第3章 不可不知的时间管理(2)

有的时候，我们会错误地将数量作为一种衡量工作绩效的标准——我们多生产了几件产品，多加了几个小时的班，就会错误地以为自己的工作很不错，就会认为自己比其他人表现得要更好一些。但工作显然和数量没有太大的关系，真正有意义的是工作质量，可以说，只有工作质量得到保证，工作中创造的数量优势才显得有意义。很显然，有时候我们忙得几乎毫无道理，我们也没有必要羡慕那些加班最多的人，更没有必要像那些每天都把全部时间泡在工作上的蛮干者一样，这些人实际上并没有创造比我们更多的价值，对于他们每天所做的一切，我们可能在更短的时间内就完成了。

一个不得不重视的问题是，在工作中，我们常常人为地将自己的工作复杂化。运用了错误的工作方式，错误地估计了工作的难易程度，甚至将工作变得更加混乱。这些不恰当的工作方式严重影响了我们的工作效率，最终导致我们时刻处于一种忙碌而没有效率的工作状态中，甚至都搞不清楚自己究竟在忙些什么。

现在，必须致力于解决这些问题，否则，我们将会长期处于忙碌的状态，将长期处于时间不够用的状态，并且形成一个恶性循环，使得我们一直都在低效率、低产出的时间运用中消耗自己。从长远来看，这对个人的身心都会带来很大的伤害。

3.时间经过管理才会有价值

在工作中，提起时间不够用，很多人自然而然地会想到增加工作时间。从表面上看，增加工作时间的确可以提高产出，提高完成任务的概率，但实际情况可能并非如此。比如有人曾经对全球500强企业的1万多名员工进行调查，发现在每周40个小时、每天8个小时的标准工作时间内，员工们每天真正的工作时间还不到6个小时，大约有2.09个小时是在做工作以外的事情。为了解决这类问题，有人就建议平时多加班2个小时。但这种加班真的有用吗？且不说这浪费掉的2.09个小时无法挽回，即便是加班，也不一定能够带来更好的效果。

在亚洲，多数公司每天的工作时长通常都会超过8个小时，而一些加工厂和代工厂的工作时间甚至超过了12个小时，这种高强度的工作实际上并没有带来多少效益的增加。研究发现，当一个人的工作时间超过8个小时之后，其工作效能就会出现递减，所以工作时间太长其实并不是什么好事。对于一些常年喜欢加班加点的企业和个人来说，工作的产出与投入会出现失衡的局面。

即便是在以加班文化为荣的日本，也存在这种现象。企业渴望员工增加工作时间，却发现多数工作者都会在加班中产生负面情绪，出现体力下降、注意力不集中、情绪不佳的状况，甚至产生职业倦怠症。在日本，抑郁症、过劳死和自杀现象一直是上班族高发的状况，其中绝大部分和长时间加班带来的心理压力有关。

由此可见，单纯增加工作时间并不是一个明智的做法。现在很多欧洲国家都在想办法减负，都在想办法给员工营造一个相对宽松的工作环境，员工的工作时间也相应地有所减少了。当然，这些企业管理者更加注重工作的方法以及时间管理的方法，他们会想办法让自己的员工合理规划好自己的工作时间，并在单位时间内做出更大的成绩。

时间管理的关键不在于时间的多少，而在于如何管理。时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间灵活有效的运用，从而实现个人或组织既定目标的一种方法。时间管理的最终目的是提高时间的利用率，提高工作的效率和效能，确保单位时间内的产出达到更高的水平，并且具备更高的质量。

时间管理的首要任务在于减少浪费。比如在日常工作中，很多人缺乏合适的管理手段，时间浪费非常严重：上班8个小时，睡觉8个小时，这些几乎都是固定的，剩余的8个小时究竟去了哪儿？这些莫名其妙消失的时间通常都处于一种说不清道不明的状态，当我们试图利用这部分时间的时候，却发现时间已经在神不知鬼不觉的情况下消失了，这或许就是导致我们生活一团糟的原因所在。

如果将我们每天的工作时间进行仔细切割就会发现，不必要的打电话、闲聊、发呆、浏览网页等行为已经浪费了我们大量的工作时间。英国某机构曾经做过一次调查，发现很多欧洲人每天的工作时间甚至不到5个小时。大量的时间浪费增加了企业的成本，却降低了效益。报告还显示，现在的欧洲年轻人对工作普遍不够积极，对时间管理缺乏兴趣。

有一个不可忽视的问题是，我们并没有真正懂得如何利用时间，或者说我们利用时间的价值指数并不高。浪费造成了效率和效能的低下，因此无论是8个小时工作制还是通过加班来增加工作时间，在更多的工作时间内，很多人并没有产出更多的价值。这也是为什么有的人只工作5个小时，所做的工作和工作8个小时的人一样多。反过来，有些人工作了8个小时，甚至更长的时间，却还不如那些只工作了5～6个小时的人。

在其他方面，我们同样会犯下类似的错误，那就是时间经常处于失控和非常随意的状态，又或者说我们欠缺那种控制时间的意识，要么容易出现严重的浪费行为，要么就容易出现拖延的情况，又或者欠缺明确的规划。

所以，我们必须扪心自问：自己的时间利用价值指数高吗？而想要提升自己的时间利用价值，最简单的做法就是提升自己的时间管理能力，通过有效的时间管理，有效提高单位时间的利用率。换句话说，我们的时间只有经过合理有效的管理，才会变得更有价值，否则就容易在浪费或者无所事事中消耗掉。我们只有对时间进行合理有效的管理，它才会成为我们的好朋友。正如管理学大师彼得·德鲁克所说：“如果不对时间进行管理，那么任何管理都没有必要了。”

时间管理的价值往往体现在以下两个方面。

——减少时间的浪费

对于时间管理者来说，有效的管理方式可以最直接地降低时间的浪费，我们不会在生活中做一些无价值的事情，不会将时间花在工作以外的一些事情上，不会在工作之前故意拖延。尽管时间管理并不意味着我们要将所有的时间安排得满满的，但我们仍旧会发现自己每天都在创造价值，或者说我们做了一些有意义的事情。

——效率和效能的提高

一个不善于管理时间的人，可能一样会工作8个小时，但是这8个小时的产出往往不会太高，而时间管理的作用就在于让单位时间内的每一分每一秒都得到最大限度的利用，确保单位时间的产量和质量。换言之，经过时间管理，我们就能够创造出更多的价值。

从某种意义上来说，时间管理是一个比较大的概念，它看重的是一种规划能力以及对重要事情的把握程度。时间管理者在进行管理的时候，一定要明确自己需要做些什么，必须对所有要做的事情有一个大致的了解。其次，他们必须意识到时间是有限的，因此需要想办法弄清楚哪些事情是需要立即去做的，或者是最重要的。还有一个要点在于，他们需要想办法提升自己的工作能力和效能。

4.驾驭自己才能和时间做朋友

时间管理并不能算是一个新的概念，但是人们对它的认识至今仍然停留在一个相对肤浅和简单的层次上。比如，说起时间管理，很多人都觉得时间管理的关键在于采取各种工具、方法、技巧来划分时间，或者说分配时间。在他们眼中，既然时间是固定的、有限的，那么最好的方式就是将时间当成一个可支配的东西进行合理规划。

在这样的思维方式下，多数人眼中的时间管理依旧是“上午我要做什么”“下午我应该做什么”“每天应该做几件事”“每件事应该做几个小时”“我的工作何时开始，何时结束”。这种看法和想法其实就是一种支配时间、控制时间的想法，也是一种比较初级的时间管理理念。一般来说，怀有这种想法的人对时间管理多半停留在对时间多少的把握上，他们会专注在如何把时间进行合理分配的环节上。不过从长远来看，时间管理一旦停留在对时间的简单控制上，就可能导致我们的管理方式机械化、技术化，而缺乏与现实生活、实际需求紧密结合的那一种弹性。

如果我们想要和时间更加亲密一些，如果我们想要试图了解时间，就要懂得管理好自己。有位管理学家曾经说过，时间管理的本质是自我管理，在他看来，时间管理并非是简单地把时间划分成几个部分，也不是简单地告诉自己一会儿将要做什么。虽然时间管理中不乏一些技术性、技巧性的东西，但从根本上来说，时间管理实际上是一种自我管理，其管理的重点不在于时间本身，而取决于我们自己的观念和行为。

一个经常迟到的人，一个喜欢睡懒觉的人，一个喜欢在上班时间内做其他琐碎之事的人，他们的时间和别人一样多，他们同样有能力控制好自己的时间，只不过常常没有办法控制住自己，也就是说，他们缺乏的是自制力。同样地，一个按照自己的习惯和喜好任意安排工作的人，他也许对时间有足够的支配权，但是却同样缺乏一种自我控制的能力。

比如，在职场上，企业一般都制定了严格的作息时间（或者可以说企业已经帮助员工制定了正确的工作时间安排），员工必须每天在规定的时间内上班和下班，必须在规定的时间内完成相应的工作任务。但事实上，情况并非总是像规定中所指定的那样，很多人仍旧没有办法顺利完成工作，仍旧会迟到和早退，这显然是个人纪律性的问题。

如果我们更加守时，如果我们懂得调节自己的生物钟、懂得如何保持专注、懂得掌握好做事的顺序、懂得认真制订计划，那么我们就可以更好地利用时间。

进一步来说，我们管理的并不是时间，而是自己，只有管理好自己的生活，将自己的一切控制住，我们才能够控制和管理好每天的24个小时。我们每个人都有管理好时间的能力，但并非所有人都具备那种自我控制和自我管理的能力。其实只要掌控好自己的生活方式和工作方式，只要培养正确的时间观念，我们完全可以改变时间浪费和不足的问题。

对于那些重视时间和时间管理的人来说，他们会做好自我管理，会严格控制和约束自己的言行，会认真做好自己该做的事，而不会轻易因为自身的问题而导致时间的浪费。通常情况下，他们会做好各项管理工作，确保自己处于一个最佳的状态。

——制订完善的工作计划，确保所有的工作都能够按照计划来执行，而不是处于混乱和任意的状态，制订计划之后，我们的时间安排也会显得更加科学、有条理。

——了解做事的一些规则，比如先做重要的事情，做那些应该做的事情，按照合理的方式做事情，只要我们不违反这些原则，那么一定可以管理好自己的时间。

——克制自己，约束自己，减少时间的浪费。很多时候，时间的浪费并不是由外在因素引起的，也不是因为时间自己会悄悄流逝，而在于我们自己没有管理好时间，没有重视时间的保护。

——保持良好的状态，确保自己以最佳的状态和节奏面对工作，从而提高时间的利用效率，提升工作效能。

其实，所谓自我管理，是指个体对自己本身，对自己的目标、思想、心理和行为等表现进行的管理。可见自我管理的范畴非常广，涉及的内容也非常多，而无论怎样，最终都要确保自己的言谈举止达到一个合理的正确的状态，或者说，确保自己能够以一个更为合理的方式去面对生活和工作，尽量避免让自己处于一种失控的状态。