0.2.2 事务型办公系统的功能和组成

办公事务的主要内容是执行例行性的日常办公事务，涉及大量的基础性工作，这些工作包括文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。事务型办公自动化系统即电子数据处理系统（Electronic Data Processing System，EDPS），就是针对这些办公事务建立的一种直接面对办公人员的办公自动化系统，该系统是办公自动化的基本构成形式。该系统由计算机软、硬件设备、基本办公设备（复印机、打字机、轻印刷版机等）、简单通信设备和处理事务的数据库组成。

硬件部分一般以计算机为主，多机系统也包括小型机以及各种工作站。公用支撑软件为支持有关事务处理的字处理软件、电子报表软件、小型数据库管理系统等。

应用软件包括针对公文管理、档案管理、报表处理、行政事务等开发的独立系统。其中主要应用有：文字处理（完成各种办公文件的起草、修改、删除、排版、打印和输出）、个人日常管理（建立办公人员个人日程，时间安排、具体自动提醒功能）、个人文件库管理（管理个人用文件。可以根据目录查询、检索）、行文管理（具有文件收发登记和领导批示签阅登记功能，并可提供行文追踪查询）、邮件处理（用各种先进的邮件处理设备完成邮件、公文、函件的处理。如拆信机、信件综合处理机，可完成信件、文件、函件和信封的装、封、盖章等工作）、文档资料管理（主要以文档资料数据库为主，含缩微胶卷、光盘等小型的存储系统。通过计算机建立目录索引和查询的作用）、文件快速复制（主要以复印、制版和小型胶印机等轻印刷设备为支持，完成文件、函件快速复印、制版、印刷等工作）、电子报表（能对各种数据进行报表格式处理和各种表格式数据的输入、加工、计算及输出）、机关行政事务处理（主要包括机关本身的人事、工资、财务、房产、基建、车辆和各种办公用品管理）。此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，需要提供良好的办公操作环境。

事务型办公自动化系统的数据库，包括小型办公事务处理数据库、小型文件库、基础数据库。其中小型办公事务处理数据库主要存放处理机关内部文件、会议、行政、基建、车辆调度、办公用品发放、财务、人事材料等与办公事务处理有关的数据。基础数据库主要存放与整个系统目标相关的原始数据。它主要是操作层产生的信息。比如对于一个企业来说，基础数据库存放各车间的生产进度、产品、原材料需求等有关数据。

事务型办公自动化系统可以是单机系统（在一个办公室内），也可以是一个机关单位内部各办公室完成基本办公事务处理和行政事务处理的多机系统。单机系统不具备计算机通信能力，主要靠人工信息方式及电信方式通信。多机系统采用计算机局域网或远程网，将各个办公室的计算机联成一个能实现交互式办公的整体。