任务1.1 系统管理员岗位——建账三步曲

1.1.1 工作情境

企业建立筹划也有一段日子了，会计工作也应当纳入企业的正常轨道。如何让会计数据真正进入会计电算化环境呢？首先，要配备相应的软、硬件。计算机早就有了，用友财务软件也到位了，现在最需要的是要使会计数据有个工作的平台。我们先对用友ERP-U8财务软件进行初始设置，给企业建个账套。

1.1.2 岗位描述

系统管理员是指负责对整个账套进行管理的专业人员。该岗位人员负责对各个账套的建立、设置、维护和备份等过程进行管理，同时还为其他各个岗位提供基本的技术支持。根据系统分工的原则，系统管理员不直接参与企业具体业务处理。

1.1.3 背景知识

用友ERP-U8管理软件由多个子系统组成，各个子系统之间相互联系、数据共享，实现财务业务一体化管理。系统管理包括新建账套、新建年度账、账套修改和删除、账套备份，根据企业经营管理中的不同岗位职能建立不同角色，新建操作员以及权限的分配等功能。

系统管理的操作员只有系统管理员（Admin）和账套主管。两者的权限与内容有所差异。系统管理员可以指定账套主管，负责整个系统的安全和维护工作，负责账套管理（建立、引入、输出）、角色和用户设置及相应的权限设置。账套主管负责本账套的维护工作和年度账管理及本账套操作员权限的设置。

系统管理的主要功能如下。

1．账套管理

账套指的是在会计软件中为企业建立的一组相互关联的数据。在用友ERP-U8管理软件中，可以为多个企业或企业内多个独立核算的部门分别建立账套，且各个账套数据之间相互独立，互不影响。系统最多允许建立999个账套。

账套管理包括账套的建立、修改、引入与输出等。

账套的建立、引入与输出由系统管理员进行操作，账套的修改只能由账套主管进行操作。建立账套是指确定核算企业的基本信息和会计核算的部分制度；账套的修改是对建立的账套的部分信息进行查看或修改，但账套号、启用会计期间等相关信息不允许修改；账套的引入与输出通常是指数据的恢复与备份。

2．年度账管理

在用友ERP-U8系统中，每个账套里都存放有企业不同年度的数据，称为年度账。这样便于使用和查看不同核算单位、不同时期的数据。年度账管理主要包括年度账的建立、输出与引入、清空年度账数据以及结转上年度数据等。年度账管理只能由账套主管的身份进行操作。

3．用户及权限管理

为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统；另一方面可以对系统所含的各个模块的操作进行协调，以保证各个模块各负其责，流程顺畅。操作权限的集中管理包括定义角色、设定用户和设置权限。

4．系统安全管理

以系统管理员的身份注册进入系统管理后，可以看到系统管理的功能列表分为上、下两部分，上部分列示的是登录到系统管理的子系统，下部分列示的是登录的操作员在子系统中正在执行的功能。这两部分的内容是动态的，它们都根据系统的执行情况而自动变化。在系统管理中，可以监控并记录整个系统的运行过程、设置数据自动备份、清除系统运行过程中的异常任务等，为企业的财务核算与管理提供了强有力的安全保障机制。

财务管理系统的建账工作是在系统管理中由系统管理员完成的。建立账套一般需要经历3个步骤：第一步，增加操作员；第二步，建立账套；第三步，设置权限。

1.1.4 工作任务

1．任务内容

（1）增加操作员。

（2）新建账套。

（3）设置权限。

（4）启用模块。

（5）数据备份。

2．任务资料

（1）账套信息。

账套号：616；账套名称：江西名峰信息技术有限公司；采用系统默认的账套路径；启用会计日期：2018年1月；会计期间设置：1月1日—12月31日。

单位名称：江西名峰信息技术有限公司；单位简称：江西名峰；单位地址：江西省南昌市北京东路8号；法人代表：张晓健；邮政编码：330000。

（2）核算类型。记账本位币：人民币（RMB）；企业类型：工业；行业性质：2007新会计制度科目；账套主管：李卫；按行业性质预置科目。

（3）基础信息。该企业有外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类。

（4）编码方案。科目编码级次：42222；存货分类编码级次：1223；客户和供应商分类编码级次：223；部门编码级次：12；结算方式编码级次：12。

（5）数据精度。该企业将存货数量、单价小数位定为2。

（6）财务分工（口令自拟）。

201李卫——账套主管：负责账套初始化工作，拥有账套的全部权限。

202李娜——操作员：负责现金、银行账管理工作，具有出纳签字权限；现金、银行存款日记账和资金日报表的查询及打印权限；支票登记权限及银行对账操作权限。

203赵青——操作员：负责总账系统的凭证管理工作，具有总账系统的凭证处理、自动转账定义、自动转账生成、凭证查询、明细账查询操作权限及UFO报表的所有权限。

204陈明——操作员：负责薪资管理系统的所有操作，具有凭证处理、查询凭证及薪资管理系统的所有权限。

205白雪——操作员：负责固定资产管理系统的所有操作，具有凭证处理、查询凭证及固定资产管理系统的所有权限。

206王晶——操作员：负责客户往来和供应商往来管理工作，具有凭证处理、查询凭证及应收款管理系统和应付款管理系统的所有权限。

（7）启用的系统及启用日期。2018年1月1日启用616账套的“总账”系统。

1.1.5 任务实施

实施要求如下。

（1）掌握系统管理模块的各项功能与作用。

（2）根据任务资料，熟练运用系统管理模块完成江西名峰信息技术有限公司的建账工作。

（3）运用系统管理模块对新建账套及用户进行管理维护。

（4）备份账套。

实施的具体步骤如下。

1．注册系统管理

（1）执行“开始”/“程序”/“用友U8 V10.1”/“系统服务”/“系统管理”，进入系统管理界面。

（2）执行“系统”/“注册”，以admin的身份登录，密码为空，账套选择“default”，如图1-1所示。

单击“登录”按钮，则以系统管理员的身份进入系统管理。

2．增加操作员（扫二维码1-1）

（1）在系统管理界面，执行“权限”/“用户”，进入“用户管理”对话框。

（2）单击工具栏中的“增加”按钮，打开“操作员详细情况”对话框。

（3）输入编号“201”、姓名“李卫”、口令暂且不设，在所属角色列表中勾选“账套主管”前的复选框，如图1-2所示，进行保存。

（4）单击“增加”按钮，按上述操作增加其他用户，然后保存设置。设置完成后如图1-3所示。

3．建立账套（扫二维码1-2）

（1）在“系统管理”窗口中，执行“账套”/“建立”，打开“创建账套”对话框。选择“新建空白账套”，单击“下一步”按钮，如图1-4所示。

（2）按任务资料所给内容录入新建账套信息，如图1-5所示。

（3）单击“下一步”按钮，打开“单位信息”对话框，按任务资料要求填写。

（4）单击“下一步”按钮，打开“创建账套—核算类型”对话框，如图1-6所示。

（5）单击“下一步”按钮，打开“基础信息”对话框。分别选中“存货是否分类”“客户是否分类”“供应商是否分类”和“有无外币核算”复选框。

（6）单击“下一步”按钮，打开“创建账套—开始”对话框，单击“完成”按钮，系统弹出“可以创建账套了么？”提示框，如图1-7所示，单击“是”按钮。由于系统需要按照用户输入的上述信息进行建账，因此需要一段时间，请耐心等待。建账完成后，自动打开“编码方案”对话框。

（7）按所给任务资料修改编码方案，如图1-8所示。编码方案的设置，将会直接影响到基础信息设置中相应内容的编码级次和每级编码的位长。

（8）单击“确定”按钮，再单击“取消”按钮，进入“数据精度”对话框，直接单击“确定”按钮，再单击“取消”按钮，采用系统默认的数据精度。

（9）系统弹出建账成功，是否现在进行系统启用的设置的提示框，如图1-9所示，单击“是”按钮，进入“系统启用”对话框，单击“总账”模块前的复选框，设置启动自然日期为“2018-1-1”，弹出“提示信息”框询问“确实要启用当前系统吗？”，如图1-10所示，单击“是”按钮，完成系统的启用。

（10）启用完毕后，单击“退出”按钮。建账过程结束，系统弹出“系统管理”提示框提示“请进入企业应用平台进行业务操作！”，如图1-11所示。单击“确定”按钮返回。

4．设置用户权限（扫二维码1-3）

设置操作员权限的工作应由系统管理员或该账套主管通过执行“系统管理”/“权限”命令完成。在权限中既可以对角色赋权，也可以对用户赋权。

（1）在“系统管理”窗口中，执行“权限”/“权限”，打开“操作员权限”对话框。

（2）首先要选择对应账套，账套号为616，账套时间为2018，从窗口左侧的操作员列表中选择“201李卫”，可以看到“账套主管”复选框为选中状态。

（3）选中“202李娜”，单击“修改”按钮，打开“操作员权限”对话框。

（4）在“操作员权限”对话框中，选中“总账”里的“出纳签字”“现金日记账”“银行日记账”“资金日报”“日记账账簿打印”“支票登记簿”及“银行对账”操作权限复选框，如图1-12所示，单击工具栏上的“保存”按钮，进行保存，完成设置。

（5）采用相同的方法分别给其他操作员按任务资料设置权限，分别如图1-13～图1-16所示。

5．账套备份

（1）在D盘中建立一个文件夹，命名为“财务管理系统实训数据”，用以存放备份的数据。在此文件夹下再建立一个文件夹，命名为“616-1-1”。

（2）由系统管理员注册系统管理，在“系统管理”窗口中，执行“账套”/“输出”命令，打开“账套输出”对话框。

（3）在“账套号”下拉式列表框中选择“[616]江西名峰信息技术有限公司”账套，在“输出文件位置”中选择“D:\ 财务管理系统实训数据\616-1-1\”备份的路径，如图1-17所示，单击“确认”按钮。

如果想要删除账套，就在“账套输出”对话框中选中“删除当前输出账套”复选框，如图1-18所示。

（4）系统弹出“输出成功”提示框，如图1-19所示。单击“确定”按钮，完成备份操作。

1.1.6 评价考核

1．评价标准

根据任务实施的情况，实行过程评价与结果评价相结合。评价标准如表1-1所示。

2．评定等级

根据得分情况评定等级，如表1-2所示。