第二节 档案开放目录的相关知识

档案开放目录是目录的一种，了解目录的概念和种类等相关知识是档案开放目录建设的基础。对档案开放目录的概念、特点和种类等知识进行探索，将使本课题的研究能更准确地进行和深入。

一、目录的相关知识

（一）目录的概念

“目录”是目和录的总称，“目”指篇名或书名，“录”是对“目”的说明和编次。前人把“目”与“录”编在一起，谓之“目录”。目录的历史悠久，源远流长，世界上最早的目录要推古希腊目录学家、诗人卡利马科斯（约公元前305-约前240）编撰的《皮纳克斯》，又名《各科著名学者及其著作目录》，该目录不仅记录了卡利马科斯领导的亚历山大图书馆的藏书，还包括当时所有的希腊文献。印刷术的发明大大促进了世界文化的交流与传播，也促进了目录编制的发展。

（二）目录的种类

鉴于国家档案开放目录的建设涉及各种功能不同的目录，因此厘清目录的种类是很有必要的。

由于文献类型、数量、内容和形式的多种多样，加之文献利用者的需要千差万别，目录的类型因此呈现多样性，每一种目录都以其特定的编制方法，来实现其揭示与报道文献信息的功能，不同类型的目录，反映着人们利用文献的不同目的和需要。

1．按照编制目的和社会功能划分

按照编制目的和社会功能，目录可区分为以下五种。

①登记性目录。登记性目录是全面登记和反映一定历史时期一定范围或某一类型文献的出版或收藏情况的目录。国家书目是登记性目录的主要类型之一，它是全面系统地揭示与报道一个国家出版的所有文献的总目，是一个国家全部出版物现状与历史的记录，是了解和控制一个国家全部出版物的重要工具，也是实现世界书目控制的基础。

②科学通报目录。科学通报目录是为了及时准确地向读者和文献情报机构提供新出版和新入藏的文献而编制的目录。

③推荐书目。推荐书目是针对特定读者群或围绕特定目的，对文献进行选择性推荐，为指导读者治学或普及文化科学知识而编的书目。

④书目之书目。书目之书目亦称书目指南，是将各种目录、索引、文摘等二次文献汇辑起来而编成的书目总录，是了解和掌握目录索引的钥匙，如《全国图书馆书目汇编》（中华书局版）。

⑤出版发行书目。出版发行书目亦称书业目录，是出版发行部门编制的揭示与报道已经或将要出版发行的文献目录，它是连接出版者、发行者与读者之间的纽带。

2．按照反映文献收藏范围划分

按照反映文献收藏范围，目录可分为以下两种。

①馆藏目录。馆藏目录是反映某一文献收藏单位所藏的全部或部分文献的目录，它又可细分为反映收藏单位的全部文献或某一种文献的总目录、分馆目录、借书处目录、阅览室目录等，以及特藏目录等（反映有特殊价值，并需单独保管的文献的目录）。

②联合目录。联合目录是揭示与报道若干个文献收藏单位收藏的文献的一种统一目录。联合目录可以是综合性的，也可以是专科、专题性的。

3．按照收录文献的内容范围划分

按照收录文献的内容范围，目录可分为以下四种。

①综合目录。综合目录以满足多种情报需求为目的，收录的文献内容涉及所有知识门类的目录，以内容的综合性和读者对象的广泛性为特征。

②专题和专科目录。专题和专科目录为特定的读者对象全面系统地揭示与报道关于某学科或某一研究课题的文献目录。所收文献专业性强，揭示文献一般较深入，如《中国农学书录》及《中国文言小说书目》等，本课题所研究的目录就是专题目录。

③个人著述目录。个人著述目录亦称个人著述考，在西方和前苏联多称传记书目，是揭示与报道特定人物的全部著作以及有关该人物的文献的目录。它又可细分为个人著述编年目录（如丁景唐、文操合编《瞿秋白著译系年》）和个人著述研究目录（如北京图书馆与中国社会科学院文学研究所合编《鲁迅研究资料索引》）等。

④地方文献目录。地方文献目录是揭示与报道有关某地区的政治、经济、文化、科学、艺术、人物、山川、气候、物产、自然资源等方面文献的目录。

4．按照目录反映文献的类型

按照目录反映文献的类型可分为图书目录、期刊目录、报纸目录、地图目录、技术标准目录、专利目录、丛书目录、地方志目录、档案目录、缩微资料目录、视听资料目录、古籍目录、书目之书目等。

5．按照文献的出版时间和目录编制时间的关系

按照文献的出版时间和目录编制时间的关系可分为以下三种。

①现行书目。现行书目指及时报道新出版或新入藏的文献的目录，便利读者迅速及时掌握最新文献信息。

②回溯书目。回溯书目是反映一定历史时期所积累的文献，供回溯性检索而编的书目。

③预告书目。预告书目是报道在版或计划出版的文献的目录。

6．按照目录收录文献的编排方法

按照目录收录文献的编排方法可分为以下两类。

①分类目录。分类目录指按照文献所反映的知识内容和特点，分门别类地编排而成的有逻辑联系的目录。

②字顺目录。字顺目录是按文献的题名或著者或主题词的字顺编排的目录。

7．按照目录揭示文献的程度

按照目录揭示文献的程度可分为以下三种。

①题录。题录是揭示文献题名、著者、出版情况的目录，是一种简明的文献报道形式，常用于报道单篇文献。

②提要目录。提要目录又称解题目录，是对每一文献撰写有内容提要的目录。

③文摘。文摘是以简明扼要的文字摘述文献的主要内容和原始数据，向读者报道最新研究成果，传递文献信息，为读者提供决定文献取舍依据的一种检索工具。

二、档案开放目录的相关知识

（一）档案开放目录的概念和发展

关于档案开放目录的概念，很多学者提出了自己的观点。

孙刚认为，档案目录是档案管理工作中的重要工具，是按照一定的顺序编排而成的条目汇集，它记录了档案文献主要的内容和形式特征，是进行档案信息资源检索的重要手段，是档案管理部门和档案利用者进行档案文献控制的基本工具。

武琳认为，档案开放目录是馆藏档案信息通向社会用户的桥梁，是档案利用工作表现形式的转变，即从原来的手工检索过渡到计算机检索，是档案馆有意识有目的地向社会系统提供档案的一种有效途径，从而实现社会公众有效方便利用档案的目的。

赵屹认为，档案开放目录是指档案管理部门在计算机网络背景下以馆藏档案原文或著录档案信息资源为对象和载体，组成的网络信息检索系统，能比较全面地体现档案馆馆藏信息。档案开放目录可以及时反映馆藏档案信息，使档案利用者不受时空地域限制进行网络检索，提高档案检索效率。

总之，档案开放目录是按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

档案机构根据丰富的馆藏和多样的档案利用需求，编制了管理型、检索型、报道型等多种类型、不同结构的档案目录，档案开放目录是检索型的档案目录，主要是供用户进行档案检索。档案开放目录运用了目录控制的思想，通过在微观上著录、标引、规范控制和在宏观上利用选择、描述和检索控制等手段，实现对信息资源的整合、管理、发现与定位，协调和引导信息资源的流动和有效利用，以此解决信息组织、分类、存储、检索、定位、获取等问题。

随着信息技术的发展，档案开放目录逐渐从以卡片式、书本式为主的手检目录发展为机读目录；进入电子文件时代，档案目录数据库成为了主流形式，实现并扩展了档案开放目录的各项功能。无论档案开放目录以何种形式存在和表现，其编目都是按照一定的著录项目、著录格式、著录符号、著录用文字等著录规则，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程以及按照科学的规则和方法，把档案条目组成系统的档案二次信息系统的过程。

（二）档案开放目录的种类

按照目录的内容和结构，档案开放目录可以分为全宗目录、案卷目录和文件目录。

1．全宗目录

全宗一词来源于法国内政部的十四号通令，全宗目录是关于全宗的档案目录。全宗是一个比较复杂的概念，准确地理解这个概念对本研究的进行是非常必要的。

全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体，全宗是档案馆对档案进行整理分类、编目和日常管理以及国家对档案进行统计监督的基本单位。在档案的整理、流转和保管过程中，同一全宗的档案不得分散，不同全宗的档案不得混杂，这被称作档案管理中全宗不可分散性原则。

全宗的基本含义有三点，即全宗是一个有机整体，全宗是在一定的历史活动中形成的，全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。我国的全宗理论是在借鉴前苏联模式的基础上逐步形成的，我国档案界提出了“立档单位”的概念，并规定了立档单位需具备的三个条件：独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员。

目前我国主要以两种角度划分全宗：一是按照全宗形成者区分为机关组织全宗和人物全宗；二是按照全宗的范围和机构方式区分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。独立全宗即一般情况下的常规全宗，有的国家也称其为标准全宗；在难以区分或不必要区分独立全宗的情况下，则采取联合全宗、汇集全宗和档案汇集等办法，作为全宗的特殊形式。

联合全宗是两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗的档案构成的全宗。

全宗汇集是若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的具有某些相同特征和联系的档案构成的全宗。

档案汇集是用人为方法将不在其所属全宗残缺不全的文件，按照一定特点集中起来的混合体。

一个全宗的档案是历史形成的，它是由特定的来源单位在履行职能任务过程中积累下来的原始记录组成的不可分割的有机体系，其成分包括该机关各种门类的档案，各种记录方式、各种载体和文种形式的内部文件、收文和发文。

2．案卷目录

案卷是由互相联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

案卷目录是以全宗为单位登记案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录，其作用是揭示卷内文件的来源和内容、固定卷内文件顺序、统计卷内单份文件数量，案卷目录是档案馆（室）基本和必备的检索工具。案卷目录通常包括案卷号、题名、年度、页数、期限和备注等几个项目。

3．文件目录

文件目录通常是登计卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。案卷目录和文件目录不同，一个案卷包含了若干个相互联系的文件，文件目录就是著录这若干个文件的目录，案卷目录是著录某个保管单位中所有案卷的目录。

（三）档案开放目录的作用

档案开放目录拓宽了档案的利用范围，提高了人们对档案工作的认识，推动了档案事业的发展。

从内容上看，档案开放目录是依据开放档案的有关规定和精神，对归档档案建立目录从而满足公众对档案信息的需求，或在原有馆藏档案目录中进行必要的加工，比原有馆藏档案的检索目录更系统、更科学，具有社会利用的求全性。

从时间上看，开放的档案一般都经历了三十多年的历史，把这一部分档案材料，按照一定的规律系统有序地编写成开放档案目录，符合社会利用的延续性。

从范围上看，开放档案既有革命历史档案，又有旧政权档案；既有历史档案，又有现行档案等，因此，开放目录是综合性的，它和公众直接见面，有着广泛的利用需求。

从交流上看，档案开放目录的建设，使档案馆走出陈规的封闭圈子，迈开了馆际之间、用户之间互通有无的步子，促进了外向型档案事业的发展，使知识信息得到共享和交流，同时，使档案服务由被动向主动转变。

从效果上看，档案开放目录由于具有系统性、全面性和条理性以及涉及面广、影响力大等特点，能促进社会对档案信息的利用。

（四）档案开放目录的功能

1．桥梁功能

这里的桥梁主要体现在数量繁多、内容丰富的档案文献和利用者之间，指档案开放目录连接了二者的供需关系，为利用者提供了所需档案的查寻手段，利用者可以根据自己所需检索内容，按照一定的检索方法，从档案开放目录中检索出所需的档案，获取所需的档案信息。

2．交流功能

档案开放目录中存储了大量的档案信息，它不仅可以为档案利用者提供档案查寻服务，同时可成为档案馆与档案利用者和外部社会的信息交流工具。档案馆可以通过档案开放目录，向社会宣传、介绍和报道档案文献的内容、价值和作用。同时，各档案馆、档案室之间可以通过档案开放目录连接互通馆室馆藏情况，实现档案资源的共享。

3．管理功能

档案开放目录集中地、浓缩地揭示了馆藏档案情况，其中包括了档案重要的内容和形式特征，是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研的必要手段。档案工作人员可以通过档案开放目录了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况，更好地进行档案开放工作。

（五）档案开放目录的结构

档案开放目录面向社会，利用者通过开放档案目录直接寻找需要的信息。档案开放目录的结构直接影响着其利用效果。

一般来讲，档案开放目录包括封面、前言、正文、附录四个部分。

封面包括档案名称、署名和时间等。

前言也叫序言，是档案目录编制者对编写档案开放目录的总的概述，叙述档案开放目录所遵循的原则及介绍档案的来源、范围、时间等。

正文是开放档案目录的主体部分，主要包括顺序号、作者、时间、文号、文件级标题、档号和增补表。顺序号是开放档案文件排列次序的编号。一个作者所形成的档案文件按时间顺序挨着排，排列时间一般要准确到月。没有时间的文件要进行考证，考证不清月份的，放在当年的后面。考证不清年份的一般不开放。对有重要开放价值，一时难以考证清作者时间的档案文件，可放在近似时间的年末。原文中的各种纪年，一律采用公元纪年。档号是档案文件具体存放全宗、目录、案卷、页数的查找依据。开放档案目录一般以全宗进行，因此全宗号可放在前扉页上注明。目录号、案卷号、页号要进行认真核对，不能张冠李戴，稍有不慎，就会给查阅人员带来极大的困难。标题是正文的核心部分，要进行必要的加工，标题文字结构要完整，内容要概括清楚、简明。对衍、漏字要认真删补，对错别字、异体字、繁体字等要统一使用简化字。

对只有文件名称而未点明内容的标题，要拟写出标题，并用括号括起来，对一文多事的文件，要拟写出主要内容。拟写时要通读全文，把握档案文件的精神实质，使标题内容概括原意，成为全文的总领。

为了给档案开放目录的交流单位及领导提供方便，在正文后要按档案开放目录正文内容的项目要求设制增补表。用于以后收集到的需要开放档案文件的填写，使开放档案目录有一定增补材料的机动余地。

附录放在正文之后。革命历史档案均是在特定的历史条件下产生和形成的，当时新旧政权并存，政权建设错综复杂，行政区划因势而变，有其内容和条件的特殊性。为了有助于利用者查考，理解正文，要依据开放内容的具体情况编写一定的索引、资料图表，向读者作扼要的介绍。