0.3.3 开发实例——网络环境下企业办公自动化系统方案设计

1.引言

在信息技术迅速发展的今天，获取、处理和利用大量现代信息已成为人类社会信息处理的最紧迫任务。一个国家的经济现代化必须依赖于管理的现代化和决策的科学化。这就使办公系统自动化成为当前人类工作、生活的热门话题。办公自动化系统是一门综合多种技术的新型学科，其技术基础主要是计算机技术、通信技术和其他综合技术。

2.系统总体方案设计

（1）系统设计原则。办公自动化系统是一项重要的系统工程，其设计的合理性对日常的维护和未来发展起着极为重要的作用。办公自动化系统总体设计原则的确定，不仅要考虑近期目标，还要为系统的进一步发展和扩充留有余地。设计中需要考虑各阶段的情况，适应长远发展，统一规划设计。该系统应具有良好的开放性，这种开放性靠标准化实现，系统建设基于标准的TCP/IP、HTML、SOAP等协议实现。办公自动化系统总体设计原则：

① 开放原则。采用开放标准、采用开放技术、采用开放结构、采用开放系统组件。

② 实用原则。实用有效是最主要的设计目标，设计结果能满足需求并且行之有效。

③ 可靠原则。设计稳定可靠，具有高MTBF（平均无故障时间）和低MTBR（平均无故障率），提供容错设计，支持故障检测和恢复，可管理性强。

④ 安全原则。安全措施有效可信，能够在多个层次上实现安全控制。

⑤ 可维护性。采用面向对象的组件模式，此技术的应用可提高系统的可维护性。

⑥ 先进原则。设计思想先进、软硬件设备先进、网络结构先进、开发工具先进。

⑦ 灵活原则。系统配置灵活，能够适应应用和技术发展需要。

⑧ 可扩展性。能够在规模和性能两个方向上扩展，扩展后的性能有大幅度提高。

（2）系统拓扑结构。办公自动化系统的开发是基于先进的软件工程实现，具有十分强大的智能办公平台建设功能。图0-5为系统拓扑结构。

（3）系统功能模块设计。办公自动化系统具有协同工作、公文管理、知识资源库、生产流程可视化监测、项目管理、综合查询、电子公告、讨论区、日程管理、会议管理、计划管理、网上调查、短信、电子邮件、系统管理等功能模块，如图0-6所示。

（4）系统功能特点：

① 采用国际标准。系统采用目前业界标准的TCP/IP通信协议。服务器采用标准的HTML超文本协议，数据库服务器采用数据库通信协议及标准的SQL数据库操作命令。系统可与其他任何系统连接，实现信息的共享处理。

② 标准B/S应用系统系统采用标准的Intemet应用开发技术，真正实现客户端零维护技术，使用浏览器即可进入系统进行操作。

③ 大型商用数据库技术。系统采用大型商用数据库技术实现，所有信息全部保存在服务器端大型数据库中。与其他采用免费数据库的软件系统相比，该系统具有极高的安全可靠性，可实现高速数据查询与处理。

④ 高强度加密。系统采用可靠的128位MD5加密技术处理。具有极高的安全性，非授权用户不可能进行非法操作。普通软件采用用户名与密码对比技术来实现用户认证，稍熟悉计算机的用户通过互联网上广泛流传的一些黑客工具，可轻松地破解会员账号及管理员密码。

⑤ 无缝Office集成。系统应实现对MS Office文档的无缝集成，使用户完全在浏览器上对文档进行编辑，操作方式同单独使用MS Office软件一样，实现文档修改留痕、批注及读、写控制。系统应支持Word、Excel文档、Excel图表、PowerPoint、Project项目、VISIO画图等Office文档格式及WPS文档、WPS表格两种WPS文档格式。

⑥ 手写签名。系统支持手写签名功能，支持市场常见的各种手写笔、手写板及鼠标。

⑦ 灵活的工作流。系统工作流可灵活定制，可顺序审批、并行会签、混合审批。在审批过程中，具有权限的用户可根据需要对工作流进行跳转、修改以及工作流业务的重定位、委托和移交。

⑧ 数据安全系统具有防复制功能，可将重要的文档设置为防复制属性。只能在系统中查看，不能进行任何复制操作（复制/粘贴或打印），保护企业的知识产权。

⑨ 远程办公系统支持远程办公功能，客户机可通过Internet或远程拔号进入办公自动化系统，经过身份确认后，实现系统所有功能。

⑩ 通用邮件支持系统可与任何标准的电子邮件系统集成到一起。与其他邮件系统进行无缝连接。

⑪ 通信扩展系统具有良好的通信支持功能，支持RT X实时通信及手机短信系统。

⑫ 关系数据库支持系统与Oracle、Sybase、MS SQLServer、DBF等关系数据库系统实现无缝集成。解决与ERP等系统的数据集成与共享问题。

3.系统功能

（1）协同工作。协同工作用于处理与审批日常办公业务相关的各种文档，支持常见各种Office文档格式。协同工作支持统一定制文档模板及客户端定制个人文档的功能，可将常用的各种文档格式定制为模板，在起草文档时只需引用模板进行修改即可。协同工作中的文档可备份到知识资源库模块中永久保存。

① 草稿/新建事项。用于新建文档，保存文档草稿，可引用文档模板，设置审批流程、备份文件夹、接收人、接收部门、重要程度等信息，并可为文档增加附件。起草的文档保存为草稿，可随时更新修改。

② 发送事项。用于将审批完成的文档资料发送到相应部门及相应人，如果文档设置为自动发送状态，则文档审批完成后可自动发送给相关部门及相关人。

③ 待办事项。列出登录用户所有需要审批的协同文档，用户可打开文档进行相应审批操作，并对文档进行添加审批意见、审批通过、返回上一级、返回流程首等审批操作，具有权限的用户可直接修改文档及审批流程。

④ 已办事项。列出用户审批过的所有文档。可及时追踪查看文档的审批及发送情况，可发送文档督办单。

⑤ 流程定制。可设置审批流程，流程可设置进行顺序审批，并行会签或混合方式。可设置审批流程中的文档修改、文档复制、流程修改的权限。

⑥ 流程查看。文档在审批过程中可用图形方式查看流程，具有权限的用户可修改流程。

⑦ 个人模板。用户在协同工作中可创建个人模板，个人模板可设置使用人、使用部门、使用角色，有权限的用户可使用创建好的个人模板。个人模板支持常见的8种Office文档格式。

⑧ 回收站。协同工作中的文档具有回收站功能，文档删除后会先放入回收站，回收站中的文档可恢复，保证用户重要文档不被误删除。

（2）公文管理。公文管理专用于红头文件的审批与管理，公文管理权限应赋于相应的使用部门及人员，普通用户不能进行操作；公文管理系统的操作方式与协同工作相同，公文管理模块不支持用户创建个人模板，必须使用企业规定好的正规公文格式。公文及协同工作支持修改留痕、手写签名及全屏批注；支持常见的6种Office文档及两种WPS文档，支持国产办公软件，支持全面的数据防复制功能，可根据需要将重要文档设置为防复制属性，杜绝非法复制现象，保护企业的知识产权。

（3）知识资源库。系统提供功能强大的知识资源库，每个用户可创建自己的目录树，对文档分类管理。文档全部保存于服务器的数据库，用户可在任何地方打开、处理自己的文档。知识资源库中包含：我的文挡、单位文档、项目文档、他人文档、我的收件箱、收件箱规则、综合查询等模块。

（4）电子公告、讨论区和网上调查。电子公告用于发布企业各种正规的通知、通告，具有权限的用户可发布电子公告，普通用户可随时上网查询公告：企业论坛主要是为专家、工程技术人员提供一个网上技术交流、技术咨询、命题论证、思想交流等相互切磋的环境。管理人员可在线编制网上调查表，普通用户可在网上填写并提交调查表。

（5）日程和会议管理。日程管理用于管理用户的日程安排，可对日程安排设置提醒功能，用户登录后，会自动根据日程设置自动提醒用户。会议管理用于创建会议计划。可将会议计划发送到参会部门与参会人，系统可按照设置对参会人员进行相应提醒。

（6）常用工具、个人设置和基础设置。常用工具包含：员工通信录、年历、计算器、个人名片、短信服务、电子邮件、精彩频道。个人设置包括：修改密码、代理人员设置、信息转移设置、邮件设置。基础设置包含系统设置、组织机构人员设置、职务级别设置、角色信息维护、角色权限没置等模块。

（7）后台管理首页面。管理员登录后，可进入后台管理页面，进行系统管理工作。后台首页面具有如下功能：

① 基础设置。用于管理组织机构、人员、角色、权限等；

② 应用设置。用于集中设置协同模板、公文模板、讨论区、公共资源、精彩频道等；

③ 其他设置。用于设置手机短信、邮件系统、实时通信RT X、系统运行日志查看等。

（8）应用及其他设置。应用设置包含公文模板格式设置、协同模板格式设置、讨论区设置、公共资源设置、审批意见设置、精彩频道设置、调查问卷设计等模块。其他设置中包含短信通知设置、邮件系统设置、即时通信RT X设置、系统运行日志等模块。

4.系统开发技术

（1）开发工具。系统可采用目前最先进的开发工具Microsoft Visual Studio.Net200X实现。Microsoft Visual Studio.Net200X是一套完整的开发工具，用于生成桌面和基于团队的企业级Web应用程序。除了生成高性能的桌面应用程序外，还可使用Visual Studio.Net200X基于组件的强大开发工具和其他技术，简化基于团队的企业级解决方案的设计、开发和部署。Visual Studio.Net200X采用编译执行的方式，可避免软件源代码泄露，大大提高了系统运行速度。

（2）开发规范。应采用精简的CMMI3规范，将软件的开发分为需求调研与分析、技术预研、系统设计、实现与测试、系统测试、客户验收、服务与维护等几个阶段，可形成开发文档二十多种，开发模式以线性为主、以并行迭代为辅。严谨的开发模式可为以后的系统升级、维护、归档提供最佳资料。软件程序设计流程如图0-7所示。

5.结束语

该设计系统可满足在网络环境下的管理、制度执行、文件传达、信息沟通和信息发布。该系统是信息在组织内的部门间、单位间、团队内外、人员之间流转的平台，是组织内人员之间沟通、请示、汇报、审批的平台，是组织计划管理、监督执行、协调事务的平台；是知识管理的集中共享和管理平台。该系统不仅可传递组织价值、培养组织文化、推广和复制组织制度、方法，是组织整合信息孤岛，提升办公能力和执行能力的有效信息化工具和平台。