1.4 项目管理软件的重要作用

项目管理软件是指在项目管理过程中使用的各类软件，主要用于收集、综合和分发项目管理过程的输入和输出。传统的项目管理软件包括时间进度计划、成本控制、资源调度和图形报表输出等功能模块，但从项目管理的内容出发，项目管理软件还应该包括合同管理、采购管理、风险管理、质量管理、索赔管理、组织管理等功能，如果把这些软件的功能集成、整合在一起，就构成了项目管理信息系统。

项目管理软件在我国的应用起步较早，20世纪80年代初期就有很多单位开始使用。这个阶段，国内出现了很多项目管理软件，每上一个项目，如果该项目有意使用计算机进行项目管理，那么就会请一班人马来开发一套项目管理软件，也有一些项目尝试引进国外项目管理软件，我国最早引进P3的项目是山西潞安煤矿。在这些项目中我方项目管理人员基本处于被动使用的状况，缺乏对国外项目管理的理解，对国外项目管理模式不了解。到了90年代，随着与国际接轨的需要，国内很多单位已接收了国外项目管理的思路，很多单位也引进了国际先进的项目管理软件，已经积累了部分经验和数据。目前在国内使用项目管理软件进行项目管理的项目和企业已有上千家。综合国内的应用情况，分为以下几种：

1.运用项目管理软件编排进度计划，在项目投标以及工程开工之前均能用这些软件来编制计划。部分企业还处于被动使用状态，因为项目招标书中要求使用项目管理软件进行项目管理，而被迫使用相应软件。

2.通过进度和资源结合使用，分析资源的强度和资源的使用安排是否满足要求。很多企业和项目通过使用项目管理软件，尝到了甜头，希望通过项目管理软件的资源分析和成本管理的功能，合理配置资源，使得进度计划更为合理。

3.根据施工组织措施来编制进度和资源计划，根据计划来安排生产，通过计划对进度进行控制。有部分项目的计划编制十分周密，资源配置也很合理，但是现场施工没有按照计划来执行。这就要求计划编制人员必须按照施工方案来编制计划，现场施工人员按照计划安排生产，并及时将实际进程向上反馈，实施动态跟踪。能做到这一点，已基本体现了项目管理软件的功能。目前国内已有部分项目正在按照该模式进行动态控制。

4.项目管理的数据与企业管理信息系统（MIS）集成，通过数据共享，减少重复输入。通过项目管理软件的接口功能与企业的管理信息系统链接，对于企业项目管理系统可进行该部分工作，对于非超长工期型项目而言，不必提出该要求。

5.通过Internet和Intranet对远程项目进行控制。分散在全球各地的分公司或项目工地上的工程数据通过Internet和Intranet传递到总部，在总部进行汇总和统一安排，并将指令通过邮件下发给分公司或工地。对企业和战线偏长的项目可推广此应用。

项目管理软件的基本功能包括以下几个方面的内容：

1.制定计划、资源管理及排定任务日程

用户对每项任务排定起始日期、预计工期、明确各个任务的先后顺序以及可使用的资源。软件根据任务信息和资源信息排定项目日程，并随着任务和资源的修改而调整日程。

2.成本预算和控制

输入任务、工期，并把资源的使用成本、所用材料的造价、人员工资等一次性分配到各个任务包，即可得到该项目的完整成本预算。在项目实施过程中，可随时对单个资源或整个项目的实际成本及预算成本进行分析、比较。

3.监督和跟踪项目

大多数软件都可以跟踪多种活动，如任务的完成情况、费用、消耗的资源、工作分配等。通常的做法是用户定义一个基准计划，在实际执行过程中，根据输入当前资源的使用状况或工程的完成情况，自动产生多种报表和图表，如资源使用状况表、任务分配状况表、进度图表等。还可以对自定义的时间段进行跟踪。

4.报表生成

与人工相比，项目管理软件的一个突出功能是能在许多数据资料的基础上，快速、简便地生成多种报表和图表，如甘特图、网络图、资源图表、日程表等。

5.方便的资料交换手段

许多项目管理软件允许用户从其他应用程序中获取资料，这些应用程序包括Excel、Access、Lotus或各种ODBC兼容数据库。一些项目管理软件还可以通过电子邮件发送项目信息，项目人员通过电子邮件获取信息，如最新的项目计划、当前任务完成情况以及各种工作报表。

6.处理多个项目和子项目

有些项目很大而且很复杂，将其作为一个大文件进行浏览和操作可能难度较大。而将其分解成子项目后，可以分别查看每个子项目，更便于管理。另外，有可能项目经理或成员同时参加多个项目的工作，需要在多个项目中分配工作时间。通常，项目管理软件将不同的项目存放在不同的文件中，这些文件相互链接。也可以用一个大文件存储多个项目，便于组织、查看和使用相关数据。

7.排序和筛选

大多数项目管理软件都提供排序和筛选功能。通过排序，用户可以按所需顺序浏览信息，如按字母顺序显示任务和资源信息。通过筛选，用户可以指定需要显示的信息，而将其他信息隐藏起来。

8.安全管理

一些项目管理软件具有安全管理机制，可对项目管理文件以及文件中的基本信息设置密码，限制对项目文件或文件中某些数据项的访问，使得项目信息不被非法之徒盗取。

9.假设分析

假设分析是项目管理软件提供的一个非常实用的功能，用户可以利用该功能探讨各种情况的结果。例如，假设某个任务延长两周，则系统就能计算出该延时对整个项目的影响。这样，项目经理可以根据各种情况的不同结果进行优化，更好地控制项目的发展。

随着项目管理软件在实际应用中取得良好效果，用户对项目管理软件的认识有了很大的提高，项目管理软件的需求会更加旺盛。项目管理软件市场发展迅速，外部环境起了决定性作用。

综上所述，可以将项目管理软件的重要作用归纳为如下几点：

1. 提高项目管理水平

信息技术的价值是通过应用而体现的，项目管理软件也不例外。但由于国内整体管理水平偏低，对项目管理知识体系缺乏了解，造成项目管理软件应用困难重重。有实力的项目管理人才不足，也成了提高企业项目管理水平的瓶颈。

虽然国内从事项目管理的人数已经有几百万人，但是我国的项目管理水平仍不尽如人意。同发达国家相比，我国的项目管理还处于一个相对落后的阶段。这不仅体现在专业化的项目管理观念落后，业务领域的应用范围较为有限，在实施项目管理的能力上，企业也需要通过大量的培训、投入和流程改进来提升自身的项目管理能力。国内企业未能在项目中全面系统地采用项目管理这种先进管理方法，没有形成专业化。与其他的企业应用软件一样，项目管理软件，尤其是企业级的应用软件同样面临两方面问题。

一方面，供应商需要对软件的功能进行完全的本地化，设计一系列切合实际的、循序渐进的实施咨询方法，以及做好对国内市场长期投入的准备。对于用户来讲，他们关心的不仅仅是软件的功能强大、界面好看、技术先进等特点，而且还有软件产品或解决方案是否适合企业的实际需求。只有符合企业的实际管理需求，适合国内管理人员素质的软件产品才会受到用户的欢迎和推广。另外，项目管理软件必须采用国际最先进的技术和工具，能够体现出国际最先进的项目管理思想。

项目管理软件提供商的服务是否到位，也是软件能否成功应用的关键。毕竟，项目管理对于国内大多数企业来说还是比较新鲜的，软件厂商不仅要推销自己的产品，还应该通过咨询、培训等服务形式来帮助用户学习项目管理的知识和方法。一些国内的软件公司对服务不够重视，或者用户不愿意为服务而投资，从而产生了软件买了且用不好的现象，甚至用不起来，最终成了摆设。

另一方面，用户应该注重管理流程改进与文化变革、对员工的培养以及明确定义需求范围。目前，大多数用户对项目管理的知识体系不是非常了解。用户首先应该学会项目管理的方法和工具，这样，在使用软件过程中才能得心应手。现在经常出现的现象是，项目经理往往把所有的项目计划和流程都只是记在脑子里，没有落实成为制度化、企业化的东西。这样很难保证项目的精确管理，只有把数据和信息落实到软件中去，项目人员才能够及时了解项目进展。软件只是一个工具，项目管理人员首先要考虑项目管理怎么做。

项目的不确定性也是项目管理软件应用不畅的重要因素之一。项目实施过程中，会出现许多项目管理人员不可控制的变数，使得软件的正常应用变得很困难。这一点在IT行业也非常突出，比如在一个信息化改建项目中，项目经理已经完成了计划，但是在项目实施过程中遇到了不可控因素造成项目不能继续，软件的使用也只能终止。

近几年来，随着各种培训机构的建立，国内出现了真正意义上的职业项目经理人。但是过去，那种来了新项目就调来做项目管理，项目结束又官复原职的现象，在许多企业和机构中仍旧普遍存在。这些临时的项目经理人往往只有一两次实践，无法积累经验，其管理能力难以得到锻炼和提高。企业应该重视项目经理的培养，让中、高层项目管理人员逐步走上专业化道路，像律师、医师、会计师那样形成有特色的行业。同时，企业领导不但应该具备一定的项目管理的知识，还应该对项目管理软件有一定的认识。现在社会上，存在这样的一些企业领导，他们认为软件看不见摸不着，从而低估了软件的作用。当软件为企业节约了成本，带来了效益时，他们往往认为这是公司职员劳动的结果，而不能发现软件的价值。

目前为止，管理环境并不利于项目管理软件的实施。在国内市场上，许多行业的管理和制度不健全，使项目的进度无法得到保证。比如，项目需要输入生产某个产品的制造周期时，工厂往往不能给出准确答案，因此计划就很难做到精确。这就需要全社会的生产企业都要提高管理水平，才能够去满足社会对项目管理的需要。

2. 将管理分解成项目

社会发展日新月异，市场竞争也越来越激烈。企业如何快速应对市场变化，提高企业自身的核心竞争力？途径之一是，学习项目管理知识体系，把企业的业务分解成不同的项目，实施企业管理的项目化，规范业务流程，节约运行成本，降低企业风险，提高企业的整体效益。每当提到项目管理，会有很多人直接和工程建设联系起来。实际上，项目管理已经渗透到社会的各行各业，只是大家并没有意识到而已。按照现代项目管理理论，项目是指一次性的、面对不同任务、有限定完成时间的活动。项目完成，相关项目团队就可以解散，这在一定程度上减少了企业管理组织结构层次；项目的完成效果可以用时间、成本和质量三个因素来考量。因此，项目管理是一个执行任务的综合系统管理工具，企业项目管理的核心就是要保证在相关经营活动中，保证相关项目的商业价值不因执行过程的失误而流失或者变质。在企业内部环境背景下，不论是采用矩阵类型组织结构还是采用传统的职能分工组织结构，都存在一个组织结构瓶颈：任务团队与职能团队的结构性冲突。解决不好这个问题，对公司的组织战略来说就意味着企业的组织结构本身没有成为企业竞争优势的一个组成部分。公司的业务被视为一个面向用户的活动。项目管理能够较好地解决组织扁平化、面向任务、项目是企业运作焦点、管理团队化等几个方面的问题。基于项目推动的企业其综合管理水平将得到很大程度的提高，采取矩阵式的组织结构，实行管理项目化，按项目管理企业，顺应了“压缩组织规模、组织结构扁平化、给一线员工授权以及借助外部资源、提供跨职能部门解决方案、建立学习型柔性组织”的现代管理潮流。

任何企业存在的价值就是，把资本和原料转化为最终产品和服务，满足顾客需要，以获取更多的效益。企业能否在竞争中获得优势取决于产品和服务是否比对手更好、更快和更便宜。项目是一个计划要完成的任务，有起点和终点，其过程可以分解为多个子任务。对于企业，项目是在预定的时间和成本范围内完成的目标，需要一个跨部门跨专业的团队来协作完成的组织活动。企业按项目进行管理，就是打破僵化的官僚组织结构，跨部门解决问题；是在新建生产线、研发新产品、进行生产制造及市场推广营销等方面运用先进的管理理念，实行按项目管理的工作方式，建立矩阵式的组织结构，由企业级项目管理专职团队统筹企业的项目，建立项目化管理的运作体系，按项目配置企业的内外资源。这样，企业能够对资源的组织、运用和管理比原来更好、更快、成本更低。

企业信息化工作如火如荼，许多企业在ERP应用方面取得了不错的成绩。今后，这些企业的信息化重点会逐渐向项目管理软件转移。因为项目管理软件的实施工作比ERP要容易，目标更加明确，而且更加有利于提高企业对市场变化的响应速度。以计算机制造业为例，在过去，厂家生产的产品几年内可能都不会发生变化，但仍然能够卖出去，市场基本是属于卖方市场。而现在市场竞争激烈，尤其是中国加入WTO之后，制造业受到的冲击非常大。市场上，几乎每个星期都有新的产品型号面世。生产厂家必须缩短产品设计和生产周期，这就要求企业用项目管理的方法去解决，把从设计到下线的整个过程作为一个项目来管理。只有这样才能够保证新产品在最短的时间内上市，以取得更好的市场份额，从而提升利润。因此，如果企业把每个项目都控制好了，都产生了利润，那么企业的总体利润自然而然就会得到提升。

实现企业管理的项目化，应用项目管理软件，有利于企业知识的积累和企业知识库的形成。国内的许多企业一直以来不重视知识的搜集和整理。企业的每项业务工作完成以后，很多有用的数据和信息就会被丢弃，面对新的类似的工作时又重新做起，事倍功半。实施企业项目化管理，尤其通过应用项目管理软件，有助于企业系统地管理项目信息和数据。通过对历史项目的数据积累，在接受新的项目时，企业可以充分进行分析和对比，寻找项目之间的共性，借鉴历史项目的经验和教训。这样不但可以提高项目的管理效率，还能够降低甚至避免项目的风险。某些项目管理软件提供了模板的功能，企业可以根据自身业务的特点，在多个项目中寻找并定义标准化的流程或操作步骤等，形成专用的模板。项目管理人员可以根据每个项目的实际情况，选择特定的项目模板，完成计划的制定以及数据和信息的管理，取得事半功倍的效果。

3. 多项目协作节省成本

对于一个企业，总是会出现多个项目并发进行的情况。对于企业的管理者必须处理好多个项目之间的关联关系，协调企业人力、物力、财力等资源，才能够在保证项目按计划进行的前提下，尽量节约企业的总成本，求取企业效率的最大值，提高企业的核心竞争力。

谈到体现企业管理价值和知识管理价值，就必须把项目管理与企业的战略目标联系起来，也就是说，只注重项目执行还远远不够，企业需从“做应该做的项目”的角度首先审视每一个投资项目，要进行项目与企业战略一致性、多项目战略目标的平衡性、战略层面的能力、资金计划的研究，在此基础上进而推动项目决策、项目的资金规划和项目执行。即改变“自下而上”战术性的项目管理，转为“自上而下”战略性的项目管理。只有这样，才能体现真正的价值管理，把对企业有价值的项目做好。

随着管理科学的发展，企业发展战略与项目管理以及营销管理逐渐融为一体。战略项目管理已经逐渐成为基于项目推动的企业的主流经营管理模式。也就是，运用系统的管理理论，坚持标准化的理念和方法，通过企业内部的流程化再造，压缩企业日常管理的比重，根据企业发展和创新的需求，转变企业的管理模式为整体项目管理，并能够正确地将公司发展战略细化成项目群，按照项目管理的规律进行项目主导型企业管理。

项目管理是有层次的，主要包括三个层次，即政府级、企业级和项目级。到目前为止，在国内市场上，项目级项目管理比较常见，因为单个项目相对来说容易管理，只要配备优秀的项目管理人员，使用高效率的项目管理软件一般都能够很好地完成。

最近一两年的时间内，国内企业级项目管理逐渐丰富起来。这是因为，社会上的企业一般会同时实施多个项目，而激烈的市场竞争要求企业必须控制企业的成本。企业不得不利用有限的资源，通过管理方法的改进，实现对项目的统筹。大多数企业尤其是一些集团性组织的多项目管理仍然停留在凭经验做事的水平上，所有的时间和计划，以及资源调配的方法和原则都存放在脑子里。且不说人员调动会让多个项目蒙受莫大的损失，仅仅对于一些突发事件而言，凭个人的记忆力就难以应对了，这种多项目管理的效率难以得到保证。相反，如果把多项目管理运用到项目管理软件中，通过简单的数据输入和计划的调整，便可以直接明了地获取资金、人力、原材料的最佳配置方法，并能够及时了解多个项目的进展情况。

几年之内，随着政府职能的不断转变，项目管理也将在政府机关得到充分应用，并且上升到更高层次的政府级。而基于项目推动的企业将更加着眼于企业整体战略目标的实现，统筹管理整个企业范围内的所有项目。企业发展会更加依赖于战略项目的成功，企业业务也将演变成一种多项目组合，所有项目构成业务内容并支持企业发展。

使用项目管理软件辅助项目管理已经成为项目经理们的共识。如何尽快上手，在项目的有限生命周期内尽其所能地发挥管理的功效，这是摆在每个项目面前亟待解决的问题。