第3章 会计记账

会计记账是会计人员最主要的工作，它是依次发生、周而复始的记录工作。会计记账必须符合“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则。

记账时首先要根据具体的经济业务填制会计凭证(包括原始凭证和记账凭证），然后根据审核无误的会计凭证登记相关账簿。

3.1填制原始凭证

案例背景

原始凭证又称单据，是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项业务已经发生或完成情况，并明确有关经济责任的一种凭证。

最终效果及关键知识点

3.1.1 相关函数介绍

在填制原始凭证时，会涉及以下几个函数的应用，下面简单介绍这几个函数的语法和功能。

1. TEXT函数的语法和功能

函数语法：TEXT(value,format_text）

函数功能：将数值转换为按指定数字格式表示的文本。

函数中各参数的含义如下。

value：数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。

format_text：【设置单元格格式】对话框

【数字】选项卡的【分类】列表框中的文本形式的数字格式。

注意事项：

①format_text不能包含星号(*）；

②在【设置单元格格式】对话框中设置单元格的数字格式，只更改单元格的格式而不影响其中的数值。使用函数TEXT可以将数值转换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。

下面以表格形式举例说明此函数的具体应用。

2. ROUND函数的语法和功能

函数语法：ROUND(number,num_digits）

函数功能：返回某个数字按指定位数取整后的数字。

函数中各参数的含义如下。

number：需要进行四舍五入的数字。

num_digits：指定的位数，按此位数进行四舍五入。

注意事项：

①如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位；

②如果num_digits等于0，则四舍五入到最接近的整数；

③如果num_digits小于0，则在小数点左侧进行四舍五入。

3. INT函数的语法和功能

函数语法：INT(number）

函数功能：将数字向下舍入到最接近的整数。

参数number表示需要进行向下舍入取整的实数。

4. REPT函数的语法和功能

函数语法：REPT(text,number_times）

函数功能：按照给定的次数重复显示文本。

函数中各参数的含义如下。

text：需要重复显示的文本。

number_times：指定文本重复次数的整数。

注意事项：

①如果number_times为0，REPT函数则返回空文本(""）；

②如果number_times不是整数，将被截尾取整；

③REPT函数的结果不能大于32767 个字符，否则REPT将返回错误值#VALUE!。

5. LEN函数的语法和功能

函数语法：LEN(text）

函数功能：返回文本字符串中的字符数。

参数text表示要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。

6. MID函数的语法和功能

函 数 语 法：MID(text,start_num,num_chars）

函数功能：返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。

函数中各参数的含义如下。

text：包含要提取字符在内的文本字符串。

start_num：文本中要提取的第1个字符的位置。文本中第1个字符的start_num为1，依次类推。

num_chars：指定希望MID从文本中返回字符的个数。

注意事项：

①如果start_num大于文本长度，MID则返回空文本(""）；

②如果start_num小于文本长度，但start_num加上num_chars超过了文本的长度，MID则只返回至多直到文本末尾的字符；

③如果start_num小于1，MID函数则返回错误值#VALUE!；

④如果num_chars是负数，MID函数则返回错误值#VALUE!。

公式=MID("12345",2,3），表示返回从字符"12345"的第2位开始的2个字符，即234。

7. COLUMN函数的语法和功能

函数语法：COLUMN(reference）

函数功能：返回给定引用的列标。

参数reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。

注意事项：

①如果省略reference，则假定是对函数COLUMN所在单元格的引用；

②如果reference为一个单元格区域，并且函数COLUMN作为水平数组输入，函数COLUMN则将reference中的列标以水平数组的形式返回；

③reference不能引用多个区域。

3.1.2 填制原始凭证——现金支票

原始凭证的种类很多，有的手工填写容易出错（如支票），这时可以利用Excel制作一个支票套打系统来解决这个问题。

例如，2013年8月1日，企业要从建设银行提取备用金2000 元，为此需要签发一张现金支票，填制这张原始凭证的具体步骤如下。

[1]启动Excel 2013，创建一个名为“现金支票”的工作簿，然后将工作表Sheet1重命名为“现金支票”。

[2]设置工作表背景。切换到【页面布局】选项卡，在【页面设置】组中单击【背景】按钮。

[3]弹出【插入图片】对话框，单击【浏览】按钮。

[4]弹出【工作表背景】对话框，从中选择要插入的背景图片【现金支票.jpg】选项。

[5]单击按钮，即可将现金支票扫描图片添加为工作表的背景。

提示

在默认情况下，背景图片会平铺在整个工作表中，且无法打印出来。而此处不需要背景图片在整个工作表中平铺显示，此时，用户可以通过下列操作，使背景图片只在特定的单元格区域中显示。

[6]根据一张支票背景调整行高和列宽，然后合并部分单元格并设置各个单元格的格式。

[7]隐藏多余的支票背景。选中整个工作表，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中，单击【填充颜色】按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【白色，背景1】选项，将整个工作表的底纹填充为白色。

[8]选中左上角一张支票大小的单元格区域A1:AB21，在【字体】组中单击【填充颜色】按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【无填充颜色】选项。

[9]此时工作表中只显示一张支票背景。

[10]隐藏网格线。为了让背景与工作表内容更协调，可以关闭工作表的网格线显示，因为网格线会显示在背景图片上方，破坏美感。切换到【视图】选项卡，在【显示】组中撤选【网格线】复选框。

[11]返回工作表，此时该工作表中的网格线已经被隐藏起来了。

[12]输入支票存根信息。在支票存根中输入各个项目的信息。

[13]自定义时间格式。选中单元格C16，按【Ctrl】+【1】组合键，弹出【设置单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在【类型】文本框中输入“yyyy"年"mm"月"dd"日"”。

[14]单击按钮返回工作表，此时单元格C16 中的日期显示为“2013年08月01日”。

[15]选中单元格C18，切换到【开始】选项卡，在【数字】组中单击【会计数字格式】按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【¥中文（中国）】选项。

[16]单元格C18中的金额即可以货币样式显示。

[17]在支票中输入“支票号码”、“付款行名称”和“出票人账号”等信息，然后分别在单元格F6和E12中输入以下公式。

    F6=C17
    E12=C19

按【Enter】键完成输入，即可从支票存根中引用“收款人”和“用途”的信息。

[18]利用函数分别将日期中代表年、月、日的数字转换为中文大写格式。分别在单元格G4、J4和L4中输入以下公式。

    G4=TEXT(C16,"[dbnum2]yyyy"）

将单元格C16中的日期转换为中文大写的4位年份。

    J4=TEXT(C16,"[dbnum2]mm"）

将单元格C16中的日期转换为中文大写的2位月份。

    L4=TEXT(C16,"[dbnum2]dd"）

将单元格C16中的日期转换为中文大写的2位日期天数。

按【Enter】键完成输入，即可返回相应的中文大写格式的年、月、日。

提示

上述TEXT函数中的“[dbnum2]”是中文大写数字的格式代码，“yyyy”是4位年份的格式代码（也可以“e”来代替“yyyy”），“mm”是2位月份的格式代码，“dd”是2 位日期天数的格式代码。

另外，常用的数字格式代码还有“[dbnum1]”，它是中文小写数字的格式代码。

[19]利用函数将人民币金额转换为中文大写格式。在单元格F8中输入以下公式。

    =IF(C18="","",IF(C18<0,"无效数值",IF
    (INT(C18）,TEXT(INT(C18）,"[dbnum2]"）
    &" 元 ",）&IF(INT(C18*10）-INT(C18）*10,
    TEXT(INT(C18*10）-INT(C18）*10,"[dbnu
    m2]"）&" 角 ",IF(INT(C18）=C18,,IF(C18<
    0.1,," 零 "）））&IF(ROUND(C18*100-INT
    (C18*10）*10,）,TEXT(ROUND(C18*100-I
    NT(C18*10）*10,）,"[dbnum2]"）&"分","整
    "）））

按【Enter】键完成输入，即可返回中文大写格式的人民币金额。

提示

该公式的编制思路是：分别判断单元格C18中金额的整数部分，以及小数部分的角、分等各位置的值，然后在相应位置使用文本连接字符&将中文大写数字与“元”“角”“分”“零”“整”等文本连接起来。

[20]利用函数按位提取金额，即将金额数字分列。在单元格Q9中输入以下公式。

    =MID(REPT("  ",11-LEN(ROUND($C18,
    2）*100））&ROUND($C18,2）*100,COLUM
    N(A:A）,1）

按【Enter】键完成输入，随即返回引用结果，然后将该单元格中的公式向右填充到其他单元格中。

提示

该公式的编制思路是：先将单元格C18 中的数值扩大100 倍，然后在扩大后的数值前面添加空格进行补位，从而得到长度为11个字符的字符串，最后提取相应位置的字符，达到分列的效果。

至此现金支票的填制工作完成，然后将其中的数据打印在支票上（打印的相关内容将在第11章介绍），由会计人员签字盖章就可以了。

原始凭证填制完成，接下来还需要对其进行审核，这是确保会计资料质量的重要措施之一，也是会计机构、会计人员的重要职责。

原始凭证的审核主要包括真实性、合法性、完整性、正确性和及时性审核，只有经过审核无误的凭证，才能作为记账的依据。

为了规范原始凭证的内容，明确相关人员的经济责任，防止利用原始凭证进行舞弊，《会计法》做出了以下规定。

①原始凭证所记载的各项内容均不得涂改，随意涂改原始凭证即为无效凭证，不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。

②原始凭证记载的内容有错误的，应当由开具单位重开或更正。

③原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证。对于填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。

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