第2章 Excel基本操作

2.1 工作簿

技巧1 将Excel图标锁定到任务栏，以便快速启动Excel

1 在“开始”菜单的“Microsoft Excel 2010”程序图标上单击鼠标右键，单击“锁定到任务栏”命令（如图2-1所示），即可将Excel程序图标锁定到任务栏。

2 使用时直接单击任务栏中的图标（如图2-2所示），即可打开Excel工作簿。

专家点拨

如果需要解除任务栏中的锁定，只需在程序图标上单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中单击“将此程序从任务栏解除”命令即可。

技巧2 使用模板创建特定工作簿的几种方法

在Excel工作簿中有多种使用模板的方式创建工作簿，如电脑上的原有的模板，或网络上的模板等。应用模板创建的工作簿，可以直接在模板上修改数据，而不用再输入一些基本内容和设置格式，省去了很多步骤，提高效率。

方法一：使用本机的工作簿模板

1 单击“文件”选项卡→“新建”菜单命令，然后在“可用模板”下单击“样本模板”选项，如图2-3所示。

2 在展开的“样本模板”窗口中单击需要的模板样式，如“账单”，单击“创建”按钮，如图2-4所示。

3 即可创建“账单”工作簿，如图2-5所示。

方法二：使用网络上的工作簿模板

1 单击“文件”选项卡→“新建”菜单命令，然后在“Office.com模板”列表中选择一种模板，如“费用报表”，如图2-6所示。

2 在展开的“费用报表”窗口中，选择需要的报表模板，如“开业费用清单”，单击“下载”按钮，如图2-7所示。

3 即可自动下载选择的模板，下载完成后自动打开，如图2-8所示。

应用扩展

技巧3 先预览后打开工作簿

如果用户需要打开某工作簿，但用户只记得工作簿的大致内容，而不记得工作簿的名称，如果一个一个打开看比较麻烦，可以通过预览快速地查看工作簿内容。

1 打开存放工作簿的文件夹，选择一个预览工作簿，然后单击“显示预览窗格”按钮，如图2-14所示。

2 单击按钮后，即可在右侧窗口中预览工作簿的内容，通过按钮操作，还可以看到不同工作表中的内容，如图2-15所示。

应用扩展

技巧4 保存Excel工作窗口布局

如果在工作中经常需要同时对某几个Excel工作簿进行编辑，每次要逐一打开这些工作簿稍显烦琐。这时可以将所有工作簿窗口的当前布局保存为工作区文件（*.xlw），下次就可以同时快速打开这些工作簿继续上次的工作。

1 打开所有需保存窗口布局的工作簿，在“视图”选项卡→“窗口”组中，单击“保存工作区”按钮（如图2-17所示），打开“保存工作区”对话框。

2 设置保存的文件名和保存类型，默认名称“resume”，并选择保存的位置，如图2-18所示。

3 单击“保存”按钮，弹出提示对话框，如图2-19所示，单击“全部保存”按钮即可。

4 找到文件保存的位置，双击打开保存的“resume.xlw”文件，即可同时打开这些工作簿，如图2-20所示。

专家点拨

需要注意的是，工作区文件仅仅包括相配信息，而不包含工作簿跟工作表内容。

技巧5 快速关闭多个工作簿

若对打开的多个工作簿进行修改，单击“关闭”按钮后，会弹出提示信息框提示用户进行保存，如图2-21所示，为避免逐一关闭而浪费时间，可采用如下操作方法。

方法一：通过“Shift”键关闭

1 按住“Shift”键的同时，单击主窗口标题栏上的“关闭”按钮，弹出提示信息框，如图2-22所示。

2 单击“保存”按钮，会在关闭当前工作簿的同时进行保存；单击“全部保存”按钮，将保存对各工作簿进行的所有修改；按住“Shift”键的同时单击“不保存”按钮，不保存任何修改。

方法二：通过菜单命令关闭

1 在工作簿窗口中单击“文件”选项卡→“退出”菜单命令（如图2-23所示），即可关闭所有打开的工作簿。

2 执行命令后，如果有修改工作簿内容，也会弹出图2-22所示的提示框，根据需要选择保存的选项即可。

应用扩展

技巧6 不显示“最近使用的工作簿”

使用过Excel 2010的用户应该都注意到，当我们单击“文件”选项卡→“最近所用文件”菜单命令时，右侧就会显示出我们“最近使用的工作簿”清单（如图2-26所示）。这是微软公司为方便用户快速打开最近使用过的Excel文件而设计的。

如果用户不希望别人看见最近使用过的工作簿，可以将此列表清除。

1 单击“文件”选项卡→“选项”菜单命令，打开“Excel选项”对话框。

2 单击“高级”标签，然后将“显示”栏下的“显示此数目的‘最近使用的文档’”设置为0，如图2-27所示。

3 单击“确定”按钮，在“最近使用的工作簿”下就清除了最近打开的工作簿，如图2-28所示。

应用扩展

技巧7 将2003版本的文件转换为2010格式

Excel 2010已经被很多人使用，但有相当一部分人还在使用Excel 2003, Excel 2003文件只能用Excel 2010的兼容模式打开，如图2-33所示，文件打开后在文件名称上会带有“[兼容模式]”4个字，而且无法在Excel 2003文件中使用Excel 2010的新功能。

要想在Excel 2003文件中使用Excel 2010中的新功能，只有通过转换将Excel 2003文件的格式转换为Excel 2010。

1 在安装了Office 2010的电脑上打开所要转换的Excel文件。单击“文件”选项卡→“另存为”菜单命令，打开“另存为”对话框。

2 设置保存的位置和文件名，然后单击“保存类型”下拉按钮，在下拉菜单中选择“Excel工作簿”选项，如图2-34所示。

3 设置完成后，单击“保存”按钮，即可将Excel 2003模式转换为Excel 2010，如图2-35所示。

专家点拨

按照类似的方法操作，也可以将“Excel 2010”版本转换为“Excel 97-2003”版本。

技巧8 用安全方式启动Excel

安全模式的主要好处在于绿色无插件。如今很多软件都会通过插件的方式来集成到Office工具当中，这就使得有些时候Excel的表现与我们想象的有所差别。在进行软件测试的时候，一般选择安全模式，会反映Office的真实状况，其次就是减少问题发生的可能。如果Office经常出错，我们可以在安全模式下运行。如果还是出错则是Office的问题，如果安全模式下稳定，则可以肯定是插件问题。最后，由于少了插件，Office启动速度比安有插件的Office明显加快。

1 单击“开始”按钮，在弹出的菜单的文本框中输入“excel /safe”，如图2-36所示。

2 输入后即会出现“excel /safe”程序图标，单击此图标即可启动Excel安全模式，如图2-37所示。

技巧9 隐藏工作簿中的个人信息

在将工作簿副本交给其他人之前，最好审阅一下个人和隐藏信息，确定是否需要包括图2-38所示的个人信息。在与其他人共享工作簿之前，一般需要删除工作簿和工作簿文件属性中的一些信息。

方法一：直接手动删除

1 单击“文件”选项卡→“信息”菜单命令，然后单击窗口右侧的“属性”下拉按钮，在下拉菜单中单击“显示文档面板”命令，如图2-39所示。

2 执行命令后，即可展开文档面板，直接删除面板中的信息内容（如图2-40所示），再保存工作簿即可。

方法二：利用功能按钮删除

1 单击“文件”选项卡→“选项”菜单命令，打开“Excel选项”对话框。

2 单击“信任中心”标签，然后单击“信任中心设置”按钮（如图2-41所示），打开“信任中心”对话框。

3 在“个人信息选项”标签中单击“文档检查器”按钮（如图2-42所示），打开“文档检查器”对话框。

4 在“文档检查器”对话框中可以看到文档中显示的一些信息，如图2-43所示。

5 单击“检查”按钮，在展开的窗口中可以看到“文档属性和个人信息”所要显示的内容（如图2-44所示），单击“全部删除”按钮即可删除工作簿个人信息。

技巧10 为工作簿“减肥”

很多用户都遇到过Excel文件在使用过程中不断增肥，反应越来越迟钝的现象，甚至发生文件损坏而丢失重要数据的可怕事件。如果是因为有大量数据的输入，那么文件体积增加也无可非议，此时应该通过优化来为工作簿“减肥”。

方法一：清除工作表中多余的格式

我们在应用一些格式设置时，往往为了方便，直接在整行或整列，或者在多行和多列中应用，这样其实是不妥当的。大量的没有用到的单元格被加上了一些格式后，Excel并不总是知道这个单元格是不需要用的，而往往在计算时会包括这些单元格，这势必造成Excel文件体积变大。

1 找到工作表中最右下角的单元格，然后选中这个单元格右边所有的列，然后在“开始”选项卡的“编辑”组中，单击“清除”→“全部清除”菜单命令（如图2-45所示），即可清除格式和内容。

2 选中这个单元格下面所有的行，同样单击“编辑”组中的“清除”→“全部清除”菜单命令，然后保存。

方法二：删除工作簿中多余的对象

工作表中如果存在大量的细小图形对象，那么文件体积就可能在用户毫不知情的情况下暴增，可以利用下面方法快速删除。

1 在工作表中按“F5”键调出“定位”对话框，单击“定位条件”按钮（如图2-46所示），打开“定位条件”对话框。

2 在对话框中选中“对象”单选框，如图2-47所示。

3 单击“确定”按钮，即可同时选中工作簿中的文本框、图形等对象，如图2-48所示，按“Delete”键即可删除。

方法三：清除表格中多余的数据有效性

如果在数据区域中因为不正确的做法而导致大量单元格区域内包含数据有效性的设置，而这些区域根本用不上，那么也会造成文件体积增大，尤其是在数据有效性设置中进行了“输入法”“输入信息”“出错警告”的设置，更具有隐蔽性，一般不易发现。

1 选择工作表中多余的单元格区域，然后在“数据”选项卡“数据工具”组中单击“数据有效性”下拉按钮，在下拉菜单中单击“数据有效性”命令（如图2-49所示），打开“数据有效性”对话框。

2 在对话框中单击“全部清除”按钮，如图2-50所示，即可清除表格中单元格多余的数据有效性设置。

专家点拨

造成工作簿“肥胖”的原因有很多，如含有大量的公式、有大格式的图片等，都可以用类似的方法将其优化、删除，为工作簿减肥。

技巧11 修复受损的Excel文件

在编辑工作簿时有时候会遇到停电等意外情况，这样未保存的部分就会受到损伤，利用修复功能可以修复损坏的部分，保护工作簿完整性。

方法一：手动修复受损的工作簿

1 启动Excel 2010程序，单击“文件”选项卡→“打开”菜单命令，打开“打开”对话框。

2 选中需要修复工作簿，单击“打开”右侧的下拉按钮，在下拉菜单中单击“打开并修复”命令（如图2-51所示），执行命令后，弹出提示对话框，如图2-52所示。

3 单击“修复”按钮，再次弹出对话框，如图2-53所示，直接单击“关闭”按钮即可。

方法二：自动修复因程序故障损坏的工作簿

1 工作簿在非正常模式下关闭，再次打开后左侧会有“文档恢复”窗格。

2 将鼠标指针放在“可用文件”的选项上，会出现下拉按钮，单击此下拉按钮，在下拉菜单中单击“显示修复”命令（如图2-54所示），即可修复工作簿。

方法三：另存为SYLK格式修复损坏的工作簿

1 打开损坏的工作簿，单击“文件”选项卡→“另存为”菜单命令，打开“另存为”对话框。

2 选择保存的位置，单击“保存类型”下拉按钮，在下拉菜单中单击“SYLK（符号链接）”命令（如图2-55所示），最后单击“保存”按钮。

方法四：利用Word修复损坏的工作簿

1 启动Word程序，单击“文件”选项卡→“打开”菜单命令，打开“打开”对话框，在“文件类型”下拉列表中选择“所有文件”选项，如图2-56所示。

2 在“所有文件”中选择需要修复的文件，然后单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，在下拉列表中单击“打开并修复”命令（如图2-57所示），然后转换成文本文件，导入Excel中。

技巧12 Excel文件转化为PDF文档

1 单击“文件”选项卡→“另存为”菜单命令，打开“另存为”对话框。

2 在“保存类型”下拉列表中，把保存类型设置为“PDF”，如图2-58所示。

3 单击“保存”按钮，即可直接以PDF的格式打开工作簿，如图2-59所示。

技巧13 自定义快速访问工具栏

Excel 2010沿用了自Excel 2007新增的自定义快速访问工具栏。自定义快速访问工具栏位于Excel窗口的左上方，显示了Excel中较常用的命令按钮，使用这些命令按钮，比起从选项卡中查找、选择命令要方便、快捷得多。系统默认自定义快速访问工具栏中只有保存、撤销、恢复按钮，如图2-60所示。

方法一：通过快捷按钮设置

1 单击自定义快速访问工具栏右侧的按钮，弹出如图2-61所示的下拉列表。

2 左侧有标志的表示在自定义快速访问工具栏上已显示。单击分隔线上方的命令，可以显示（隐藏）该命令按钮。

3 单击“在功能区下方显示”选项后，自定义快速访问工具栏将会显示在功能区的下方，如图2-62所示。

专家点拨

为自定义快速访问工具栏添加常用命令要以实用为原则。添加命令数量要适当，命令按钮过多不仅影响窗口美观，而且查找起来也要费一番周折，那样就起不到方便用户的作用了。

方法二：通过右键菜单设置

1 在功能区中选择需要添加到自定义快速工具栏中的命令，然后在其上面单击鼠标右键，单击“添加到自定义快速工具栏”命令（如图2-63所示），即可将此命令按钮添加成功。

2 再按照同样的方法添加其他命令按钮，效果如图2-64所示。

应用扩展