第二节 条据
一、条据的概念
条据是用来处理日常事务时起到说明或凭证作用的一种篇幅短小、格式固定、使用便捷的条文式专用文书。条据一般分为说明性条据和凭证性条据两类。前者常见的包括请假条、留言条、托事条等，后者常见的包括收条、领条、借条、欠条等。
二、条据的特点
（1）简洁性。因为内容简单，条据记事一般用简洁的说明性语言写明即可，赘语务去。
（2）凭证性。条据常常作为钱物保管、转借的依据，要妥善保管。
（3）使用便捷。条据随用随写，灵活方便。
三、条据的写作格式
1.说明性条据的写作
（1）请假条。请假条是因病或因故不能按时正常工作、上学或参加约定的活动，向有关人员或负责人说明情况和请求给予告假的条据。
请假条既要说明情况和原因，也要请求给予告假，所以要写明简要的情况和缘由，还要略用恭敬语请求对方谅解和允许。
（2）留言条。在日常交流中，没有见到对方，但有些话要向对方说明，有些事要托对方办理，只好写张条子留给对方，这就叫留言条。留言条要写清楚留言的原因和具体要求，或另约拜访的时间、地点，或留下自己的联系方式。
（3）说明性条据的结构一般包括标题、称谓、正文、结束语、落款五部分。
标题：在第一行居中写上“请假条”或“留言条”三个字。
称呼：另起一行顶格写称呼，后面加冒号。
正文：请假条要写清请假的原因和请求，留言条要写清需要对方办什么事情，或者告诉对方什么信息。如因事情紧急，为联系方便，还要告诉对方自己的联系电话。
结束语：请假条的结尾可以直接写“请批准”，也可以写“此致，敬礼”等；留言条的结尾可以写一些表示祝愿或谢意的话，如“此致，敬礼”等。
落款：在右下角署名，在姓名下边写明请假的具体日期或留言的具体时间（年、月、日、时、分）。
2.凭证性条据的写作
（1）收条。收条也叫收据，是在收到别人的钱款或财物时写给归还人、赠送人或代送人、代还人作为已收到的凭证条据。
收到的物品和钱款要在收条中具体写明；如果是归还人、赠送人委托他人代送、代还，还要在收条中写明代送、代还人的姓名，以示慎重。借物归还的，收到归还物时，应将借条退还给借方或代还人，也可以在收条中一并写清。
（2）领条。领条是向他人或单位领取物品或钱款时，所出具的作为已收到的凭据。领条和收条是有区别的，领条是具条人领物品、钱款的依据，否则领不到；收条是收到别人钱物后才写的凭据。
（3）借条。借条也叫借据，是借到别人的钱款或财物时，由借方写给被借方作为借到钱物和日后归还的条据。
借条的内容要具体写明所借钱物的名称、种类、数量等，如所借的是钱，金额要写到元、角、分，而且金额一定要大写。借条的落款要写明归还的具体日期，如果出借方允许，也可以只写大致的归还日期或不写归还日期。有的借条中对所借的原因写得很具体，有的就写得比较简略。
（4）欠条。欠条是因拖欠他人钱款或物品，约定在一定期限内归还而写给被拖欠人作为凭证的条据。在欠条中一般要写明欠款或欠物原因、被拖欠人和归还期限、延期归还时间。被拖欠人可以在正文中写明，也可以在尾部拖欠人签名落款前的致送人部位写明。
（5）凭证性条据的结构：一般包括标题、正文、结束语和落款四个部分。
标题：第一行居中写明条据的名称。
正文：写清向对方借、领、欠、收的物品名称、具体数量（钱款的具体数额），其中涉及的数字必须要大写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，钱款还必须写清币种，如人民币、美元、欧元、英镑等。条据常以“今借到”、“今收到”等惯用语开头，借条还应写明归还期限及损失赔偿等事宜。
结束语：紧接着正文写“此据”二字。
落款：在右下方署名并写明立据时间，署名前一般应冠以如“借款人”字样，具名应是亲笔签的真实姓名。正规的条据，姓名前要写单位或地址，签名后还应盖章，必要时应在签名盖章后摁手印以示负责。
四、条据的写作要求
（1）立据时要认真负责。该立据时必须立据，不能碍于面子不立据或立据时文字表达模糊。各类条据的组成部分须齐全，不可有所疏漏。
（2）条据的语言应简洁、准确。一般情况下，一张条据只能说明一件事，切勿一据多事。条据文字既不拖沓冗长，也不可过分简单而致使表述不清。
（3）条据的语言应当准确无误，不可在条据上涂涂改改、乱增乱删，尤其是涉及到关键内容的文字和数字，务必要保持整洁，不能有任何涂改。在书写金额、数量时，应采用大写汉字，不能使用小写汉字，更不能使用阿拉伯数字。
（4）立据应选择整洁耐用的工具。条据的用纸应当整洁、干净、耐折、耐存，立据时最好选用钢笔或毛笔，配以黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写，不宜选用不易保存笔迹的铅笔、圆珠笔以及有失庄重感的彩色墨水或墨汁书写。
（5）要对收到的条据进行妥善保管，必要时要将各类条据分门别类保管，存放条据之处要固定而安全，以便日后查阅。事情办完之后需要销毁条据的，应当及时地当着收据者的面予以销毁。
【例文】
请假条
××培训中心：
因我的工作单位于2011年1月10日举行全体工作人员大会，任何人不得缺席，所以本人1月10日不能到中心参加培训。特此请假，恳请批准。
此致
敬礼！
××局××处：谢小平
二○一一年一月九日
【例文】
请假条
李老师：
我昨晚睡觉着了凉，今日早上起来头疼、发烧。上午我打算去校医院看病，特请假半天，请求批准。
此致
敬礼！
您的学生：吴言
二○一一年十一月二日
【简析】
这两则请假条，一则是请事假，一则是请病假，都是一事一文，开门见山地交代请假的原因与时间，文字简洁，叙述清楚，不拖泥带水，使人一目了然。
【例文】
领条
今领到学校财务处发给××班上学期奖学金总计人民币肆仟伍佰捌拾元整（¥4580.00）。此据
领取人：××班 孔××
二○一○年九月七日
【简析】
此领条写清了领款的处所、用途及钱款的币种、数量。