0.2.3 管理型办公系统的功能和组成

随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统即管理信息系统（Management Information System，MIS），是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。

管理型办公自动化系统由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主，除了具备事务型办公系统的全部功能外，主要是增加了管理信息功能。管理信息功能主要包括信息收集、存储、加工、传送、维护和使用，其实现是通过由人和计算机组成的管理信息系统来完成的。

管理信息系统的目标是了解企业的各种运行情况，利用信息控制企业行为，利用过去的数据预测未来，辅助企业进行决策，帮助企业实现其规划目标。因而管理信息系统必须能够以统一的信息格式，分级、分层次向各职能部门提供其所需信息，使各部门获得规范的报表和数据，使管理者和决策者及时、全面地掌握数据和信息，能做出正确、迅速的反应，优化日常工作，提高办公效率和质量。

管理型办公自动化系统根据不同的应用分为政府机关型、企业管理型、市场经济型、生产管理型、财务管理型、人事管理型等。

政府机关信息管理的主要对象是政务信息管理。它主要涉及政治、经济、社会发展以及行政管理信息。由于政府机关上下级之间办公信息有较多联系，所以应利用通信系统，把这些机构的信息管理级办公自动化系统联成一个整体，以达到网络化、一体化的要求。

政府机关型的典型系统有计划系统，统计系统、财政系统、贸易系统、物价系统、建设系统、农业系统、金融系统、人事系统、审计系统等。

工厂企业的信息管理主要围绕着生产和经营活动进行，通过对生产和经营过程中的物资流和经济信息流的管理，实现企业产销和财物的调度、协调和管理。企业管理信息系统有：市场经营管理、生产管理、财务管理、人事管理等系统。

市场经营管理系统为企业决策人提供有关的信息，比如：企业应该生产的产品、企业应采用的分配渠道等。市场经营管理系统主要由计划和经营研究、销售分析、订货和顾客服务等几个功能模块构成。

生产管理系统主要为生产管理人员提供有关的生产信息。比如：产品的结构设计、生产成品的周期、材料的获取、生产进度的控制以及产品的质量等。为了实现上述任务，该系统是由产品设计、生产计划、材料管理、生产控制等几个功能模块构成。

财务管理系统的主要任务，是为企业决策人和财务管理人员提供有关的财务信息。系统由总账维护、财务计划、会计、报表几个功能模块构成。

人事管理信息系统为企业的人事部门提供有关的人事信息。比如：企业人才的选择、人才的合理应用等。为了实现上述功能，人事管理系统由人事档案维护、人事计划、劳动管理几个功能模块构成。

管理型办公自动化系统的组成是在事务型系统的基础上，使用更高档次的主机和相对更复杂的各种硬件、软件。管理型办公自动化系统的计算机设备，以中、小型计算机或超级小型机配以多功能的工作站为主要形式。

计算机的应用软件除具有事务型办公系统的各种公用、专用办公自动化应用软件外，还要建立起各种管理信息系统。这些分系统应支持各专业领域的数据处理及数据分析，为高层领导的决策提供各业务领域中的综合信息。

管理型办公自动化系统中的数据库，是在事务型办公自动化系统数据库的基础上加入专业或专用的数据库。即在对基础数据库中的原始数据进行加工、处理的基础上，按功能的不同分类形成专业（或专用）的数据库。

例如，在企业内可以有物资、计划、设备、产品、市场预测、成本、技术、生产、人事、后勤、劳动工资、财务等专用数据库。在政府机关部门可以有计划、公交、财政、贸易、外贸、物价、税务、金融、建设、农业、审计、文教卫生、人事、科技、物资、环保、法制、综合办公等专业数据库。

管理型办公自动化系统多数是以局域网为主体构成的系统，局域网可以连接不同类型的主机，如超级小型机、中型机和大型机，也可以连接计算机、工作站和程控交换机。可方便地实现本部门计算机网之间或者是与远程网之间的通信。

通信网络最典型的结构是采用中、小型主机系统与超级计算机和办公处理工作站三级通信网络结构。其中，中、小型机主要完成管理信息系统功能，处于最高层，设置于计算机中心机房；超级计算机处于中间层，设置于各职能管理机关，主要完成办公事务处理功能；而工作站完成一些实际操作，设置在各基层科室，为最底层。这样的结构具有较强的分布处理能力，资源共享性好，可靠性高。

对于范围较大的系统来说，可以采用以程控交换机为通信主体的通信网络，通过这样的通信枢纽把大、中型机、超级小型机、高档计算机、计算机、各种工作站、终端设备、传真机等互连起来，构成一个范围更广的办公自动化系统。