1.1 认识PowerPoint

本节教学录像时间：14分钟

1.1.1 演示文稿、PPT和幻灯片的概念

本节就重点介绍演示文稿、PPT和幻灯片的概念。

1.演示文稿

演示文稿是一个由幻灯片、备注页和讲义三部分组成的文档文件，扩展名为.PPT。

当启动PowerPoint时，系统会自动创建一个新的演示文稿文件，名称为“演示文稿1”，以后创建演示文稿的名称默认为“演示文稿2”“演示文稿3”……

2.PPT

PPT是PowerPoint的英文缩写，是制作生成的文件的扩展名。人们一般将PPT当成是PowerPoint文档的代名词。PPT文档可以用来直接演示，制作起来也比较直观、简单。

3.幻灯片

幻灯片是演示文稿的核心部分，演示文稿中的每一页都叫幻灯片。每页幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。一个演示文稿中可以添加多页幻灯片。

1.1.2 PPT的行业应用

PPT在日常工作中非常常用，常用于市场营销、广告、电子商务、人力资源、教育培训以及个人简历等方面。

1.市场营销

市场营销通常指的是在媒体上定位一种产品，市场营销人员常常要写广告词，设计市场营销宣传单和柜台展示，以及制作其他创新的销售材料。

市场营销人员通过结合Office剪贴画、绘图工具以及一些精心选择的字体与边框，完全可以在PPT中创作出非常引人注目的展示幻灯片。

2.广告

广告往往是让人厌烦的，但通过PPT设计的广告更加简单、数据更直接、图示更具体、逻辑更清晰，让人们更容易接受广告内容。下图是用PPT制作的一张戒烟广告。

3.电子商务

电子商务是指通过互联网，以数字的形式表达各种信息而进行的商务活动。电子商务涉及的领域不同，所采用的PPT模板风格也不相同，例如下图是以金黄色为背景的金融行业的PPT模板。

4.人力资源

人力资源部门经常要向新员工做演示，以解释公司的政策和福利，一份设计出色、富于吸引力的演示文稿会使新员工对公司产生良好印象，增加对公司的信心，提高工作积极性。

5.教育培训

大多数培训课都包含一个演讲部分，讲师会概述总体工作规程和公司政策，使用PPT能使课程的演讲部分更为顺利地进行。下图为消防安全知识培训的PPT。

6.个人简历

人事经理一天要看几十甚至上百分简历，如果大家都统一地用Word或Excel表格制作自己的简历，难免会显得呆板、模式化，让人感觉枯燥乏味，从而影响录取概率，如果应聘者能使用PPT来介绍，则会显得轻松有趣，增加录取的机会。

1.1.3 什么样的PPT才是优秀的PPT

一般来说一个优秀的PPT必须具备标题明确、形式合理、逻辑清晰和美观大方4个要素。

1.标题明确

制作PPT通常是为了追求简洁、明朗的表达效果，以便有效地协助沟通。因此，制作一个优秀的PPT必须先确定一个合理明确的目标。

一旦确定了一个合理明确的目标，在制作PPT的过程中就不会出现偏离主题，制作出多页无用内容的幻灯片的情况，也不会在一个文件里面讨论多个复杂问题。

2.形式合理

PPT主要有两种用法：一是辅助现场演讲的演示，二是直接发送给观众自己阅读。要保证达到理想的效果，就必须针对不同的用法选用合理的形式。

如果制作的PPT用于演讲现场，就要全力服务于演讲。制作的PPT要多用图表和图示，少用文字，以使演讲和演示相得益彰。还可以适当地运用特效及动画等功能，使演示效果更加丰富多彩。

发送给多个人员阅读的演示文稿，必须使用简洁、清晰的文字引领读者理解制作者的思路。

3.逻辑清晰

制作PPT的时候既要使内容齐全、简洁、清晰，又必须建立清晰、严谨的逻辑。做到逻辑清晰，可以遵循幻灯片的结构逻辑，也可以运用常见的分析图表法。

在遵循幻灯片的结构逻辑制作幻灯片时，通常一个PPT文件包含10～30张幻灯片，包含封面页、结束页和内容页等。制作的过程中必须严格遵循大标题、小标题、正文、注释等内容层级结构。

运用常见的分析图表法可以便于带领观众共同分析复杂的问题。常用的流程图和矩阵分析图等可以帮助排除情绪干扰，进一步理清思路和寻找解决方案。通过运用分析图表法可以使演讲者表述更清晰，也使观众更便于理解。

4.美观大方

要使制作的PPT美观大方，具体可以从色彩和布局两个方面进行设置。

色彩是一门大学问，也是一个很感观的东西。PPT制作者在设置色彩时，要运用和谐但不张扬的颜色搭配。可以使用一些标准色，因为这些颜色都是大众所接受的颜色。同时，为了方便辨认，制作PPT时应尽量避免使用相近的颜色。

幻灯片的布局要简单、大方，将重点内容放在显著的位置，以便使观众一眼就能够看到。