- Excel 2013在会计与财务管理日常工作中的应用
- 神龙工作室编著
- 141字
- 2020-06-27 13:19:49
第3章 会计记账
会计记账是会计人员最主要的工作,它是依次发生、周而复始的记录工作。会计记账必须符合“有借必有贷,借贷必相等”的记账规则。
记账时首先要根据具体的经济业务填制会计凭证(包括原始凭证和记账凭证),然后根据审核无误的会计凭证登记相关账簿。
3.1填制原始凭证
案例背景
原始凭证又称单据,是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以表明某项业务已经发生或完成情况,并明确有关经济责任的一种凭证。
最终效果及关键知识点
3.1.1 相关函数介绍
在填制原始凭证时,会涉及以下几个函数的应用,下面简单介绍这几个函数的语法和功能。
1. TEXT函数的语法和功能
函数语法:TEXT(value,format_text)
函数功能:将数值转换为按指定数字格式表示的文本。
函数中各参数的含义如下。
value:数值、计算结果为数字值的公式,或对包含数字值的单元格的引用。
format_text:【设置单元格格式】对话框
【数字】选项卡的【分类】列表框中的文本形式的数字格式。
注意事项:
①format_text不能包含星号(*);
②在【设置单元格格式】对话框中设置单元格的数字格式,只更改单元格的格式而不影响其中的数值。使用函数TEXT可以将数值转换为带格式的文本,而其结果将不再作为数字参与计算。
下面以表格形式举例说明此函数的具体应用。
2. ROUND函数的语法和功能
函数语法:ROUND(number,num_digits)
函数功能:返回某个数字按指定位数取整后的数字。
函数中各参数的含义如下。
number:需要进行四舍五入的数字。
num_digits:指定的位数,按此位数进行四舍五入。
注意事项:
①如果num_digits大于0,则四舍五入到指定的小数位;
②如果num_digits等于0,则四舍五入到最接近的整数;
③如果num_digits小于0,则在小数点左侧进行四舍五入。
3. INT函数的语法和功能
函数语法:INT(number)
函数功能:将数字向下舍入到最接近的整数。
参数number表示需要进行向下舍入取整的实数。
4. REPT函数的语法和功能
函数语法:REPT(text,number_times)
函数功能:按照给定的次数重复显示文本。
函数中各参数的含义如下。
text:需要重复显示的文本。
number_times:指定文本重复次数的整数。
注意事项:
①如果number_times为0,REPT函数则返回空文本("");
②如果number_times不是整数,将被截尾取整;
③REPT函数的结果不能大于32767 个字符,否则REPT将返回错误值#VALUE!。
5. LEN函数的语法和功能
函数语法:LEN(text)
函数功能:返回文本字符串中的字符数。
参数text表示要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。
6. MID函数的语法和功能
函 数 语 法:MID(text,start_num,num_chars)
函数功能:返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符,该数目由用户指定。
函数中各参数的含义如下。
text:包含要提取字符在内的文本字符串。
start_num:文本中要提取的第1个字符的位置。文本中第1个字符的start_num为1,依次类推。
num_chars:指定希望MID从文本中返回字符的个数。
注意事项:
①如果start_num大于文本长度,MID则返回空文本("");
②如果start_num小于文本长度,但start_num加上num_chars超过了文本的长度,MID则只返回至多直到文本末尾的字符;
③如果start_num小于1,MID函数则返回错误值#VALUE!;
④如果num_chars是负数,MID函数则返回错误值#VALUE!。
公式=MID("12345",2,3),表示返回从字符"12345"的第2位开始的2个字符,即234。
7. COLUMN函数的语法和功能
函数语法:COLUMN(reference)
函数功能:返回给定引用的列标。
参数reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。
注意事项:
①如果省略reference,则假定是对函数COLUMN所在单元格的引用;
②如果reference为一个单元格区域,并且函数COLUMN作为水平数组输入,函数COLUMN则将reference中的列标以水平数组的形式返回;
③reference不能引用多个区域。
3.1.2 填制原始凭证——现金支票
原始凭证的种类很多,有的手工填写容易出错(如支票),这时可以利用Excel制作一个支票套打系统来解决这个问题。
例如,2013年8月1日,企业要从建设银行提取备用金2000 元,为此需要签发一张现金支票,填制这张原始凭证的具体步骤如下。
[1]启动Excel 2013,创建一个名为“现金支票”的工作簿,然后将工作表Sheet1重命名为“现金支票”。
[2]设置工作表背景。切换到【页面布局】选项卡,在【页面设置】组中单击【背景】按钮。
[3]弹出【插入图片】对话框,单击【浏览】按钮。
[4]弹出【工作表背景】对话框,从中选择要插入的背景图片【现金支票.jpg】选项。
[5]单击按钮,即可将现金支票扫描图片添加为工作表的背景。
提示
在默认情况下,背景图片会平铺在整个工作表中,且无法打印出来。而此处不需要背景图片在整个工作表中平铺显示,此时,用户可以通过下列操作,使背景图片只在特定的单元格区域中显示。
[6]根据一张支票背景调整行高和列宽,然后合并部分单元格并设置各个单元格的格式。
[7]隐藏多余的支票背景。选中整个工作表,切换到【开始】选项卡,在【字体】组中,单击【填充颜色】按钮右侧的下三角按钮,在弹出的下拉列表中选择【白色,背景1】选项,将整个工作表的底纹填充为白色。
[8]选中左上角一张支票大小的单元格区域A1:AB21,在【字体】组中单击【填充颜色】按钮右侧的下三角按钮,在弹出的下拉列表中选择【无填充颜色】选项。
[9]此时工作表中只显示一张支票背景。
[10]隐藏网格线。为了让背景与工作表内容更协调,可以关闭工作表的网格线显示,因为网格线会显示在背景图片上方,破坏美感。切换到【视图】选项卡,在【显示】组中撤选【网格线】复选框。
[11]返回工作表,此时该工作表中的网格线已经被隐藏起来了。
[12]输入支票存根信息。在支票存根中输入各个项目的信息。
[13]自定义时间格式。选中单元格C16,按【Ctrl】+【1】组合键,弹出【设置单元格格式】对话框,切换到【数字】选项卡,在【分类】列表框中选择【自定义】选项,然后在【类型】文本框中输入“yyyy"年"mm"月"dd"日"”。
[14]单击按钮返回工作表,此时单元格C16 中的日期显示为“2013年08月01日”。
[15]选中单元格C18,切换到【开始】选项卡,在【数字】组中单击【会计数字格式】按钮右侧的下三角按钮,在弹出的下拉列表中选择【¥中文(中国)】选项。
[16]单元格C18中的金额即可以货币样式显示。
[17]在支票中输入“支票号码”、“付款行名称”和“出票人账号”等信息,然后分别在单元格F6和E12中输入以下公式。
F6=C17 E12=C19
按【Enter】键完成输入,即可从支票存根中引用“收款人”和“用途”的信息。
[18]利用函数分别将日期中代表年、月、日的数字转换为中文大写格式。分别在单元格G4、J4和L4中输入以下公式。
G4=TEXT(C16,"[dbnum2]yyyy")
将单元格C16中的日期转换为中文大写的4位年份。
J4=TEXT(C16,"[dbnum2]mm")
将单元格C16中的日期转换为中文大写的2位月份。
L4=TEXT(C16,"[dbnum2]dd")
将单元格C16中的日期转换为中文大写的2位日期天数。
按【Enter】键完成输入,即可返回相应的中文大写格式的年、月、日。
提示
上述TEXT函数中的“[dbnum2]”是中文大写数字的格式代码,“yyyy”是4位年份的格式代码(也可以“e”来代替“yyyy”),“mm”是2位月份的格式代码,“dd”是2 位日期天数的格式代码。
另外,常用的数字格式代码还有“[dbnum1]”,它是中文小写数字的格式代码。
[19]利用函数将人民币金额转换为中文大写格式。在单元格F8中输入以下公式。
=IF(C18="","",IF(C18<0,"无效数值",IF (INT(C18),TEXT(INT(C18),"[dbnum2]") &" 元 ",)&IF(INT(C18*10)-INT(C18)*10, TEXT(INT(C18*10)-INT(C18)*10,"[dbnu m2]")&" 角 ",IF(INT(C18)=C18,,IF(C18< 0.1,," 零 ")))&IF(ROUND(C18*100-INT (C18*10)*10,),TEXT(ROUND(C18*100-I NT(C18*10)*10,),"[dbnum2]")&"分","整 ")))
按【Enter】键完成输入,即可返回中文大写格式的人民币金额。
提示
该公式的编制思路是:分别判断单元格C18中金额的整数部分,以及小数部分的角、分等各位置的值,然后在相应位置使用文本连接字符&将中文大写数字与“元”“角”“分”“零”“整”等文本连接起来。
[20]利用函数按位提取金额,即将金额数字分列。在单元格Q9中输入以下公式。
=MID(REPT(" ",11-LEN(ROUND($C18, 2)*100))&ROUND($C18,2)*100,COLUM N(A:A),1)
按【Enter】键完成输入,随即返回引用结果,然后将该单元格中的公式向右填充到其他单元格中。
提示
该公式的编制思路是:先将单元格C18 中的数值扩大100 倍,然后在扩大后的数值前面添加空格进行补位,从而得到长度为11个字符的字符串,最后提取相应位置的字符,达到分列的效果。
至此现金支票的填制工作完成,然后将其中的数据打印在支票上(打印的相关内容将在第11章介绍),由会计人员签字盖章就可以了。
原始凭证填制完成,接下来还需要对其进行审核,这是确保会计资料质量的重要措施之一,也是会计机构、会计人员的重要职责。
原始凭证的审核主要包括真实性、合法性、完整性、正确性和及时性审核,只有经过审核无误的凭证,才能作为记账的依据。
为了规范原始凭证的内容,明确相关人员的经济责任,防止利用原始凭证进行舞弊,《会计法》做出了以下规定。
①原始凭证所记载的各项内容均不得涂改,随意涂改原始凭证即为无效凭证,不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。
②原始凭证记载的内容有错误的,应当由开具单位重开或更正。
③原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证。对于填制有误的原始凭证,负有更正和重新开具的法律义务,不得拒绝。