第2章 Word2013基础入门——制订档案管理制度

档案管理是企业日常管理中的一项重要工作。使用Word2013，用户可以轻松制订公司档案管理制度，加强公司档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案。

光盘链接

关于本章知识，本书配套教学光盘中有相关的多媒体教学视频，请读者参见光盘中的【Word 2013的基本操作\Word 2013基础入门】。

2.1 文档的基本操作

文档的基本操作主要包括新建文档、保存文档、打开文档和关闭文档等。

2.1.1 新建文档

用户可以使用Word 2013方便快捷地新建多种类型的文档，如空白文档、基于模板的文档、博客文档以及书法字帖等。

1. 新建空白文档

启动Word 2013应用程序以后，系统会自动新建一个名为“文档1”的空白文档。除此之外，用户还可以使用以下方法新建空白文档。

使用【新建】按钮

单击【快速访问工具栏】中的【新建】按钮。

使用按钮

单击按钮，在弹出的界面中选择【新建】选项，然后直接单击【新建】列表框中的【空白文档】选项即可新建一个空白文档。

使用组合键

按下【Ctrl】+【N】组合键即可创建一个新的空白文档。

2. 新建基于模板的文档

Word 2013为用户提供了多种类型的模板样式，用户可以根据需要选择模板样式并新建基于所选模板的文档。

新建基于模板的文档的具体步骤如下。

1 单击按钮，在弹出的界面中选择【新建】选项，然后在【新建】列表框中选择已经安装好的模板。

2 如果用户在已安装的模板中没有找到自己想要的模板，可以搜索联机模板，在【新建】文本框中输入需要的模板名称，例如“申请书”，然后单击【开始搜索】按钮即可。

3 搜索完成后，用户可以从中选择自己需要的模板。

2.1.2 保存文档

在编辑文档的过程中，可能会出现断电、死机或系统自动关闭等情况。为了避免不必要的损失，用户应该及时保存文档。

1. 保存新建的文档

新建文档以后，用户可以将其保存起来。保存新建文档的具体步骤如下。

1 单击按钮，在弹出的界面中选择【保存】选项。

2 弹出【另存为】界面，在界面中选择【计算机】【浏览】选项。

3 弹出【另存为】对话框，在【保存位置】列表框中选择合适的保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，然后单击按钮即可。

2. 保存已有的文档

用户对已经保存过的文档进行编辑之后，可以使用以下几种方法保存。

方法1：单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮。

方法2：单击按钮，在弹出的界面中选择【保存】选项。

方法3：按下【Ctrl】+【S】组合键。

3. 将文档另存

用户对已有文档进行编辑后，可以另存为同类型文档或其他类型的文件。

另存为同类型文档

单击按钮，使用之前的方法，打开【另存为】界面，选择【计算机】【浏览】选项，弹出【另存为】对话框，在左侧的【保存位置】列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，然后单击按钮即可。

另存为其他类型文件

单击按钮，使用之前的方法，打开【另存为】界面，选择【计算机】【浏览】选项，弹出【另存为】对话框，在左侧的【保存位置】列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，在【保存类型】下拉列表中选择文本类型，然后单击按钮即可。

4. 设置自动保存

使用Word的自动保存功能，可以在断电或死机的情况下最大限度地减少损失。设置自动保存的具体步骤如下。

1 在Word文档窗口中单击按钮，在弹出的界面中选择【选项】选项。

2 弹出【Wor d 选项】对话框，切换到【保存】选项卡，在【保存文档】组合框中的【将文件保存为此格式】下拉列表框中选择文件的保存类型，这里选择【Word 文档（*.docx）】选项。

3 选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，并在其右侧的微调框中设置文档自动保存的时间间隔，这里将时间间隔设置为“10分钟”。设置完毕单击按钮即可。

2.1.3 打开和关闭文档

在编辑文档的过程中，经常会打开和关闭一些文档。用户可以通过如下方式打开和关闭Word文档。

1. 打开文档

打开文档的常用方法包括以下几种。

双击文档图标

双击文档图标打开Word文档的具体步骤如下。

1 在要打开的文档图标上双击鼠标左键。

2 此时即可打开该文档。

使用鼠标右键

在要打开的文档图标上单击鼠标右键，然后从弹出的快捷菜单中选择【打开】菜单项，也可以打开该文档。

2. 关闭文档

关闭文档的常用方法包括以下几种。

使用【关闭】按钮

使用【关闭】按钮关闭Word文档是最常用的一种关闭方法。直接单击Word文档窗口标题栏右侧的【关闭】按钮即可关闭Word文档。

使用快捷菜单

在标题栏空白处单击鼠标右键，然后从弹出的快捷菜单中选择【关闭】菜单项即可关闭Word文档。

使用【Word】按钮

在【快速访问工具栏】的左上角单击【Word】按钮，然后从弹出的下拉菜单中选择【关闭】菜单项即可关闭Word文档。

使用【文件】按钮

单击按钮，然后从弹出的界面中选择【关闭】选项，即可关闭Word文档。

使用程序按钮

在任务栏中要关闭的Word程序按钮上单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中选择【关闭窗口】菜单项即可关闭Word文档。