第2章 Office 2016的操作界面

想要办公效率更高，对Office操作界面的熟悉必不可少。Office 2016三款常用的办公组件的界面和老版本相比，更加人性化，可以更好地协助用户完成日常工作。其界面的显示方式，选项卡、功能区中功能按钮的位置，也可根据需要随意变化。例如可以隐藏功能区，或者增加“快速访问”工作栏中快捷按钮，还可自定义功能区，增加选项卡，将自己最常用的命令集中管理。

2.1 认识Office 2016的功能区

Office功能区旨在帮用户快速找到各个操作命令，使任务完成的更加轻松、快捷和高效。下面我们以Word 2016为例对Office 2016操作功能区的构成进行介绍。

2.1.1 Office 2016的功能区介绍

功能区位于Office屏幕顶端的带状区域，它包含了用户使用Office程序时需要的几乎所有功能。例如Word 2016有开始、插入、设计、布局、引用、邮件、审阅、视图9个选项卡，如图2-1所示。

（1）“开始”选项卡中包括剪贴板、字体、段落、样式和编辑五个组，主要用于帮助用户对Word 2016文档进行文字编辑和格式设置，是用户最常用的选项卡。

（2）“插入”选项卡包括页面、表格、插图、应用程序、媒体、链接、批注、页眉和页脚、文本和符号几个组，主要用于在Word 2016文档中插入各种元素。

（3）“设计”选项卡包括文档格式和页面背景两个组，主要用于文档的格式以及背景设置。

（4）“布局”选项卡包括页面设置、稿纸、段落和排列四个组，主要用于帮助用户设置Word 2016文档页面样式。

（5）“引用”选项卡包括目录、脚注、引文与书目、题注、索引和引文目录几个组，主要用于实现在Word 2016文档中插入目录等比较高级的功能。

（6）“邮件”选项卡包括创建、开始邮件合并、编写和插入域、预览结果和完成几个组，该选项卡的作用比较专一，专门用于在Word 2016文档中进行邮件合并方面的操作。

（7）“审阅”选项卡包括校对、语言、中文简繁转换、批注、修订、更改、比较和保护几个组，主要用于对Word 2016文档进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理Word 2016长文档。

（8）“视图”选项卡包括文档视图、显示、显示比例、窗口和宏几个组，主要用于帮助用户设置Word 2016操作窗口的视图类型，以方便操作。

2.1.2 “文件”选项卡

在Word 2016中，“文件”按钮位于Word 2016文档窗口的左上角。单击“文件”按钮可以打开“文件”窗口，其中包括“信息”“新建”“打开”“保存”“另存为”“打印”“共享”“导出”“关闭”“账户”和“选项”选项卡，如图2-2所示。

“文件”选项卡分为3个区域。左侧区域为命令选项区，该区域列出了与文档有关的操作命令选项。在这个区域选择某个选项后，中间区域将显示该类命令选项的可用命令按钮。在中间区域选择某个命令选项后，右侧区域将显示其下级命令按钮或操作选项。同时，右侧区域也可以显示与文档有关的信息，如文档属性信息、打印预览或预览模板文档内容等。

2.1.3 快速访问工具栏

默认状态下，快速访问工具栏位于程序主界面的左上角，如图2-3所示。快速访问工具栏中包含了一组独立的命令按钮，使用这些按钮，操作者能够快速实现某些操作。

2.1.4 标题栏和状态栏

标题栏和状态栏是Windows操作系统下应用程序界面必备的组成部分，在Office 2016中仍得以保留。

标题栏位于程序界面的顶端，用于显示当前应用程序的名称和正在编辑的演示文稿名称。标题栏右侧有4个控制按钮，最左侧功能区显示选项，后面3个用来实现程序窗口的最小化、最大化（或还原）和关闭操作，如图2-4所示。

状态栏位于Office 2016应用程序窗口的最底部，通常会显示页码以及字数统计等，如图2-5所示。

如果需要改变状态栏显示的信息，在状态栏空白处单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择自己需要显示的状态，比如选择“行号”，前面有对钩的状态就会显示在状态栏中，如图2-6所示。返回到Word中，就可以看到状态栏中显示出了行号，如图2-7所示。

2.2 对快速访问工具栏进行设置

Office 2016的快速访问工具栏是程序主界面标题栏左侧的区域，该区域可以放置一些常用的操作命令按钮。下面以Word 2016为例来详细介绍快速访问工具栏的设置。

2.2.1 调整命令的顺序

以同样的方法打开“Word选项”对话框，在“自定义快速访问工具栏”列表中选择某个命令按钮，单击列表框右侧的“上移”或“下移”按钮，可以改变命令按钮在列表中的位置，如图2-8所示。完成设置后，按钮在快速访问工具栏中的位置也将随之改变。这里，快速访问工具栏中的按钮会按照列表中由上到下的顺序从左向右排列，如图2-9示。

2.2.2 改变快速访问工具栏的位置

Office 2016快速访问工具栏默认位置在功能区上方，为了方便用户操作，Office 2016允许用户更改快速访问工具栏在主界面中的位置，将快速访问工具栏放在功能区下方。下面详细介绍操作步骤。

步骤1：在程序窗口中单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在下拉列表中选择“在功能区下方显示”选项，如图2-10所示。即可将快速访问工具栏将被放置到功能区的下方，如图2-11所示。

步骤2：快速访问工具栏位于功能区下方时，在程序窗口中单击“自定义快速访问工具栏”按钮，再在弹出的菜单中选择“在功能区上方显示”选项，如图2-12所示。此时，快速访问工具栏将被重新放置到功能区的上方。

2.2.3 增删快捷按钮

为方便用户的操作，用户可以将命令按钮添加到快速访问工具栏，并将不需要的按钮删除。下面来详细介绍在快速访问工具栏中增删命令按钮的方法。

1．添加命令到快速访问工具栏

方法一：单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在下拉列表中选择需要添加到快速访问工具栏中的命令，即可将改命令添加到快速访问工具栏中，如图2-13所示。

方法二：在功能区中右键单击要添加到功能区中的命令，在弹出的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏”选项，即可将该命令添加到快速访问工具栏中，如图2-14所示。

2．删除快速访问工具栏中的命令

在快速访问工具栏中右键单击要删除的命令，在弹出的快捷菜单中选择“从快速访问工具栏删除”选项，即可将该命令从快速访问工具栏删除，如图2-15所示。

2.2.4 批量增删快捷按钮

上面介绍了向快速访问工具栏中添加单个命令的方法，但是当想要添加/删除多个命令时，一个个添加不免麻烦，Office也为用户提供了一次性向快速访问工具栏中添加/删除多个命令的方法，下面以Word 2016为例介绍向快速访问工具栏中批量添加和删除命令按钮的操作方法。

步骤1：单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，在菜单中选择“其他命令”选项，如图2-16所示。

步骤2：打开“Word选项”对话框，单击窗口左侧的快速访问工具栏，在“从下列位置选择命令”列表中选择需要添加的命令后，单击“添加”按钮即可将该命令添加到“自定义快速访问工具栏”列表中，如图2-17所示。需要的命令按钮添加完成后单击“确定”按钮，即可将它们添加到快速访问工具栏中。

步骤3：要删除快速访问工具栏中的命令时，在“自定义快速访问工具栏”列表中选择不需要的命令按钮，单击“删除”按钮即可将这些命令从列表中删除，如图2-18所示。单击“确定”按钮，这些从列表中删除的命令按钮也将从快速访问工具栏中消失。

2.3 对功能区进行设置

在Office 2016窗口中，上方看起来像菜单的名称其实是功能区的名称。单击这些名称时并不会打开菜单，而是切换到与之相对应的功能区面板。每个功能区根据功能的不同又分为若干个组，最常用的命令放到了最醒目的位置，使操作更为方便。

2.3.1 设置功能区提示信息

Office 2016为用户提供了屏幕提示功能，可以方便用户在使用时查看功能区中各个按钮的功能。将鼠标放置于功能区的某个按钮上，即可显示该按钮的有关操作信息，包括按钮名称、快捷键和功能介绍等内容。这个屏幕提示是可以设置其显示或隐藏的，下面以Word 2016为例介绍具体操作方法。

步骤1：将鼠标放置于功能区的某个按钮上，即可看到功能提示信息，如图2-19所示。

步骤2：单击“文件”按钮，选择“选项”选项，打开“Word选项”对话框，在“屏幕提示样式”下拉列表中选择“不在屏幕提示中显示功能说明”选项，如图2-20所示。单击“确定”按钮即可取消屏幕提示中的显示功能说明，此时将鼠标放置于功能区按钮上时，只会显示按钮名称和快捷键，如图2-21所示。

步骤3：在“屏幕提示样式”下拉列表中选择“不显示屏幕提示”选项，如图2-22所示。单击“确定”按钮后，功能区按钮的屏幕提示功能将被取消，如图2-23所示。

2.3.2 自定义功能区显示信息

自定义功能区是指对功能区的选项卡、组和命令按钮进行自行定义、添加或删除。通过自定义功能区，用户可以在用户界面增加新的选项卡与功能组，将自己常用的一些功能命令放在一个选项卡或组中集中管理。下面以Word 2016自定义功能区为例进行介绍。

步骤1：打开Word 2016，单击“文件”按钮，选择“选项”选项，打开“Word选项”对话框。在窗口左侧栏单击“自定义功能区”选项，如果要新建功能组，首先在“自定义功能区”列表框中选择功能区的位置，如选择“插入”选项卡，然后单击“新建选项卡”按钮，创建一个新的自定义选项卡，如图2-24所示。

步骤2：选中新建的自定义选项卡，单击“重命名”按钮，打开“重命名”对话框后，在“显示名称”文本框中输入选项卡的名称，然后单击“确定”按钮，如图2-25所示。

步骤3：鼠标右键单击“新建组（自定义）”选项，在弹出的菜单中单击“重命名”选项，如图2-26所示。打开“重命名”对话框，在“显示名称”文本框中输入新建组的名称，然后单击“确定”按钮，如图2-27所示。

步骤4：向自定义的功能组中添加命令。在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“不在功能区中的命令”选项，下面的列表框中会显示不在功能区的命令，选择需要的命令，单击“添加”按钮即可将改命令添加到右侧的自定义组中，如图2-28所示。

步骤5：按照同样的方法添加其他命令，添加完成后单击“确定”按钮即可添加成功。此时返回Word 2016即可看到新添加的功能组“我的工具”，单击“我的工具”，可看到“常用工具”组中添加的所有命令，如图2-29所示。

2.3.3 隐藏或显示功能区

为了查阅时能够一目了然，并使Office界面显示更多文档内容，可根据个人需要将Office界面上方的功能区和命令暂时隐藏，方便对Office文档的查阅。下面以Word 2016为例详细介绍隐藏或显示功能区和命令的几种方法。

方法一：Word 2016为快速实现功能区的最小化提供了一个“折叠功能区”按钮，单击该按钮，即可将功能区隐藏起来，如图2-30所示。想要再次显示功能区，单击“功能区显示选项”按钮，在弹出的菜单中选择“显示选项卡和命令”选项，即可将功能区再次显示出来，如图2-31所示。

方法二：鼠标右键单击功能区中的任意一个按钮，在弹出的快捷菜单中选择“折叠功能区”命令，即可将功能区隐藏起来，如图2-32所示。若要再次显示功能区，右键单击功能区中的任意一个标签，在弹出的快捷菜单中选择“折叠功能区”选项，取消其前面的“√”标志，功能区即可重新显示，如图2-33所示。

2.3.4 将当前功能区设置应用到其他计算机

设置功能区，使其布局符合自己的操作习惯，这将能够有效地提高操作效率。Office 2016允许用户将功能区和快速访问工具栏的配置以文件的形式导出，当在其他计算机上使用Office时，只要将这个配置文件导入，即可获得与自己操作习惯一致的操作界面。下面以Word 2016的操作为例介绍保存界面布局的操作方法。

步骤1：打开“Word选项”对话框，在完成功能区的自定义后，单击“导入/导出”按钮。在获得的下拉列表中选择“导出所有自定义设置”命令，如图2-34所示。

步骤2：打开“保存文件”对话框，在对话框选择文件保存的文件夹，在“文件名”文本框中输入文件名。完成设置后单击“确定”按钮保存文件，如图2-35所示。此时，当前功能区和快速访问工具栏的设置将保存在这个配置文件中，在其他机器上只需要导入该配置文件，即可获得相同的功能区和快速访问工具栏。