”按钮。

（3）数据库的关闭方法

● 直接单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮。

● 单击“文件”→“关闭”菜单命令。

二、使用向导创建表

1.表的结构和内容

数据表由表的结构与表的内容两部分组成。表的结构是指组成数据表的字段及其字段属性，表的内容是指表中的具体数据。

2.主键

主键是数据表中其值能惟一标识一条记录的一个字段或多个字段的组合。主键有以下几个特征：

● 一个表中只能有一个主键。

● 如果表中没有一个字段的值可以唯一标识一条记录，那么就要选择多个字段组合在一起作为主键。

● 使用主键可以避免同一记录的重复录入，还能加快表中数据的查找速度。

3.自动编号

在使用表向导创建表时，如果选择系统自动设置主键，Access 2003会自动添加一个“自动编号”类型的字段，并将其设置为主键，输入数据时，该字段自动填入阿拉伯序列数字。

4.使用向导创建表的步骤

（1）在数据库窗口中选择“表”对象，单击“新建”按钮，在“新建表”对话框中选择“表向导”选项。

（2）在“表向导”的第一个对话框中，选择相应的示例表和需要的字段，并添加到“新表中的字段”栏。在“重命名字段”对话框中给新字段重新命名。

（3）在“表向导”的第二个对话框中，输入表名，选择相应的主键设置方法。

（4）在“表向导”的第三个对话框中，根据需要进行相应的选择。

三、使用表设计器创建表

1.数据类型

Access 2003数据表的字段有10种数据类型。

（1）文本

文本指文字或文字与数字的组合，或者用于不需要计算的数字等。文本类型的字段宽度不能超过255个字符。

（2）备注

由于文本类型可以表示的长度有限，所以对于内容较多的长文本信息就要选用备注类型。备注最多能存储65536个字符。备注类型主要用于长文本，如注释或说明信息。

（3）数字

数字用于要进行算术计算的数据，但涉及货币的计算除外（货币要使用“货币”类型）。

数字类型按照字段的大小又可分为字节型、整型、长整型、单精度型、双精度型等。字节型占1字节宽度，可表示0～255的整数；整型占2字节宽度，可表示-32768～+32767的整数；长整型占4字节宽度，能表示更大的数字范围；单精度型可以表示小数，双精度型可以表示更为精确的小数。

（4）日期/时间

日期/时间用于表示日期和时间。这种类型的数据有多种格式可选，如常规日期（yyyy-mm-dd hh:mm:ss）、长日期（yyyy年mm月dd日）、长时间（hh:mm:ss）等。

（5）货币

货币用于表示货币值，并且计算时禁止四舍五入。

（6）自动编号

自动编号在添加记录时自动给每一个记录插入的唯一顺序编号（每次递增1）或随机编号。

（7）是/否

是/否用于只可能是两个值中的一个（如“是/否”、“真/假”、“开/关”）的数据。用这种数据类型可以表示是否团员、婚否、是否在职等情况。

（8）OLE对象

OLE是对象嵌入与链接的简称。该数据类型字段中可保存声音、图像等多媒体信息。

（9）超链接

超链接用于存放链接到本地或网络上的地址。

（10）查阅向导

查阅向导用于实现查阅其他表中的数据，它允许用户选择来自其他表或来自值列表的值。

2.设置主键的方法

（1）将表中的一个字段设置为主键

打开表的设计视图，用鼠标右击要设置的字段，在快捷菜单中选择“主键”，该字段左侧的按钮上会出现钥匙形的主键图标。

（2）将表中的多个字段组合设置为主键

按住【Ctrl】键，用鼠标分别单击字段左侧的按钮，选中多个字段后，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“主键”，这时所有被选择的字段左侧的按钮上都会出现钥匙形的主键图标。

3.使用设计器创建表的步骤

（1）在数据库窗口中，双击“使用设计器创建表”，打开表设计器。

（2）在表设计器中，输入各个字段的名称，单击在“数据类型”中的下拉列表框按钮，选择各个字段的数据类型；并设置各个字段的相关属性。

（3）设计好每个字段后，单击工具栏中的“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中，输入表的名称，单击【确定】按钮。

（4）创建完表的结构后，单击菜单命令“视图”→“数据表视图”，打开表的数据表视图，输入数据。

四、通过输入数据创建表

1.数据表的视图及其切换

数据表有两种视图：设计视图和数据表视图。

（1）设计视图

设计视图是用来编辑表结构的视图。在设计视图中，可以输入、编辑、修改数据表的字段名称、字段类型、字段说明，还可以设置字段的各种属性。

（2）数据表视图

数据表视图是用来浏览和编辑数据表数据内容的视图。在数据表视图中，不仅可对数据表进行数据的输入、编辑、修改等操作，还可以查找和替换数据，并且可以对数据表按某个字段、某种方式进行排序和筛选。

（3）数据表视图的切换

● 右键单击当前视图的标题栏，在快捷菜单中可选择切换到另一种视图。

● 单击Access 2003窗口的“视图”，在下拉菜单中选择切换到其他视图。

2.通过输入数据创建表的步骤

用户可以先不创建表的结构，而是直接在数据表视图中输入表中数据来创建表。

（1）在数据库窗口中双击“通过输入数据创建表”，打开数据表视图。

（2）根据需要双击“字段1、字段2、字段3……”，将其名称修改为具体的字段名称，在字段名称下面直接输入数据。

（3）数据输入完成后，单击工具栏上的“保存”按钮，在“另存为”对话框中输入表的名称，在弹出的“创建主键”提示框中设置主键。

（4）打开已创建表的设计视图，根据实际需要对表的字段名称、字段类型、字段大小等属性进行修改和调整，完成后保存即可。

五、字段属性的设置

字段的属性除了包括基本的字段名称、字段类型、字段大小外，还包括字段标题、数据的显示格式、字段默认值、有效性规则、有效性文本及输入掩码等属性。在表的设计视图下面的“常规”和“查阅”选项卡中可完成字段属性的所有设置。

1.“字段大小”属性

“字段大小”属性可控制字段使用的空间大小。只能对“文本”或“数字”型的字段大小设置该属性。“文本”型字段的取值范围是0～255内的整数，默认值为50；要“数字”型字段的大小，可以通过单击“字段大小”属性框中的按钮，从下拉列表框中选取某一类型完成。

2.“格式”属性

“格式”属性用以确定数据的显示方式和打印方式。对于不同数据类型的字段，其格式的选择有所不同。“数字”、“自动编号”、“货币”类型的数据有常规数字、货币、欧元、固定、标准、百分比等显示格式；“日期/时间”类型的数据有常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间等显示格式；“是/否”类型的数据有真/假、是/否、开/关等显示格式。

“OLE对象”类型的数据不能定义显示格式，“文本”、“备注”、“超链接”类型的数据没有特殊的显示格式。

“格式”属性只影响数据的显示方式，而原表中的数据本身并无变化。

3.“输入掩码”属性

“输入掩码”是一种输入格式，由字面显示字符（如括号、句号或连字符）和掩码字符（用于指定可以输入数据的位置及数据类型、字符数量等）构成。“输入掩码”可以在输入数据时保持统一的格式，还可以检查输入错误。使用“输入掩码向导”可以为“文本”和“日期”型字段设置“输入掩码”。

（1）常用的掩码字符及含义见表2-1。

（2）常用的输入掩码

● 邮政编码：000000；

● 身份证号：000000000000000999；

● 长日期（中文）：9999年99月99日；

● 短日期（中文）：99年99月99日；

● 长时间：99:00:00

● 短时间：00:00。

4.“标题”属性

标题是字段的另一个名称，字段标题和字段名称可以相同，也可以不同。当未指定字段标题时，标题默认为字段名。

字段名称通常用于系统内部的引用，而字段标题通常用于显示。在表的数据视图中，显示的是字段标题；在窗体和报表中，相应字段的标签显示的也是字段标题。而在表的“设计”视图中，显示的是字段名称。

5.“默认值”属性

表中一些字段的数据内容相同的可以将其设置为默认值，以简化输入，提高输入速度。

6.“有效性规则”和“有效性文本”属性

“有效性规则”是用于限制输入数据时必须遵守的规则。利用“有效性规则”属性可限制字段的取值范围，确保输入数据的合理性，防止非法数据输入。“有效性规则”要用表达式来描述。

“有效性文本”与“有效性规则”配合使用。当输入的数据违反了“有效性规则”时，系统会用设置的“有效性文本”来提示。

六、在表中输入数据的注意事项

在表中输入数据时，需要注意以下几点。

（1）输入一个字段值后，按回车键或【Tab】键，输入下一个字段值。

（2）输入一条记录时，表会自动添加一条新的空记录，并在该记录最左方的“选择器”中显示出一个“*”号，表示这是一条新记录。

（3）对于选定准备输入的记录，其最左方的“选择器”中显示出一个箭头符号，表示该记录为当前记录。

（4）对于正在输入的记录，其最左方的“选择器”中显示出一个铅笔符号，表示该记录正处在输入或编辑状态中。

（5）输入“是否型”字段的值时，复选框选中表示“是”，未选中表示“否”，如果已设置该字段的默认值为“yes”，则复选框自动选中。

（6）OLE对象字段使用“插入对象”命令来输入，“插入对象”对话框中有 “新建”和“由文件创建”两个选项。选择“新建”，则创建一个文件插到表中，这个文件可以是位图、Excel图表、PowerPoint幻灯片、Word文档中的图片等；选择“由文件创建”，即可插入已经存在的文件中的对象。