0.3 办公自动化系统的建设与管理

0.3.1 办公自动化系统的开发思路

1.建设办公自动化系统的意义

随着办公活动对信息处理的时效性要求和管理的复杂程度的提高，办公室迫切需要一个可以实现整合内外资源的、高效的信息系统，来完成信息的收集、整理、传递和分析，实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用。

办公自动化是以信息技术、系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术，它以系统科学为理论基础，行为科学为主导，综合运用信息技术完成各种办公活动，充分有效地利用现有信息资源，以提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，促使办公活动规范化和制度化。它随信息技术的发展而发展，随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。办公自动化系统有三大特点：

（1）在使用的手段上，办公自动化综合运用了现代计算机和通信等高新技术，它涉及行政管理、电子、文秘、机械和物理等多个领域，因而它本身是一门综合性的技术。

（2）办公自动化服务的对象是办公活动，信息处理是整个办公活动中的主要业务特征。

（3）办公自动化是对语音、数据、图像和文字信息的一体化处理过程。它把基于不同技术的办公设备集成在一起，将多种媒体处理技术组合在一个系统中，使办公室具有使用和处理多媒体信息的功能。

办公自动化系统的最终目的是提高办公质量和办公效率，促使办公工作规范化、制度化，并提高办公人员的决策质量，为决策人员提供更多的信息和决策方案。

2.办公自动化系统的建设目标

办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公的需要，总体来说要体现出操作方便、信息共享、切合实际、安全高效、智能决策等特点。系统的建设目标大致包括如下几个方面：

（1）实现工作流程的自动化。主要是公文的收、发文管理，汇报、请示、审批等流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，提高单位内各单位协同工作的效率。

（2）实现文档管理的自动化。通过把各类文档以电子文件的形式存入数据库，按权限实现共享访问和修改更新，方便文档的储存和使用。

（3）建立电子通信和信息发布的平台。通过建立单位内的邮件系统和信息发布平台，使办公文档、规章制度、新闻简报、技术交流等能够在单位内部各部门得到及时的传播或传送。

（4）包含日常办公辅助子系统。日常事务性的工作如会议安排、物资管理、车辆调度等在办公自动化系统中应有相应的办公模块。

（5）支持分布式办公。即支持异地办公和移动办公。异地办公和移动办公是当前办公自动化的热点。

3.办公自动化系统的建设策略

（1）取得单位领导的重视和工作人员的支持。办公自动化系统的建设是一项系统工程，成功与否很大程度上取决于领导是否重视，领导的重视和参与可以充分调动各方面的积极性。要从信息化建设的角度来认识办公自动化系统的重要性，通过办公自动化系统建设提高行政办公效率和管理水平。领导要在系统应用方面对全局提出统一要求，要求各部门信息及时上网，上报材料必须通过网上报送等。机关工作人员早已习惯手工公文的处理模式，长期以来有一套固定的工作程序和流程，改变原来的工作方式和习惯，应用办公管理系统，难免存在一部分工作人员有抵触情绪，阻碍行政办公系统的推广应用。因此，做好宣传工作，转变观念，是推行办公管理系统应用的必要条件。此外还要制订推广使用系统的规章制度，以保证系统的运行，从制度上约束工作人员能够接受和使用系统。

（2）从整体角度进行办公自动化系统的规划。办公自动化系统的建设必须在综合考虑单位信息化建设的现状与需求的基础上，从全局和整体的高度规划单位信息化建设的方针、策略、发展规划与实施计划，全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制的建设，按照规划协同地推进单位的办公自动化。整体规划的制订需要在充分了解单位的办公现状、需求，特别是单位发展对于信息化需求的基础上，结合信息技术的发展形势做出科学、全面的规划。在规划的制订中要做好以下几个方面的工作：

① 技术人员和管理人员要密切配合。要做好一个整体规划，必须有单位高层的管理人员参与，这样才能保证规划符合单位的实际，符合单位发展的需要；必须有单位相关职能部门的参与，保证规划的可实施性；还需要有资深的信息技术和办公自动化方面的专家参与，保证规划与信息技术发展的统一。

② 从单位实际出发，根据实际需求来制订规划。要充分了解单位的需求，包括发展的需求，根据需求来确定规划，而不是根据技术来定规划；要了解单位能够投入的人力和物力情况，根据实际投入来定规划，而不能做成太过理想不能实施的规划；规划既要有宏观的方针、策略，也要有细致的实施计划，单纯粗线条的规划很难落实。

③ 站在整体的高度全面规划。单位办公自动化系统建设一般情况下会落实到一个部门来牵头实施，但是规划的制订者一定要站在整体的高度来规划，而不能站在部门的立场来看问题；要从单位的全局出发来做全面的规划，而不能偏重于一个方面。

（3）有效解决系统的数据共享问题。例如，在学校办公自动化系统中的主要信息要包括教职工信息、学生信息、科研信息、财务信息、单位综合信息等几大类。这些信息来自单位的各职能部门，并为各部门共享。在现实中，单位各部门现有的数据库大都基于不同的数据库管理系统，这通常称之为异构数据库系统，异构型数据库中各局部数据库管理系统在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制（有效规则、完整性规则、数据库触发器、存储过程）等方面存在着许多差异。所以，异构型数据库中的数据共享是我们在使用单位办公自动化系统之前要重点解决的问题。

① 确定共享信息的内容。单位办公自动化系统中信息的基本来源是单位各部门提供的各种信息。共享信息的确定应遵循以下原则：在基本信息项的基础上，确定共享信息项；共享信息项由信息主管部门和系统开发设计人员协商约定；所确定的共享信息项一方面要满足综合分析、研究的需要，如单位领导决策所需的综合情况等；另一方面要满足纵向、横向信息交换和共享的需要，如学校上级行政管理部门的教育事业统计调查信息、部门与部门间交换或共享的信息；同时对各种基本信息源的设定、补充、变动与修改等，也应由开发设计人员和信息主管部门协商后确定。

② 把分散的局部数据库建成全局概念数据库。单位内各行政部门的相对独立性导致了所使用的数据库管理系统是不同的，在数据库中表现为记录格式、数据类型、精度等方面的差异。为实现数据共享，需仔细研究各局部数据库的差异，并把各自数据库的分散管理在逻辑上进行集中，建立一个全局概念数据库。全局概念数据库包含了整个办公自动化系统所需的所有信息，同时对各部门业务子系统中的数据库开放。

③ 做好数据的标准化和规范化工作。在单位的办公自动化体系中，各个系统之间是密切相关的，相互之间构成一个有机的整体，如学校财务系统和教务系统中的教师信息都是从人事系统中来的，而人事系统中的工资信息和设备资产系统中的经费信息都与财务系统关联。因此，整个信息系统的建设最好是在规划的指导下协同、有序地进行，采用统一的标准和规范，建立通用的接口与平台。对于单位内部来说，体系结构必须满足以下要求：单位的管理信息数据可以被多个部门的管理信息系统共享；体系结构要确保各级数据的安全性和有效性，数据规范对于一个行业来说是非常重要的，如果数据没有一个统一的规范，那么在数据上报和下发过程中，必然还存在一个转化的过程，使得原有的数据可能无法生成我们需要的数据，因而数据不能进行上下沟通；由于一些单位的信息管理数据是经常需要交换的，为了能够让所有的系统都识别这些数据，还必须对接口进行规范。

（4）提高管理人员素质，充分发挥系统优势。办公自动化系统是一个人机结合的系统，办公自动化系统的运用及其功能的发挥不仅离不开人，而且必须在人的干预和控制下才能实现。人和机器在办公自动化系统中的相互关系是：人是系统的核心部分，在系统中起主导作用，人在系统中的任务主要是决策。机器起人的助手作用，是人的感官和大脑的延伸。办公自动化系统协调了人机各自的特长，机器着重做日常事务、重复数据信息的处理和比较确定条件下的决策，而人则着重做创造性的工作，在系统的建设和使用中要充分发挥人和机器的优势。首先要提高办公人员的素质。作为系统的使用者，办公人员不仅要熟练掌握办公活动的基本知识，还要学会使用各种先进技术设备和系统控制设施，这将引起系统办公人员知识结构的变化。提高人的素质，扩大知识结构，掌握现代高技术在单位办公系统中的应用，将成为实现办公自动化的首要前提条件，同时也是该系统建设的一个重要内容。可通过信息技术培训和系统使用操作方法培训，逐步提高办公人员素质，以适应现代化办公的要求。其次，要做到人机密切结合，以提高工作效率。办公自动化系统是带有综合性、整体性的人机结合系统，只有保持系统平衡、协调一致地工作，才能发挥整个系统的优势。人机结合必须科学分工，将机械的、纯业务的工作交由办公系统中的计算机等设备去完成，办公人员则应集中精力和时间，从事最有决定意义的创造性活动。人机结合必须协调一致，形成一个统一的整体，使系统内部各组成部分协同工作。

（5）创造办公自动化系统安全运行的环境。网络和信息安全是办公自动化建设的基础和前提，办公系统的安全管理是网络管理中的重要内容，只有重视安全管理，采取一系列的运行管理体系，才能保证基于网络的办公自动化系统的正常运行。可采取以下措施来保障系统安全：

① 加强管理制度建设。建立网上信息发布和信息传输的审查制度，执行严格的审批程序；建立信息安全保密制度，根据信息秘密等级设置访问权限，机密信息不得在系统里进行加工、存储和传递；对重要的数据和文件要定时、及时备份。

② 运用技术手段，如信息加密算法和数字签名技术、防火墙技术、身份识别技术等加强网络本身的安全防范措施，增强网络运行的安全性。

③ 开展办公自动化系统安全的宣传和教育工作，使全体员工了解办公自动化系统安全的重要性，提高个人修养，加强职业道德。