第2章制作会计账务表单

会计账务处理是会计人员每天必做的工作，是财务管理的重要部分。为了提高会计账务处理的有效性和可靠性，同时提高会计人员的工作效率，用户可以利用Excel 2013制作会计账务表单。

2.1制作会计科目表

案例背景

会计科目是会计记账的核心，它主要有3个方面的功能：一是会计分录的对象；二是记账的标准；三是制表的纲目。

在日常的会计核算中，会计科目一般情况下分为一级科目、二级科目、三级科目乃至四级科目，其中一级科目是国家财政部统一规定的，企业可以根据国家颁布的会计科目制定自身所需要的科目。在账务处理中，为了避免在记账和整理时发生混乱，进而提高工作的效率，通常以“科目代码”取代“科目名称”作为输入会计科目的依据。

最终效果及关键知识点

下面以一家执行小企业会计制度的商业企业为例来建立会计科目表，具体的操作步骤如下。

[1]启动Excel 2013，新建一个名为“会计科目表”的空白工作簿。将工作表Sheet1重命名为“会计科目表”，然后输入表格标题和相应的列标题，并进行格式设置。

[2]选中B列，切换到【开始】选项卡，在【数字格式】组中的【数字格式】下拉列表中选择【文本】选项。

[3]在“科目代码”列和“总账科目”列中输入一级会计科目代码及其科目名称。

[4]使用鼠标拖动填充相同数据。在单元格A3中输入“1”，然后将鼠标指针移到该单元格的右下角，当指针变成形状时按住鼠标左键不放，向下拖动至单元格A40后释放鼠标，此时单元格区域A3:A40中填充的就是相同的数据。

[5]将填充的相同数据转换为序列数据。将鼠标指针移到图标上，将显示【自动填充选项】按钮，单击该按钮，在弹出的下拉列表中选中【填充序列】单选钮。

[6]随即单元格区域A3:A40中填充的数据就会变成序列数据。

[7]使用菜单项插入多行。同时选中第5行和第6行，切换到【开始】选项卡，在【单元格】组中单击【插入】按钮的下半部分，在弹出的下拉列表中选择【插入工作表行】选项。

[8]随即在选中的行的上方就会插入新的两行，原来的行依次下移。

[9]设置二级会计科目及名称。一级“科目代码”由4 位数组成，一般在一级“科目代码”后面添加两位数来确定二级“科目代码”。例如，“1002”代表“银行存款”一级科目，则可设定“100201”代表“银行存款”一级科目下的二级科目“建设银行”，“100202”代表“银行存款”一级科目下的二级科目“工商银行”。这样，在新插入行的“总账科目”列下输入“科目代码”对应的一级科目，在“明细科目”列下输入“科目代码”对应的二级科目。

[10]使用右键快捷菜单插入多行。同时选中第24～27行，然后在选中的行上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】菜单项。

[11]随即在“应付职工薪酬”单元格所在的行的下方插入4 行，原来的行依次下移。接着在“应交税费”单元格所在的行的下方插入5 行，然后在插入的行的相应位置输入“科目代码”及其对应的“总账科目”和“明细科目”。

[12]使用鼠标拖动填充序列数据。选中单元格区域A3:A4，然后将鼠标指针移到该单元格区域的右下角，当指针变成形状时按住鼠标左键不放。

[13]向下拖至单元格A51后释放鼠标，此时单元格区域A3:A51中填充的就是序列数据（与选中的单元格区域中的数据具有相同的规律）。

[14]使用组合键填充相同数据。同时选中单元格区域E3:E11、E13:E18和单元格E18，选中的最后一个单元格E18呈白色显示，在这个白色单元格中输入会计科目对应的余额方向“借”。

[15]按【Ctrl】+【Enter】组合键，即可将输入的内容“借”自动地填充到选中的单元格中。

[16]按照同样方法填充其他科目的余额方向（“借”或“贷”）。

[17]使用菜单项插入函数。选中单元格F3，切换到【公式】选项卡，在【函数库】组中单击【插入函数】按钮。

[18]弹出【插入函数】对话框，在【或选择类别】下拉列表中选择【逻辑】选项，然后在【选择函数】列表框中选择【IF】选项。

[19]单击按钮，弹出【函数参数】对话框，然后在该对话框中设置函数参数：在【Logical_test】文本框中输入“D3=""”，在【Value_if_true】文本框中输入“C3”，在【 Value_if_false】文本框中输入“C3&"——"&D3”，此时在各个参数文本框的右侧会显示参数表达式的运算结果或引用结果，同时对话框底部会显示函数的最终运算结果。