3.1 Office 2010的基本操作

本节教学录像时间：19分钟

Office 2010各组件包含有很多相同或类似的操作。本节以Word 2010软件为例来讲解Office 2010的基本操作。

3.1.1 软件的启动与退出

使用Office办公软件编辑文档之前，首先需要启动软件，使用完成，还需要退出软件，本节以Word 2010为例，介绍启动与退出Office的操作。

1．启动Word 2010

启动Word 2010的具体步骤如下。

步骤01 在Windows 7操作系统的任务栏中选择【开始】【所有程序】【Microsoft Office 2010】【Word 2010】命令。

步骤02 随即会启动Word 2010，并新建一个空白文档。

除了使用正常的方法启动Word 2010外，还可以在Windows桌面或文件夹的空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择【新建】【Microsoft Word文档】命令。执行该命令后即可创建一个Word文档，用户可以直接重新命名该新建文档。双击该新建文档，Word 2010就会打开这篇新建的空白文档。

2．退出Word 2010

退出Word 2010文档有以下几种方法。

（1）单击窗口右上角的【关闭】按钮。

（2）在文档标题栏上右击，在弹出的菜单中选择【关闭】命令。

（3）单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。

（4）按【Alt+F4】组合键。

（5）单击左上角的按钮，在弹出的快捷菜单中选择【关闭】命令。

3.1.2 文件的保存

文档的保存和导出是非常重要的，在Office 2010中，文档是以临时文件的形式保存在计算机中的，因此，意外退出Office 2010，很容易造成工作成果的丢失。只有保存或导出文档后才能确保文档不会丢失。

1．保存新建文档

保存新建文档的具体操作步骤如下。

步骤01 新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中选择【保存】选项。

步骤02 此时为第一次保存文档，系统会打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。

2．保存已有文档

对已存在文档有3种方法可以保存更新。

（1）单击【文件】选项卡，在左侧的列表中选择【保存】选项。

（2）单击快速访问工具栏中的【保存】图标。

（3）使用【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。

3．另存文档

如需要将文件另存至其他位置或以其他的名称保存，可以使用【另存为】命令。文档另存的具体操作步骤如下。

步骤01 在已修改的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中选择【另存为】选项。

步骤02 弹出【另存为】对话框，从中选择文档所要保存的位置，在【文件名】文本框中输入要另存的名称，单击【保存】按钮，即可完成文档的另存操作。

4．导出文档

还可以将文档另存为其他格式。将文档另存为PDF格式的具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的文档中单击【文件】选项卡，在左侧的列表中选择【另存为】选项。

步骤02 弹出【另存为】对话框，选择文档所要保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表中选择【PDF（*.pdf）】选项。单击【保存】按钮，即可将Word文档导出为PDF文件。

3.1.3 自定义功能区

功能区中的各个选项卡可以有用户自定义设置，包括命令的添加、删除、重命名、次序调整等。下面以Word为例介绍自定义功能区的具体操作步骤。

步骤01 在功能区的空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择【自定义功能区】命令。

步骤02 打开【Word选项】对话框，单击【自定义功能区】选项下的【新建选项卡】按钮。

步骤03 系统会自动创建一个【新建选项卡】和一个【新建组】选项。

步骤04 选中【新建选项卡（自定义）】选项，单击【重命名】按钮。弹出【重命名】对话框，在【显示名称】文本框中输入“附加”，单击【确定】按钮。

步骤05 选中【新建组（自定义）】选项，单击【重命名】按钮，弹出【重命名】对话框。在【符号】列表框中选择组图标，在【显示名称】文本框中输入“学习”，单击【确定】按钮。

步骤06 返回【Word选项】对话框，即可看到选项卡和选项组已被重命名，单击【从下列位置选择命令】右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【所有命令】选项，在列表框中选择【词典】选项，单击【添加】按钮。

步骤07 此时就将其添加至新建的【附加】选项卡下的【学习】组中。

步骤08 单击【确定】按钮，返回至Word界面，即可看到新增加的选项卡、选项组及按钮。

3.1.4 通用命令操作

Word、Excel和PowerPoint中包含很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤销、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。

（1）复制命令

选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。

（2）剪切命令

选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。

（3）粘贴命令

复制或剪切文本后，将光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴用户复制或剪切的文本。

（4）撤销命令

当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤销】按钮，或按【Ctrl+Z】组合键撤销上一步的操作。

（5）恢复命令

执行撤销命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤销的操作。

（6）查找命令

需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容。

（7）替换命令

需要替换某些内容或格式时，可以使用替换命令。单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可。

3.1.5 设置视图方式和比例

Office 2010中不同的组件分别有各自的视图模式，可以根据需要选择视图方式。此外，还可以设置界面的显示比例，方便阅读。下面以Word 2010为例进行介绍。

1．设置视图方式

单击【视图】选项卡，在【视图】选项中，可以看到5种视图，分别是页面视图、阅读视图、Web版式视图、大纲视图和草稿，选择不同的选项即可转换为相应的视图，通常默认为页面视图，在【视图】选项组中可以选择视图模式。

2．设置显示比例

可以通过【视图】选项卡或视图栏设置显示比例。

（1）使用【视图】选项卡设置。单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【显示比例】按钮，在打开的【显示比例】对话框中，可以选中【显示比例】选项组中的【200%】、【100%】、【75%】、【页宽】等单选项，设置文档显示比例，或者在【百分比】微调框中自定义显示比例。

（2）使用视图栏设置。在页面底部的视图栏中，单击【缩小】按钮可以缩小文档的显示，单击【放大】按钮可放大显示文档，可以拖曳中间的滑块调整显示比例。