3.2填制记账凭证

案例背景

填制记账凭证，就是要由会计人员将各项记账凭证要素按照规定的方法填制齐全，便于账簿登记。填制记账凭证必须以审核无误的原始凭证为依据，即必须在对原始凭证审核无误的基础上填制记账凭证。

终效果及关键知识点

3.2.1 相关函数介绍

在填制及打印记账凭证时，会涉及VLOOKUP、SUM、LEFT和RIGHT函数的应用，下面简单介绍这几个函数的语法和功能。

1. VLOOKUP函数的语法和功能

函数语法：VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,range_lookup）

函数功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。

函数中各参数的含义如下。

lookup_value：需要在数组第1列中查找的数值。Lookup_value可以为数值、引用或者文本字符串。

table_array：需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。

col_index_num：table_array中待返回的匹配值的列序号。col_index_num为1，返回table_array第1列中的数值；col_index_num为2，返回table_array第2列中的数值，依次类推。如果col_index_num小于1，函数VLOOKUP则返回错误值#VALUE!；如果col_index_num大于table_array的列数，函数VLOOKUP则返回错误值#REF!。

range_lookup：一个逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果range_lookup为FALSE，函数VLOOKUP则返回精确匹配值，如果找不到，则返回错误值#N/A。

① 如果range_lookup为TRUE，table_array的第1 列中的数值必须按升序排序：…、-2、-1、0、1、2、…、A～Z、FALSE、TRUE，否则函数VLOOKUP不能返回正确的数值。如果range_lookup为FALSE，table_array则不必进行排序。

②table_array的第1 列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。

③ 如果函数VLOOKUP找 不 到lookup_value，且range_lookup为TRUE，则使用小于等于lookup_value的最大值。

④如果lookup_value小于table_array第1列中的最小数值，函数VLOOKUP则返回错误值#N/A。

⑤ 如果函数VLOOKUP找 不 到lookup_value且range_lookup为FALSE，函数VLOOKUP则返回错误值#N/A。

2. SUM函数的语法和功能

函数语法：SUM(number1,number2,…）

函数功能：返回某一单元格区域中所有数字之和。

其中number1,number2,…表示1 到30个需要求和的参数。

注意事项：

①函数中最少有1个参数，最多可以有30个参数。

②如果参数为数字、逻辑值及数字的文本表达式，将被直接计算；如果参数为数组或引用，那么只有其中的数字被计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值等将被忽略。

③如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。

3. LEFT函数的语法和功能

函数语法：LEFT(text,num_chars）

函数功能：基于所指定的字符数返回文本字符串中的第1个或前几个字符。

函数中各参数的含义如下。

text：包含要提取字符的文本字符串。

num_chars：指定要由LEFT所提取的字符数。num_chars必须大于或等于0。如果num_chars大于文本长度，LEFT则返回所有文本；如果省略num_chars，则假定其为1。

4. RIGHT函数的语法和功能

函数语法：RIGHT(text,num_chars）

函数功能：根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。

函数中各参数的含义如下。

text：包含要提取字符的文本字符串。

num_chars：指定要由RIGHT所提取的字符数。num_chars必须大于或等于0。如果num_chars大于文本长度，RIGHT则返回所有文本；如果省略num_chars，则假定其为1。

3.2.2 填制通用记账凭证

例如，2013年8月1日，企业签发了一张建设银行的现金支票，提取现金2000 元备用，原始凭证（现金支票）已审核无误。填制通用记账凭证的具体步骤如下。

[1]打开本实例的原始文件，切换到“通用记账凭证”工作表，然后在单元格D2、H2和L2中依次输入凭证号“1”、制单日期“2013/8/1”和附单据数“1”。

[2]自定义数字格式。选中单元格D2，切换到【开始】选项卡，单击【数字】组右下角的【对话框启动器】按钮。

[3]弹出【设置单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在【类型】文本框中输入“0000”。

[4]单击按钮，返回工作表，此时单元格D2中的数值显示为“0001”。

[5]定义名称。切换到“会计科目表”工作表，选中单元格区域C3:C51，然后切换到【公式】选项卡，在【定义的名称】组中单击【定义名称】按钮的左半部分。

[5]弹出【新建名称】对话框，在【名称】文本框中输入文本“科目代码”，【引用位置】文本框中显示了用户所设置的当前名称引用的单元格区域。设置完毕，单击按钮，关闭该对话框即可。

[7]在数据验证中使用名称。切换到“通用记账凭证”工作表中，选中单元格区域E5:E9，然后切换到【数据】选项卡，在【数据工具】组中，单击【数据验证】按钮的左半部分按钮。

[8]弹出【数据验证】对话框，切换到【设置】选项卡，在【允许】下拉列表中选择【序列】选项，然后在【来源】文本框中输入“=科目代码”。

[9]单击按钮返回工作表，选中单元格区域E5:E9中的任意一个单元格，然后单击其右侧的下箭头按钮，均会弹出一个“科目代码”下拉列表。

[10]插入函数。选中单元格F5，切换到【公式】选项卡，在【函数库】组中单击【插入函数】按钮。

[11]弹出【插入函数】对话框，在【或选择类别】下拉列表中选择【查找与引用】选项，在【选择函数】列表框中选择【VLOOKUP】选项。

[12]单击按钮，弹出【函数参数】对话框，在【Lookup_value】文本框中输入“E5”，然后单击【Table_array】文本框右侧的【折叠】按钮。

[13]随即【函数参数】对话框处于折叠状态，然后切换到“会计科目表”工作表，选中单元格区域C3:G51，此时选中的单元格区域被添加到【函数参数】对话框中的文本框中。

[14]单击【展开】按钮，使【函数参数】对话框处于展开状态，此时【Table_array】文本框显示出引用位置为“会计科目表! C3:G51”（即引用“会计工作表”工作表中的单元格区域C3:G51）。

[15]选中【Table_array】文本框中的“C3:G51”文本，按【F4】键将其由相对引用转换为绝对引用。

[16]在【Col_index_num】文本框中输入“5”。

[17]单击按钮返回工作表，由于此时单元格E5中没有数据，因此单元格F5中公式的返回结果为“#N/A”。

[18]修改公式。选中单元格F5，然后在编辑栏中将公式修改为：

    =IF(E5="","",VLOOKUP(E5,会计科目表!
    $C$3:$G$51,5））

按【Enter】键完成输入。

这样做的目的是，如果“科目代码”所在的单元格为空值，那么对应的“科目名称”所在的单元格也显示为空值。

[19]使用鼠标拖动的方法将该单元格的公式填充到“科目名称”列的其他位置。

[20]输入“摘要”和会计分录的借方。在单元格B5中输入摘要“提取备用金”，在单元格E5中单击其右侧的下箭头按钮，在弹出的“科目代码”下拉列表中选择【1001】选项，此时单元格F5中会自动显示科目代码“1001”所对应的科目名称“库存现金”。然后在单元格K5中输入借方金额“2000”。

[21]输入“摘要”和会计分录的贷方。在单元格B6中输入摘要“提取备用金”；在单元格E6中单击其右侧的下箭头按钮，在弹出的“科目代码”下拉列表中选择【100201】选项，此时单元格F6中会自动显示科目代码“100201”所对应的科目名称“银行存款——建设银行”，然后在单元格L6中输入贷方金额“2000”。

[22]设置数字格式。选中单元格区域K5:L10，按【Ctrl】+【1】组合键，弹出【设置单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【货币】选项，然后在【小数位数】微调框中输入“2”，在【货币符号（国家/地区）】下拉列表中选择【￥】选项，在【负数】列表框中选择【￥-1,234.10（红色字体）】选项。

[23]设置完毕单击按钮，返回工作表即可。

[24]计算“合计”值。在单元格K10和L10中分别输入以下公式。

    K10=SUM(K5:K9）
    L10=SUM(L5:L9）

按【Enter】键完成输入，随即返回计算结果。

3.2.3 填制打印格式的记账凭证

由于打印格式的记账凭证中的金额都是按位填写的，这样会给输入工作带来困难，因此可以通过引用函数将通用记账凭证中的数据填充到打印格式的记账凭证中。

填制打印格式的记账凭证的具体步骤如下。

[1]打开本实例的原始文件，切换到“记账凭证（打印格式）”工作表。

[2]导入“凭证号”。在单元格F2中输入“=”，然后切换到“通用记账凭证”工作表，选中单元格D2，此时编辑栏中显示为“=通用记账凭证!D2”，即引用“通用记账凭证”工作表的单元格D2中的数据。

[3]按【Enter】键完成输入，返回“记账凭证（打印格式）”工作表，即可看到引用结果。

[4]用户可以按照相同的方法，导入“制单日期”、“附单据数”、“摘要”和“科目名称”。

[5]利用函数按位提取金额，即将金额数字分列。在单元格J6中输入以下公式。

    =IF(通用记账凭证!$K5<>"",LEFT(RIGHT
    (" ￥"&ROUND(通用记账凭证!$K5,2）*
    100,11-COLUMN(A:A）+1））,""）

按【Enter】键完成输入，随即返回计算结果。

[6]选中单元格J6，将鼠标指针移到该单元格的右下角，当指针变成形状时按住鼠标左键不放，向右拖至单元格T6后释放鼠标，然后单击【自动填充选项】按钮，在弹出的下拉列表中选中【不带格式填充】单选钮。

[7]随即单元格J6中的公式填充到单元格区域K6:T6中，同时保持单元格区域K6:T6的格式不变。

[8]选中单元格区域J6:T6，然后将鼠标指针移动到单元格区域的右下角，当指针变成形状时按住鼠标左键不放，向下拖至单元格T10后释放鼠标，即可将单元格区域J6:T6中的公式填充到单元格区域J7:T10中。

[9]按照相同的方法，使用函数按位提取其他借、贷方金额以及借、贷方金额的“合计”值。

[10]用户可以参照前面的方法，完成“记账凭证（打印格式）”工作表中其他数据的引用。

[11]隐藏零值。单击Excel窗口左上角的【文件】按钮。

[12]从弹出的界面中选择【选项】选项。

[13]弹出【Excel选项】对话框，切换到【高级】选项卡，在【此工作表的显示选项】组合框中，撤选【在具有零值的单元格中显示零】复选框。

[14]单击按钮返回工作表，即可看到工作表中的零值被隐藏。

经这样设置后，用户只需在“通用记账凭证”工作表中填写记账凭证，“记账凭证（打印格式）”工作表中将自动显示“通用记账凭证”工作表中的数据，这样就不必重复输入，从而可避免出现重复输入产生数据不一致的问题，同时可减轻按位输入金额的麻烦。

记账凭证填制完成后，应当由相关人员签字盖章。同时为了保证账簿记录的正确性和会计信息的质量，记账前必须由专人对填制的记账凭证进行认真、严格的审核，只有审核无误的记账凭证才能据以记账。

审核的内容主要有以下几个方面。

①记账凭证是否附有原始凭证，记账凭证的内容与所附原始凭证的内容是否相符，金额是否一致。

②凭证中会计科目的使用是否正确，二级或明细科目是否齐全，账户对应关系是否清晰，金额计算是否准确无误。

③记账凭证中有关的记账凭证是否填列齐全，有关人员是否签字盖章。

在审核的过程中，若发现填制的记账凭证有错误，应查明原因重填或者按照规定及时更正。