第六节 学会秘书处

“一大”《章程》第九条规定，理事会根据工作需要设立专门工作机构。机构负责人（即秘书长）由理事会聘任或常务理事兼任。第一届理事会决定设立秘书处并挂靠北京图书馆，北京图书馆副馆长谭祥金担任秘书长，鲍振西、杜克、赵继生、郭松年担任副秘书长。秘书长由挂靠单位北京图书馆推荐，理事会任命。秘书处下设学术秘书组和国际联络组，北京图书馆徐文绪担任学术秘书组组长，杜克兼任国际联络组组长，北京图书馆李勋达任副组长。秘书处是理事会的执行机构，在理事会的领导下，由秘书长或副秘书长主持日常工作。

第二届理事会选举刘德元为秘书长，黄俊贵、阎立中和肖自力任副秘书长。第三届理事会决定，黄俊贵为秘书长，北京图书馆丘东江、民族图书馆馆长李久琦、中国人民大学图书馆孔令乾任副秘书长。1988年4月举行的常务理事会决定，丘东江担任常务副秘书长，北京图书馆张永华为办公室主任。“四大”《章程》规定，秘书长候选人由学会的挂靠单位提名，报理事长批准并任命，交常务理事会备案。副理事长唐绍明兼任秘书长，丘东江担任常务副秘书长，中国人民大学图书馆副馆长孔令乾、民族图书馆馆长李久琦、文化部图书馆司周小璞、中科院文献情报中心曲红担任副秘书长。1994年11月，四届三次常务理事会议决定刘湘生接替唐绍明担任秘书长。第五届理事会任命刘湘生为秘书长，北京图书馆李桂兰担任常务副秘书长，李久琦、曲红、中国人民大学图书馆副馆长刘建良担任副秘书长。

秘书长的职权包括：主持办事机构的日常工作；组织实施年度工作计划，协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作，提名副秘书长以及各办事机构、各专业机构主要负责人，交理事会或常务理事会决定，决定办事机构、代表机构、实体机构专职工作人员的聘用等。秘书处负责提交本年度工作总结和新年度工作计划，报请常务理事会批准后参照执行。

秘书处通常每年举行一次全国省、市、自治区图书馆学会秘书长工作会议，传达贯彻理事会、常务理事会的指示精神，落实各项工作，交流各地方学会的工作，其间给予必要的指导。最初，秘书处承担学术和外事两大块任务。根据图书馆界的需要组织专业研讨，开展各类业务培训，出版学术成果，开展对外交流与合作活动，接待来访外国客人，举办学术研讨，同时协助组团出访。

学会自成立以来始终受到经费短缺的困扰，经费也是秘书处工作和发展过程中的一个重大问题。“一大”《章程》对学会经费来源做了规定，包括国家资助、接受捐赠和其他收入等三项，学会的运作主要依靠国家拨款。“二大”《章程》增加了“有关部门的资助、学会举办的各种事业收入和会费收入”等项内容，出现了以国家拨款为主，适当使用其他收入支持的格局。20世纪80年代中期，学会随着工作展开和活动增加，经费短缺问题凸显出来。“三大”未对《章程》的经费条款做出修改，但是大会的工作报告提出，在不违反政策的前提下可以筹集资金，广开财源，拓宽了学会生存和运作的经费来源渠道，增加学会自身创收的能力。“四大”的《章程》作了进一步细化，它规定除了国家拨款、捐赠和会费，还包括“举办各种事业和咨询活动的收入、学会的基金”。从此时起，学会实行内部改革，提出了争取社会各方面对学会工作的支持，多渠道开辟经费来源。为争取企业的支持，学会把吸收企业团体会员作为一项重要的工作来做。

“五大”《章程》与“四大”《章程》相比较，变化不大，只是直接点明了拨款单位，即中国科协、文化部和北京图书馆，但经费问题没有得到有效解决。第五届理事长徐文伯曾在1998年11月举行的“全国省市自治区图书馆学会秘书长工作会议”上讲话指出，“由过去那种适应计划经济要求，由国家包下来的模式逐步改革成为适应社会主义市场经济要求，自主活动、自我发展的学术性团体”。他要求，学会必须破除计划经济时期形成的“等、靠、要”思想，拓宽思路，寻找、开拓社会主义市场经济条件下自我发展和生存的社会空间。学会领会党中央、国务院对群众性团体的管理办法和相关政策，实行改革，实行多渠道地创收。改变依靠或者主要依靠拨款生存的局面已经成为学会必须面对的严重挑战。

学会作为中国科协的会员机构，积极参加中国科协举办的各项活动。秘书处以中国科协为依托开展科普宣传活动，在增长大众的科学知识，提高民众素质方面开展了不少工作。学会还注意利用这些机会，发扬图书馆界的服务优势，展示学会自身的工作成就。在中国科协“二大”期间，学会与北京图书馆配合会议，举办学会、协会出版物展览，介绍美、英、法、德、苏等国家自然科学技术学（协）会的组织结构、人事管理、经费开支、科研选题、科研等内容，并将“展出书刊目录”分赠大会代表。秘书处在中国科协普及部的支持下，于1991年组织人力编写、摄制了电视专题片《图书馆掠影》和《图书馆——人类知识的宝库》两部电视专题片并于1992年在中央电视台“科技时代”栏目播出，有助于大众对图书馆工作与服务的了解和使用。

进入21世纪以后，学会举行了第六、第七、第八、第九次全国会员代表大会，产生了四届理事会并分别任命了秘书长、副秘书长，具体内容详见表1-2。

学会成立的前20年里，其运作基本上依靠国家拨款的支持。随着改革开放逐步走向深入，以国家拨款为主要经费来源的模式越来越入不敷出。1998年，国家图书馆作为文化部的改革试点单位和全国事业单位改革试点单位实行特殊的政策，秘书处作为国家图书馆的试点单位执行了全面创收政策。从2000年起，秘书处工作人员的工资（包括薪级工资、绩效工资和津贴）以及行政事业费必须自行筹措。学会必须采用以自负盈亏为主要手段，辅之以政府拨款的经费来源模式，支持自身的日常运作。从1998年起改革秘书处的人事制度，专职人员构成由行政调配方式逐步向选聘制和招聘制过渡，实行双向选择、竞争上岗、择优聘任的方式，形成一支精干、高效的队伍。秘书处在节流的同时，大做开辟财源的工作。在举办年会等重大活动中做到“以会养会”，不增加国家的负担；利用自身智力资源、人力资源的优势争取科研项目，为政府和各界献计献策，发挥学科研究的前沿作用；举办形式多样的活动与政府和各界的需求紧密地结合起来，从而获得各方面的支持。在探索和实践的10年中，学会举办了年会、青年学术论坛、百县馆长论坛和未成年人服务论坛，创立新年峰会，推行“理事建议案”，开展志愿者行动、中美图书馆员专业交流项目、未成年人服务提升计划和“阅读推广人”培育行动等重点项目，倡导资源共建共享等专业性工作和活动，推进“全民阅读”“科普教育”等群众性活动，初步摸索出一条适合自身发展的道路，也使秘书处走出低谷，各项工作呈现出新的、活跃的局面。秘书处还开展了以下重要工作。

1．为了加强信息交流，营造促进学术繁荣与事业发展的良好环境，秘书处于2001年建立起自己的网站，并于2003年完成了新版网站的整体框架和主页的设计并投入使用。改版后的网站共设立了15个大栏目、50个分栏目，内容丰富，查找方便快捷。秘书处每周对网络内容进行更新，重要信息随时发布。为保证信息的时效性，加快学会网站的更新频率，从2005年起几乎每天都有新内容的发布，同时加大了图片新闻报道力度。2006年，学会再次对网站进行了全面改版，栏目数增加到数十个，更新的频率更快，并配合重大活动的实时报道。到2008年底，学会网站已建立并随时更新的有14个频道、180个栏目、2300余个网页、1500余幅图片，浏览总量达14万人次。学会和陕西省图书馆学会于2006年11月联合举办了“全国图书馆网站建设研讨会”，讨论网站建设问题。这是图书馆界第一次有关网站的全国性研讨会。从2006年起，秘书处启用“年会征文系统”，使年会征文和评审过程全部通过网络系统完成。学会网站已经成为与广大会员和图书馆工作者进行信息沟通的平台。2015年起，学会秘书处整合已有系统，开发服务更为便捷的会员系统、会议系统、资源共享系统等，打造全新的会员服务信息化平台，并陆续开通微信公众号，开发微网站和会员学习中心，开展重点活动同步在线直播等，较好地契合了“互联网+”、大数据和云计算等新的理念与趋势，为学会事业和我国图书馆事业发展提供了新的助力。

2．学会建立了若干个数据库，为图书馆界提供相关信息。2003年，中国图书馆学会建成包括255位学科带头人、581位科技专家的“中国图书馆学会学科带头人及科技专家库”。秘书处着手“中国图书馆学会个人会员数据库”的建库工作。在对各分支机构、地方学会的个人会员申请表、登记表进行核查和统计的基础上，完成了会员数据的录入工作，能够全面了解全国个人会员的基本情况，为今后开展各项工作提供了便利。

“全国图书馆信息库”始建于2004年，收集各级各类图书馆信息，内容包括基本情况、设施、馆藏、读者服务、数字资源建设、科研与业务合作、馆舍扩建与新馆建设、历史沿革和图书馆介绍等项内容。“全国图书馆信息库”建成以后，学会不断地对该库内容进行整理、充实和更新，为个人会员、团体会员和各类图书馆提供服务，也向出版发行部门和相关公司企业提供使用。2009年，秘书处启用“中国科协个人会员管理系统”，开展咨询、培训，制定相关规则、指导日常使用，保证正常运转，已有14个所属学会使用该系统发展会员。2015年中国图书馆学会会员管理和服务平台成功上线后，这一部分的功能更加完善。此外，在2017年开展第六次全国县级以上公共图书馆评估定级工作中，还研发上线了“全国公共图书馆评估定级管理服务平台”，通过评估定级进一步打造动态的全国公共图书馆大数据服务平台。

3．秘书处从2002年开始申请中国科协的资助，用于支持有关研究项目和科普活动。社区与乡镇图书馆专业委员会申报的“打开信息之门”出版项目、2003年3月“给西部一个支点——西部图书馆信息化示范”项目、“打开信息大门（二）——科普网页”项目、2004年“打开信息之门（三）——汉字，甲骨文到计算机”展览等项目先后获得中国科协的专项资助。此外，“志愿者行动”被纳入中国科协的“继续教育示范项目”而获得资助。此后至2010年，年会、青年学术论坛、高层论坛、中国科协年鉴索引编制等多项科普项目获得中国科协的资助，为学会向社会普及图书馆知识，开展科普研究创造了有利条件。2011年起，学会不仅注重科普推广项目的申报，还着眼于图书馆学科和图书馆优势的专业研究以及联合项目的策划和承接。截至2017年底，获准科协资助的学术研究方面的项目主要有2011～2012年、2014～2015年图书馆学科发展研究，中国图书馆学学科史、学会改革创新和能力建设的国际化比较研究，新媒体联盟地平线报告博物馆版翻译及研究等，获批的学术交流项目主要有中国科协学会创新发展推广工程项目——全国图书馆志愿者队伍的发展与管理、文化强国——图书馆的责任与使命研讨、中国图书馆学会青年学术论坛、现代图书馆与科技融合论坛等，获批的科普推广方面的项目主要有读书知化学——优秀化学类科普阅读推广，中国科协科技期刊展，全国学会科普活动资源包征集推介，美国、加拿大高校科普资源开发开放情况研究等，还有学会改革发展基础工程项目——会员工作体系建设类：完善会员管理服务信息化平台，构建会员之家、“互联网+”下创新会员管理和服务新模式研究，精品科技期刊工程项目——建立期刊国际培训机制等学会服务会员和工作机制方面的项目。

此外，2015年，学会积极策划认真筹备，成功获评中国科协学会创新和服务能力提升工程优秀科技社团项目三类建设单位，2015～2017年每年度将获得中国科协奖建经费100万元，总额300万元，利用资助的经费开展创新项目的探索与实践，还陆续获评承接政府转移职能试点培育项目和扩大试点项目、中国科协创新驱动助力工程项目以及改革发展工程等各类型项目，成为秘书处开展工作和举办活动的重要经费来源。

4．作为多个项目的办公室，学会秘书处承担了项目的联系、协调工作。文化部将多个项目委托中国图书馆学会承接，秘书处作为项目工作办公室，承担联系、协调与组织工作。如全国数字图书馆建设与服务联席会议、县级以上公共图书馆评估定级、全国县级图书馆馆长培训等项目中，学会秘书处发挥了突出的联系协调作用。

学会秘书处注重内部管理和员工能力提升，具有较强的团队凝聚力和战斗力。2014年被挂靠单位国家图书馆评为“先进集体”， 2015年“中国图书馆年会”被评为国家图书馆创新奖。