第4章 部门工作分配

4.1 新部门如何进行组织设计

4.1.1 组织设计的目的与任务

组织设计是建立在对活动、过程、决策、信息流和角色分析的基础之上的。它产生了一个包括许多职位和单位的结构，这些职位和单位之间的关系包括协作、行使权力和信息交换。

组织设计的目的是明确职位和岗位的角色及相互关系，以便使它们之间能够顺畅地交流。组织设计还考虑如何给人们带来机遇使他们更好地发挥自己的才能以及在组织内相应的授权过程。它应该符合组织对生产力、运营效率和产品或服务质量的要求，但同时也必须满足个人对兴趣、挑战和成就感的需要。

组织设计的最终任务应该是：确保公司的结构、工作过程和运作方法与其战略要求和技术水平相适应，同时也与环境相适应。如果组织设计达不到内部和外部的连贯性和一致性，就会出现混乱。而且，正如明兹伯格（Mintybag）说的那样：“组织和个人一样，可以决定其希望成为什么样的组织，然后尽力去追求，但不要过分执著。”

4.1.2 组织设计的一般步骤

（1）决定部门想做的工作

决定部门应做哪些工作、每项工作进行的方式。例如营销部门进行市场调查是自己完成呢，还是委托外部调查公司进行。这一步骤能让你充分掌握整个部门的工作种类、工作量、工作的性质。

（2）决定部门的人数

依据对部门工作量与质的掌握，你可评估要完成这些工作所需要的人力。

（3）工作划分及职位说明

你可将类似或相关的工作集成一个单位，每个单位由一个职位的部下负责。为了让部下确实了解他应做些什么工作，该如何进行以及为何要做这项工作，你必须协同每位部下做好职位说明。

（4）订出职位规范

职位规范是订出每个职位上的工作人员该具备的资格条件，这些资格条件能帮助你找出较合适的人担任这份职务。职位规范通常列出一些项目，如学历、专业、经验、外语能力、工具操作能力、体力技能、沟通能力、专业技巧、资格认证等，以客观地遴选适合的人员。

（5）订出与其他部门协调的方式

许多工作需要几个部门共同完成，因此部门经理要建立部门间沟通协商的渠道及方法。例如若公司的账款收取是由财务部门负责，那么针对一些账款回收有问题的客户，一定要和营业部门或法律部门共同处理，这三个部门就必须建立正式的沟通渠道。

（6）决定管理幅度

管理幅度是指单位主管直接管理部下的人数。你必须重视部门业务内容的多寡与繁重，将部门单位再划分为若干个工作单位；每个单位负责人要管理几位部下呢？这需由你来决定。一般而言，部下人数众多，则无法有效沟通和管理好；部下人数过少，则管理的能力将不能充分发挥。

（7）决定授权程度

你要规定出哪些事情可由部下自己决定，哪些事情要向你报告获得同意后才能决定。

（8）绘出部门的组织图

4.1.3 组织设计中要注意的问题

①明确组织为什么存在，它的意图和目标。

②分析和识别组织的各项工作过程，每个工作过程需要完成的活动或任务，决策流和工作流等。

③将有关活动适当地分配给团队和个人。

④将由团队和个人从事的相关活动符合逻辑地组成组织单位，同时要确保组织单位之间的工作流不受阻碍。

⑤规定每一级责任层次上对工作过程和活动的管理与协调。

⑥确保对协作和沟通的过程给予高度重视。

⑦建立起报告和沟通关系。

⑧承认非正式网络作为沟通信息和联合决策手段的重要性。

⑨ 尽可能使组织工作过程能够适应变化。