3.5 审阅文档

在日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行，所以就需要在这些文件上进行一些批示、修改。Word 2013提供了批注、修订、更改等审阅工具，大大提高了办公效率。

3.5.1 添加批注

为了帮助阅读者更好地理解文档内容以及跟踪文档的修改状况，可以为Word文档添加批注。

添加批注的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中要插入批注的文本，切换到【审阅】选项卡，在【批注】组中单击【新建批注】按钮。

2 随即在文档的右侧出现一个批注框，用户可以根据需要输入批注信息。Word 2013的批注信息前面会自动加上“批注”二字以及批注者和批注的编号。

3 如果要删除批注，可先选中批注框，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】菜单项即可。

3.5.2 修订文档

Word 2013提供了文档修订功能，在打开修订功能的情况下，将会自动跟踪对文档的所有更改，包括插入、删除和格式更改，并对更改的内容做出标记。

1. 更改用户名

在文档的审阅和修改过程中，可以更改用户名，具体的操作步骤如下。

1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，单击【修订】组中的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【修订选项】对话框，单击按钮。

3 弹出【Word 选项】对话框，切换到【常规】选项卡，在【对Microsoft Office进行个性化设置】组合框中的【用户名】文本框中将用户名更改为“shenlong”，在【缩写】文本框中输入“sl”，然后单击按钮即可。

2. 修订文档

修订文档的具体操作步骤如下。

1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮的上半部分，随即进入修订状态。

2 在【修订】组中的【显示以供审阅】下拉列表中选择【所有标记】选项。

3 将文档中的文字“机制”改为“体制”，然后将鼠标指针移至修改处，此时自动显示修改的作者、时间以及删除的内容。

4 直接删除文档中的文本“员工人浮于事，”，效果如下图所示。

5 将文档标题中的文本“2013”的字体调整为“Times New Roman”，随即在右侧弹出一个批注框，并显示格式修改的详细信息。

6 另外，用户还可以更改修订的显示方式。切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击按钮，在弹出的下拉列表中选择【批注框】【以嵌入方式显示所有修订】选项。

7 返回Word文档中，修订前后的信息以及删除线都会在文档中显示。

8 当所有的修订完成以后，用户可以通过“导航窗格”功能，通篇浏览所有的审阅摘要。切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击按钮，在弹出的下拉列表中选择【垂直审阅窗格】选项。

9 此时在文档的左侧出现一个【修订】窗格，并显示审阅记录。

3.5.3 更改文档

文档的修订工作完成以后，用户可以跟踪修订内容，并执行接受或拒绝修订命令。

更改文档的具体操作步骤如下。

1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【更改】组中单击【上一条修订】按钮或【下一条修订】按钮，可以定位到当前修订的上一条或下一条。

2 在【更改】组中单击【接受】按钮下方的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【接受所有更改并停止修订】选项。

3 审阅完毕，单击【修订】组中的【修订】按钮，随即退出修订状态。然后删除相关的批注即可，文档的最终效果如下图所示。