0.1.2 办公自动化的发展趋势

1.办公活动的发展

从办公技术与使用办公设备的角度出发，人类办公活动的发展经历了四个阶段。

（1）萌芽阶段。这是古代原始的办公方式。

（2）农业时代阶段。这一时期，造纸术和印刷术的发明，纸、笔和算盘等办公工具的普遍应用，使人类办公活动发生了第一次重大变革。

（3）工业时代阶段。新的办公设备被创造发明出来，导致办公方式的巨变，文字处理与信息交流变得更为简单、快捷，由此带来了办公活动的第二次变革。

（4）信息时代阶段。信息技术的发展，创造出计算机、数字通信设备以及以小型化、多功能、电子化和智能化为特点的大量现代办公设备，办公模式发生根本性变化，人类社会的办公活动发生了以办公自动化为特征的第三次变革。

办公活动第三次变革基于三类办公设备及其四大技术。前者指计算机类、通信类和办公用机电类设备；后者指计算机技术、现代通信技术、信息处理技术和自动化技术。

2.办公自动化的发展

办公自动化从手工操作、最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现代化阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。下面先简单了解一下近代办公自动化的历史演变过程。

（1）起步阶段（1985—1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料的管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。

（2）应用阶段（1993—2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。在办公自动化的应用中，文件共享、打印共享、电子邮件、远程访问、IP语音通信、公共信息发布与查询等方面都得到了迅速的发展。

（3）发展阶段。OA应用软件经过多年的发展到现在，已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。

办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，为实现数字化办公提供了可能性。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

综上所述，现代办公技术主要包括自动化技术、信息处理技术、通信技术以及人工智能技术等。未来办公设备及办公技术的发展呈现出以下基本趋势：无纸化、数字化、智能化、集成化、多媒体化、人性化。