Word基础篇

Word 2007是一款专门用来进行电脑办公的软件。它不但具有易于操作的工作界面，而且其文字处理功能也非常强大。这一篇我们首先来了解Office 2007的入门知识，然后再分别学习Word 2007的入门知识和编辑Word 2007文档的基础知识与操作方法。

第1章 初识Word 2007

Word 2007是Microsoft公司出品的办公软件Office 2007中的组件之一，通过Word 2007可以创建和编辑公文、制作投标书和工作简报、制作博客和书籍等。本章介绍了Word 2007的功能和操作界面，并详细讲解了其安装、启动和退出等基础知识。另外，还介绍了Office 2007软件中的另一个重要组件——Excel 2007的应用。

1.1 认识Office 2007

Office 2007是Microsoft公司继Office 2003之后推出的一套具有全新工作界面的办公软件，与之前的版本相比，它具有操作简便、功能强大等特点，一经推出就受到办公人员的喜爱与推崇。

1.1.1 Word 2007与Excel 2007的功能

Office 2007中包括的组件有Word 2007、Publisher 2007、PowerPoint 2007、Outlook 2007、lnfoPath 2007、Excel 2007和Access 2007等，每个组件都是一个单独的应用程序，可以有针对性地完成某一方面的具体工作。使用这些应用程序可以制作与编辑文档、表格和演示文稿，也可以进行数据库管理、网页设计和邮件的收发等，它们的应用范围几乎包含了办公领域的各个方面。本书主要介绍该软件中的Word 2007和Excel 2007在办公方面的应用。

1. Word 2007的功能

Word 2007是一个功能强大的文档制作与编辑程序，主要用于文字方面的处理，具有直观、易学和易用等特点。使用Word 2007可轻松地制作出各种图文并茂的文档，如投标书和工作简报等。Word 2007的主要功能如下。

创建和编辑公文：通过Word 2007提供的模板库和Office Online网站，可快速获得个人简历、备忘录、信函和传真等各种模板，根据这些模板就能方便地创建出具有专业水准的文档。Word 2007不仅可将制作的公文文档保存在文档管理服务器中，还可以与同事、朋友共享文档以便有效地收集反馈信息。

制作博客：使用Word 2007可直接链接到博客网站，通过Word强大的文档编辑功能来创建包含图像、表格和高级文本格式设置功能的博客。

制作书籍：使用Word 2007提供的段落、文本等样式可以轻松地为输入的文本、表格应用精美的样式，还可以在文档中插入图片、文本框、艺术字和目录等对象，从而制作出各种图文并茂的电子书籍。除此之外，还可将制作好的文档通过Word 007提供的打印功能打印出来。

2. Excel 2007的功能

Excel 2007是一个集电子表格制作和信息管理于一体的信息分析处理程序，主要用于制作各种办公中所需的电子表格，并对其中的数据进行编辑、处理、统计和管理，还可以打印各种统计报告和统计图。Excel 2007的主要功能如下。

创建与编辑表格：使用Excel 2007可以方便地制作出各种专业电子表格，如日程安排表、理财开销表、公司日常事务表和学生成绩表等。

公式编辑：计算账目的传统方式总是人工使用算盘或计算器等工具来计算工作表的“小计”、“合计”和“总和”等结果。与智能化的Excel办公软件相比，传统方式简直是太慢了。Excel 2007提供了公式和函数的方法，只要在表格中输入相应的公式或函数，就可以自动计算出需要的结果。

分析管理数据：使用Excel 2007不仅可以对表格中的数据进行各种计算，还可以对数据进行排序和筛选，方便用户进行数据的统计和分析等操作。特别是可以将工作表中的数据转换为各种形式的可视性图表、透视表或透视图等，从而可直观地分析和了解需要的数据。

1.1.2 安装Office 2007

要使用Office 2007，必须先进行安装。在安装前需要注意电脑的配置是否满足Office 2007的安装要求。

1. Office 2007对系统的安装要求

与其他旧版本相比，Office 2007对电脑配置的要求相对较高，Microsoft公司推荐使用的操作系统为Microsoft Windows Vista。Office 2007对电脑硬件的基本配置和建议配置方案如表1-1所示。

2. 第一次安装Office 2007

安装Office 2007与安装早期的Office软件类似，双击其安装文件后，在“安装向导”对话框中输入光盘盒上的序列号后就可以根据提示进行安装了，在安装的过程中既可以选择安装所有组件，也可以自定义安装需要的组件。

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将Office 2007安装到本地电脑D盘的“Program Files”文件夹中。

STEP 01. 双击安装程序。将Office 2007的安装光盘放入光驱，找到光盘的安装文件setup.exe，并双击其相应的安装文件图标。

STEP 02. 输入密钥。系统将自动运行安装配置向导并复制安装文件。在随后打开的“输入您的产品密钥”文本框中输入25个字符的产品密钥（可在光盘包装盒上找到），若输入的产品密钥正确无误，则在文本框后会有“钩”标记，如图1-1所示，单击按钮。

STEP 03. 选择安装方式。在打开的选择安装方式对话框中单击“自定义”按钮选择自定义安装方式。

STEP 04. 选择保留早期版本。在打开的对话框中默认显示“升级”选项卡，在其中选中“保留所有早期版本”单选按钮，如图1-2所示。

STEP 05. 选择需要安装的组件。单击“安装选项”选项卡，在其中的列表框中可选择需要安装的组件，这里单击“Microsoft Office Visio Viewer”选项前的按钮，在弹出的下拉列表中选择“不可用”选项，即不安装该组件，如图1-3所示。

STEP 06. 选择安装位置。单击“文件位置”选项卡，在“选择文件位置”栏的文本框中输入文件的安装位置“D:\Program Files\Microsoft Office”，如图1-4所示。

STEP 07. 输入信息。单击“用户信息”选项卡，在文本框中输入全名、缩写和组织信息，如图1-5所示。

STEP 08. 单击按钮。单击按钮，等待一段时间后，将会打开对话框提示已成功安装Office 2007，单击按钮，在打开的“安装”提示对话框中单击按钮，电脑将自动重新启动以完成Office 2007的安装，如图1-6所示。

3. 添加或删除Office 2007组件

在使用Office 2007组件的过程中，可以通过添加和删除功能添加第一次安装时没有安装的组件，也可删除一些不常用的组件，这两种功能的操作方法类似。

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添加Office 2007中的Publisher组件。

STEP 01. 打开控制面板。选择“开始/控制面板”命令，在打开的“控制面板”窗口中单击“添加/删除程序”超链接，如图1-7所示。

STEP 02. 选择选项。在打开的“添加或删除程序”对话框的“当前安装的程序”列表框中选择“Microsoft Office Professional Plus 2007”选项，然后单击按钮，如图1-8所示。

STEP 03. 选择单选按钮。在打开的对话框中选中“添加或删除功能”单选按钮，然后单击按钮，如图1-9所示。

STEP 04. 选择组件。在打开的“安装选项”对话框的“自定义Microsoft Office程序的运行方式”列表中单击“Microsoft Office Publisher”选项前的按钮，在弹出的下拉列表中选择“从本机运行”选项，如图1-10所示。

STEP 05. 单击按钮。单击按钮，在打开的对话框中会显示配置进度。配置完成后会打开一个提示该组件安装完成的对话框，单击其中的按钮。

STEP 06. 完成安装。在打开的询问对话框中单击按钮，系统将重新启动，之后在“开始”菜单中即可看到添加的Microsoft Office Publisher 2007程序了。

4. 修复安装

如果软件在运行的过程中经常出现问题，可以修复安装该组件程序，其修复方法跟添加或删除组件程序的方法类似，区别在于，在如图1-9所示的对话框中需要选中“修复”单选按钮，然后单击按钮，待完成修复后系统会打开一个提示已完成对应组件修复的对话框，单击按钮，打开询问是否重新启动系统完成安装的对话框，最后单击按钮重启系统即可完成修复。

1.2 启动和退出Word 2007

安装好Office 2007之后，就可以启动其中的Word 2007与Excel 2007了，而在使用完成后应当退出相应组件。由于Excel与Word的启动和退出方法是一样的，因此这里只讲解启动和退出Word 2007的方法。

1.2.1 Word 2007的启动

只有启动了Word 2007，才能对文字进行处理，其常用的启动方法有以下几种。

选择“开始/所有程序/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2007”命令，即可启动Word 2007。

若已为Word 2007创建了桌面快捷方式图标，可直接双击该图标。

双击电脑中已有的Word格式（扩展名为.doc或.docx）的文档。

1.2.2 Word 2007的退出

当不使用Word 2007，或要关闭电脑时，应将其退出，常用的退出方法有以下几种。

单击Word 2007工作界面右上角的“关闭”按钮。

在工作界面左上角单击“Office”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令或单击右下角的按钮。

在工作界面上方的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令，如图1-11所示。

1.3 熟悉Word 2007的工作界面

启动Word 2007后，即可打开如图1-12所示的工作界面。该界面与以前版本的工作界面有很大不同，它以一种清楚且有组织的方式罗列出相应工具，并提供了直观的实时预览功能与预定义的样式库等，使用起来更方便。

1.3.1 “Office”按钮

Word 2007工作界面的左上角有一个按钮，称为“Office” 按钮，单击该按钮可弹出一个菜单，它称为“Office” 菜单，如图1-13所示。在其中选择所需命令可执行相应的操作，且在菜单的右侧列出了最近使用的文档，选择某文档可快速将其打开。单击“Office”菜单右下角的按钮，在打开的对话框（如图1-14所示）中可设置Word 2007的相应选项。

1.3.2 快速访问工具栏

默认情况下，快速访问工具栏位于“Office”按钮的右侧，单击快速访问工具栏右侧的按钮，在弹出的下拉菜单（如图1-15所示）中选择某个命令，使其前面出现√标记，就可以将该命令添加到快速访问工具栏中，也可以在该下拉菜单中选择“其他命令”命令，在打开的“Word选项”对话框（如图1-16所示）中自定义快速访问工具栏。

1.3.3 标题栏

标题栏位于Word工作界面的上方，如图1-17所示，其中显示了文档名、程序名和控制按钮。单击控制按钮可控制窗口大小，单击“最小化”按钮，可将窗口缩小到任务栏并以图标按钮显示，单击“最大化”按钮可使窗口以全屏显示，且按钮变为“向下还原”按钮，再次单击按钮可将窗口缩小到原始大小，单击“关闭”按钮可关闭窗口。

1.3.4 功能区

功能区由选项卡与组（如图1-18所示）组成，它们是对应的关系。单击某个选项卡即可打开相应的组，在组中有许多自动适应窗口大小的工具栏，其中提供了常用的命令按钮或列表框。有的组的右下角会有一个小图标，它称为“对话框启动器”按钮，单击该按钮将打开相关的对话框或任务窗格，在其中可对文档进行更详细的设置。

1.3.5 文档编辑区

Word 2007工作界面中的空白区域是文档编辑区，如图1-19所示，它是输入和编辑文本的区域，用户对文本进行的各种操作结果都显示在该区域。

Office 2007中各组件编辑的文件类型不同，编辑区中显示的内容也不尽相同。启动Word 2007后将自动新建一篇空白文档，并在编辑区的左上角显示一个闪烁的光标（即文本插入点），此时就可以在该处进行文本输入的操作。

如果文档编辑区内只显示了部分文本内容，可在其下方或右侧拖动水平或垂直滚动条来滚动屏幕，也可单击滚动条两端的按钮左右或上下滚动屏幕，将其他文本内容显示出来。

1.3.6 状态栏和视图栏

状态栏和视图栏位于窗口的最底端，其中状态栏中显示了文档的当前页数、总页数、字数、文档的检错结果和语言状态等内容；视图栏主要用来切换视图模式和调整文档显示比例，以方便用户查看文档内容，其中包括视图按钮组、当前显示比例和调节页面显示比例的控制杆，如图1-20所示。

1.3.7 办公案例——启动并退出Word 2007

本案例将通过“开始”菜单启动Word 2007，熟悉它的工作界面，然后退出Word 2007。

其具体操作步骤如下。

STEP 01. 启动Word 2007。选择“开始/所有程序/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2007”命令，即可启动Word 2007。

STEP 02. 熟悉Word 2007工作界面。在Word 2007的工作界面中分别指出“Office”按钮、快速访问工具栏、标题栏、选项卡和组、文档编辑区、状态栏和视图栏、滚动条等组成部分。

STEP 03. 退出Word 2007。单击标题栏中的“关闭”按钮退出Word 2007。

1.4 疑难解答

学习完本章后，是否发现自己对Word 2007与Excel 2007已有了初步认识？是否知道它们主要应用于哪些方面？怎样安装Office 2007？Word 2007的工作界面由哪些部分组成？下面将为您提供一些关于Word 2007基础知识的常见问题解答，使您的学习路途更加顺畅。

问：我的电脑运行的是Microsoft Windows 98，可以在此电脑上运行Office 2007吗？

答：不可以。Office 2007无法在Windows 98上运行，它要求使用的操作系统为Windows XP Service Pack 2（SP2）或更高版本。

问：Office 2007中的Publisher 2007、PowerPoint 2007、Outlook 2007、lnfoPath 2007、和Access 2007组件都应用于哪些方面？

答：Publisher 2007是一种商务排版程序，可帮助用户创建、设计和发布专业的销售和通信资料，用户可以使用其提供的各种模板来创建用于印刷品、电子邮件和网站的专业出版物；PowerPoint 2007可以快速创建具有精美外观和极具感染力的动态演示文稿，同时可以轻松共享信息；Outlook 2007不仅具有管理个人信息的功能，还具有强大的通信功能；使用它可以快速搜索通信、组织等信息，还能与他人共享信息；lnfoPath 2007可以创建功能丰富的动态表单，供团队收集、共享、重复使用和管理信息，从而改进整个组织的协作和决策制定能力；Access 2007是数据库管理程序，用户不需要具有高深的数据库知识，就可轻松创建一些简单的数据库和使用程序来跟踪、报告、共享、管理、审核和备份信息，使用Access 2007制作的数据库包括办公数据库、网站后台数据库、公司产品销售数据库和人力资源管理数据库等。

问：Office 2007各组件之间能否协同使用？主要表现在哪些方面？

答：Office 2007各组件之间可协同使用，主要包括在Word中调用其他资源、在Excel中调用其他资源、在PowerPoint中调用其他资源和共享Access数据等操作。各组件之间的协同使用主要表现在以下几个方面。

在Word中调用其他资源：Word不仅能处理文本、图片等对象，还可以处理Excel图表、PowerPoint幻灯片以及Access数据库等其他组件中的数据对象。

在Excel中调用其他资源：在Excel中也可以调用Word文档、PowerPoint幻灯片或Access数据库等其他组件中的对象。

在PowerPoint中调用其他资源：在PowerPoint中也可以方便地调用Word文档或Excel表格中的资源。

共享Access数据：可以将Access中的数据输出到Word和Excel中进行编辑，以达到资源共享的目的。

将Publisher 2007出版物中的信息转入Word文档：如果出版物中包含大量需要重复使用的文本，可以将出版物中的文本另存为一个Word文档。

1.5 上机练习

本章上机练习一练习将Word 2007和Excel 2007安装到“C:\Programs Files\Microsoft Office”文件夹中。上机练习二练习启动Word 2007，熟悉其工作界面，并将“新建”和“打开”命令的按钮添加到快速访问工具栏中，然后退出Word 2007。各练习的最终效果及制作提示介绍如下。

练习一

① 将Office 2007的安装光盘放入光驱中，找到其安装文件setup.exe，双击该安装文件的图标。

② 系统将自动运行安装配置向导并复制安装文件，在打开的“输入您的产品密钥”文本框中输入25个字符的产品密钥。

③ 在打开的选择安装方式对话框中单击“自定义”按钮。

④ 在打开的对话框中单击“安装选项”选项卡，在列表框中除了“Microsoft Word 2007”和“Microsoft Excel 2007”选项以外的其他选项前逐个单击按钮，在弹出的下拉列表中选择“不可用”命令。

⑤ 单击“文件位置”选项卡，在“选择文件位置”栏的文本框中输入文件的安装位置“C:\Program Files\Microsoft Office”。

⑥ 单击“用户信息”选项卡，在文本框中输入全名、缩写和组织信息，然后单击按钮。

⑦ 在打开的提示对话框中单击按钮，在打开的“安装”提示对话框中单击按钮，电脑将自动重新启动并完成Office 2007的安装。

练习二

① 选择“开始/所有程序/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2007”命令，启动Word 2007。

② 熟悉工作界面的组成部分，如图1-19所示。

③ 单击快速访问工具栏右侧的按钮，在弹出的下拉菜单中选择“新建”和“打开”选项，结果如图1-21所示。

④ 单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中选择“关闭”命令或单击右下角的按钮退出Word 2007。