夯实基础

出纳首先得和钱打交道——现金事项

一说到“出纳”，首先想到的就是与钱打交道，一说到钱，第一印象当然是现金。我的日常工作中，跟现金打交道的业务占据了相当大的一部分，而现金的事项都是需要当时就出结果的，发生差错弥补的难度也大一些，所以必须在办理的过程中小心再小心。

我的装备之一——铁家伙(保险柜)

“工欲善其事，必先利其器。”要想保证现金的安全，保管的装备可不能少。如图3-1所示，看到了吧，这个就是我的助手之一：保险柜，一个很结实的大家伙。

保险柜就放在我的办公桌下面，我在办公室时，钥匙一般是插在上面的，平时的业务也比较多，这样用起来比较节约时间，如果要出办公室的话，我就需要把钥匙拔下来随身带着，不过这个习惯可是在挨了一次批评后才养成的。

刚交接完的第一天，我也是把钥匙插在保险柜上，中午吃饭的时候，我去了饭堂，在临出门时，我想把钥匙拔下来的，后来一想，这会不会显得我对同事不信任啊，还是别做得太明显了，等以后她们不注意的时候再拔吧。

我就这样出去了。

回来时，就看到薛姐脸上的表情不对，比较严肃，看到我她似笑非笑地开了口：“小文啊，看看你保险柜里的钱少了没？我可下手拿了啊！”

这当然是一个玩笑，因为保险柜的钥匙薛姐也有一把。

到这里，需要说明一下，我们公司保险柜钥匙的管理原则是：

保险柜配备了两把钥匙，一把由我保管，供日常工作开启使用；另一把由财务经理负责保管，以备特殊情况下经有关领导批准后开启使用。我是绝对不能将保险柜钥匙交由他人代为保管的。

我有点不好意思，辩解道：“我是看到办公室里你们都在……”后面的话没说出来，心里想“不就是怕显得不信任你们嘛！”

薛姐已经看穿了我的想法，毫不客气地说：“在保险柜钥匙的保管上，就是不应该信任任何人，包括我们在内，而且说实话，你这样子，看着是对我们的信任，但实际上是强加给了我们一个替你看管保险柜的责任，而且如果在这期间真的出什么问题的话，我们可就说不清了，说说你这是爱我们呢还是害我们呢？为了给你看着保险柜，我可连饭都没敢去吃。”

薛姐一直都比较和蔼，这么严厉还是第一次，看来我的错误很严重，我可得好好记住了，绝对绝对不能再犯了！

保险柜的密码是在我与小王交接完后，薛姐告诉我方法，指导我一步步地改了的，这个密码也只能是我们俩知道，不能再“扩散”了。

保险柜的安全性是有保证的，这下我可有保险柜了，以前租的房子还有小偷光顾过，虽然损失不太大，但也让我感觉不安全，呵呵，以后我是不是可以把我的钱和贵重东西也放到保险柜里呢？

心里还是觉得有点不靠谱，偷偷去查了查资料，保险柜内存物的管理是这样的：每日终了后，出纳员应将其使用的空白支票(包括现金支票和转账支票)、银钱收据、印章等放入保险柜内。保险柜内存放的现金应设置和登记现金日记账，其他有价证券、存折、票据等应按种类造册登记，贵重物品应按种类设置备查簿登记其质量、重量、金额等，所有财物应与账簿记录核对相符。

上面这些是一般性的规定，也就是保险柜的作用，不过下一句可是提醒了我：“按规定，保险柜内不得存放私人财物。”

亏得我没有贸然地去问薛姐，也没有自作主张先把自己的东西放在里面，不然可就又得挨批了。也是，如果能把自己的钱放在里面，当我要往出拿的时候，怎么能证明这是我自己的钱，而不是在拿公司的钱呢？这可是一个基本的人品问题！

保险柜的主要功能就是防盗，说到防盗，我们公司采取开放式办公，各部门都在大厅里，只是用高一些的隔断相隔，只有财务室有自己专门的屋子，并安着防盗门，这也是各公司财务室的标志，再加上我的铁家伙，外面大厅里还有值夜班的保安，看来公司的钱应该是很安全了。

不过薛姐说虽然看着防范严密，也不能掉以轻心，听说过有同类的公司被盗过，引以为戒吧，记着每天下班时把保险柜锁好，钥匙随身带着，每天最后一个离开办公室的人一定要再检查一遍并把门锁好，出现问题及时报案就可以了。

此后的工作中，因为我刚接手要学习的东西很多，加班自然也就成了常态，经常的加班中，我养成了一个良好的习惯，就是最后出门前把所有的门窗、保险柜、抽屉等该上锁的地方都检查一遍。这个习惯养成后，日常生活中也很受益啊，我常常会在出门前仔细检查门窗。

交接中，点钞是个问题

在交接的时候，小王拿着钞票，直接“唰唰唰”一会儿就点完了，我可就有点费劲了，一张一张地点，还点了好几遍才把数对上，很是露怯啊！薛姐和小王都没说什么，可我自己有点不舒服了，我可是个要强的人。

公司也配备了一台普通的点钞机，不过我没怎么见小王和薛姐用过，我问过她们，她们告诉我说：“有时可以用它验验钞，但在点数上，它也不是很精确，机器嘛，在转轮的过程中多带一张、少带一张都有可能，点完还得手工再点一遍，数再对不上的话，就又得来一遍。还不如自己掌握了点钞技术，多练习练习，比它还快、还准呢。”

这番话让我下定决心练习自己的点钞速度。

因为经常去银行，也看到银行的工作人员的点钞动作，那可是经过专业训练的！我就在回去以后偷偷地照着样子学，一段时间下来还是很见效的。

银行的工作人员告诉过我有几种点钞的方法，分别是：手持式单指单张点钞法、手持式单指多张点钞法、手持式四指拨动点钞法、手持式五指拨动点钞法、手按式单张点钞法、手按式双张点钞法等。我也用不着学那么多，只要有一种方法能帮助我点得快、点得准就可以了。

薛姐给我示范了第一种比较常用的方法：手持式单指单张点钞法。

基本操作要领如下：左手持票，手心向下，拇指按住钞票正面的左端中央，食指和中指在钞票背面，与拇指一起捏住钞票；左手无名指自然卷曲，捏起钞票后小拇指伸向钞票正面压住钞票左下方；左手中指稍用力，与无名指、小拇指一起紧卡钞票；左手食指伸直，拇指向上移动，按住钞票的侧面，将钞票压成瓦形；左手将钞票从桌面上擦过，钞票翻转，拇指借从桌面上擦过的力量将钞票撑成微开的扇面并斜对自己；右手3个指头沾水，用拇指尖向下捻动钞票右下角，食指在钞票背面配合拇指捻动；用右手无名指将捻起的钞票往怀里弹，边点边记数；点钞时注意姿势，身体挺直，眼睛和钞票保持一定距离，两手肘部放在桌面上。

方法是有了，但是要想把它掌握好，变成自己的东西，可不是一天两天的事儿，我一开始有些着急，薛姐对我说：“这个事儿也不能心急，慢慢来，一开始先要求准，尽量两次点对，在对的基础上再求快。”后来想了想又说，“对了，也可以到开户行领一些点钞练功券，这样可以掌握得更快些。”

有了点钞的方法，我的点钞技术也在一天天进步，看着自己已经能一次点对，速度也越来越快，感觉还不错。

大面额的钱点起来还好说，小面额的钱点起来真是麻烦，我就把小面额的钱也按一定的金额一捆分别扎好，只要保证不动整捆的，每次核对时就可以只算零星的了，还另外用了几个小盒来装硬币，也以同样的方法处理。

在练习点钱加快速度的过程中，我还得多多练习自己的数字计算能力。

薛姐说过：“出纳人员要有很强的数字运算能力……”

当时我的脸上一定表现出不以为然的样子，因为薛姐后面又接着说：“虽然现在的计算工具都先进了，不像以前的出纳还需要苦练打算盘，但你的数字运算能力还是要有意识地加强一下，因为出纳的数字运算往往在结算过程中进行，要按计算结果当场开出票据或收付现金，速度要快，又不能出错。这和事后的账目计算有着很大的区别。账目计算错了可以按规定方法更改，但钱算错了就不一定说得清楚，不一定能改得过来了。”

“我们不是配了计算器吗？那我就多用用这个计算吧！”

“不管你用计算机、算盘、计算器还是别的什么运算器，都必须具备较快的速度和非常高的准确性。在快和准的关系上，作为出纳员，要把准确放在第一位，同时要准中求快。”薛姐提出了工作的标准。

我会收到假钞吗——人民币防伪

这天，办公室的小李紧张地跑过来，问薛姐：“薛姐，您给看看这张钱。有没有什么问题？”

小李平常和我的关系很好，但也知道我在财务方面是一个新人，所以有问题就不找我了，还是直接问薛姐比较靠谱。

薛姐先问：“这张钱是怎么来的？”

小李说：“是办公室处理废品，一大堆纸箱、报纸、杂志也不少钱呢。这不收了一张100元的，我们主管说有点拿不准，还是先来问问你们比较好，省得一会儿我们报账的时候要是有问题，那可就得自己赔了。”

薛姐说：“好的，我明白了。”就拿着钱认真地看了起来。

只见她又是对着光照，又是用手甩，还把钱折回来对了对，然后对小李说：“这张钱没什么问题，就是有些旧了，可能在看水印时有点不太清楚，所以你们主管有些拿不准。”

小李放心地走了。

我看着薛姐熟练的动作，不禁心生羡慕。

突然我有些害怕，对呀，现在假币那么多，我以前怎么没有这个意识呢？我经手的钱里会不会有假钞呢？

还是赶紧请教薛姐吧！

薛姐说：“你能自己想到这个问题很好。因为这么长时间你还没有接触到现金零售的情况，所以对这块儿有可能还不熟。”

“我们公司一般现金收入的情况很少，因为对个人零售不多，对公司的业务以支票往来为主，外地的就走电汇了。从银行取出的现金一般情况下是不会有问题的。”

“对呀，从银行取出来的钱肯定是没问题的。”我插嘴。

“那也不能这么说，从银行取出来的钱只能说一般没问题，凡事不要太绝对。”

看来我的有些想法还是很幼稚。

薛姐继续说：“我们报销的时候，公司内部的员工出于对我们的信任也不会怎么验，虽然钱一出门就概不负责，但是我们有义务保证付出的钱都是真钞，这也就要求你掌握验钞的技术。另外我们也有零售收钱的时候，这个时候验钞能力就格外重要了，要是不小心收了假钞，在交到银行时就会被没收，这部分钱可是得自己补上的。”

看来以前没有遇到这个情况只能说是我的幸运了，以后可不能只凭运气了。我得抓紧学习验钞的知识了。

说到验钞的知识，我知道一般人们都是甩一甩，再对着光看一看。甩是听听钱的声音，声音脆的就是真的了，对着光看呢，就是看水印，现在这一版的还看背面中间的安全线。

这些知识属于比较浅显的，听说现在许多假币可都做得跟真的差不多了，光凭这些知识就不够用了，还得再往深里学习学习啊！

薛姐告诉我，基本上先从听、看、摸这几方面大体检查一下。

听是听纸张甩起来的声音，真币纸张挺韧、耐折、不宜撕裂，抖动或弹的时候声音很清脆，假币声音发闷、容易撕断。

看是看钞票的水印是否清晰，有无层次感和立体效果，真币安全线迎光清晰可见，假币的安全线平视可见，迎光则模糊不清；再看看人像图案是否有层次感、立体感。

最后再用手摸一摸，真币手感光洁、厚薄均匀并有韧性，凹凸感明显；假币厚薄不均、手感粗糙、松软、有涩感，还有的表面涂有蜡状物，手摸打滑。

这就基本上搞明白了，学到这些知识后，我养成了一个习惯，只要一拿到钱，我就得检查检查，按照这几个步骤统统来一遍，不知这是不是也属于职业病的一种呢？呵呵！

有一天在看电视时，还看到一位专家的验钞方法。她是位经济警官，说拿到钱后，用指甲去刮一下头像的头发处，真币的头发纹路很清楚，假币现在还达不到这种水平，这是一个最简便的方法了。

“那要收到假钞怎么办？”我对自己的验钞能力不是很有信心，先问问后路吧！

“如果当面没有验出的，收了假币只能自认倒霉，自己把钱补上了。”

“那要是当面验出的，我们就得给没收了吧？”我傻傻地问。

“那可不行，我们可没这么大的权力，假钞没收权属银行、公安和司法部门，财务部门是无权没收的。如果银行在办理业务时发现假币，得有两名以上业务人员当面收缴，对假的纸币就直接盖上一个‘假币’的章。然后银行会出一个《假币收缴凭证》，如果觉得银行的判断不准，也可以在3天内申请鉴定一下。”

“那就白白收走了？怪不得有些人不小心收了假币后就想办法再花出去呢，要不被没收了也是损失啊。”小市民心态！

“那可不行，国家规定了：单位和个人持有仿造、变造的人民币的，应当及时上交中国人民银行、公安机关或者办理人民币存取款业务的金融机构；发现他人持有仿造、变造的人民币的，应当立即向公安机关报告。明知是假币还出售或是运输的，就得追究刑事责任了，就算构不成犯罪，也得受15日以下拘留和1万元的罚款呢。这可不是闹着玩儿的。”

在薛姐讲解的过程中，我也顺手将保险柜里的钞票拿出来对比着看，这时一张很旧的百元面额钞票让我担心起来。

“薛姐，来看看，这张不会有什么问题吧？”

薛姐又检查了一遍，说：“只是旧了，没什么大问题。”

“那这张钱还付得出去吗？要是我，我可不收。”

“那你就哪天去银行的时候跟银行换一下吧。”薛姐笑着说。

“银行不收手续费吧？我可听说有时只能兑出来一半呢。”我一脸认真地说。

“哦，那不是手续费，只是银行对残币的兑换是有标准的，有的能全额兑，有的只能半额兑。银行对脏了、破了、磨了的都叫残币。要是面额能看出来，票面剩余四分之三及以上的，图案文字能原样连接的残缺污损人民币，银行就会全额兑换；要是剩下二分之一到四分之三之间的，图案文字也能原样连接的残缺污损人民币，或者是正好十字形少了四分之一的，银行就只兑给一半了。” 薛姐知道得真全面。

“明白了，回头我就去把这张钱换一下。”又学到了新知识，我窃喜。

现金不够了，去银行取吧——取款

一天忙忙碌碌下来，有些晕头转向，这时薛姐又问了我一个问题，“你现在手头大概有多少现金？”

“呃……”我一时答不上来。

赶紧拿出账来瞄了一眼，好在这两天比较清静，凭证不是很多，我的余额数和实存数的差距不大，“还有10000元左右。”我们日常现金的事项并不多，所以现金也没有太多的储备。

“明天可是公司的报销日了，你得取点现金备用啊！”

“好的。”我答应得挺痛快。

薛姐有些狐疑地看看我，又开口道：“那你是明天一早去？”

“是啊。”

“那你的支票不先填好？明早一来一盖章就能去了。”

支票？不是转账才用支票吗？取现金我还以为是带着银行认证卡就能拿到钱呢。

看着我一头雾水的样子，薛姐觉得有些好笑：“取现得带着现金支票去才能办理，支票上有金额和印鉴，你当是个人去银行取钱啊，到那儿现说个数人家就给你钱了？”

我赶紧打开保险柜，把放支票的夹子取了出来。

和小王交接时，我只是对支票的号码比较在意，因为小王的交接单上写明了支票的号码，其实人家也写支票种类来着，我没太注意，交接完后，支票就进了保险柜锁起来了。现在仔细看看，还真是有两种类别，现金支票与转账支票。

这个我就能分清了，支票上印有“现金”字样的为现金支票，支票上印有“转账”字样的为转账支票，现金支票只能用于支取现金，转账支票只用于转账，不可支取现金，如图3-2、图3-3所示。

认识支票后，我就开始在上面填写内容，为了防止出错，我先在下面打了一个草稿，把要写的内容先试写一下，说到数字及大写，我可是练习了好久呢。

完整的支票需要填好日期、收款人、金额(大小写要相符)。日期的填写必须大写，日期大写时如果是一个数字的月份必须要在前面加个零。例如8月应写成零捌月。10月要写成零壹拾月；11月写成壹拾壹月。10日前都写成零几日；10日、20日、30日前必须加个零。例如10日应该写成零壹拾日。支票正面加盖银行预留印鉴(财务专用章和法人章)有效期：从出票的当天算起10天，遇到法定假期顺延。

其实日期的填写还比较好办，我们公司配有专门的日期戳子，直接一盖就好了。

在填写支票时，大写可不是我们平常所用的汉字，它有专门的写法，分别是“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾”。

阿拉伯数字的书写也有专门的要求，要倾斜一个角度，在支票上和凭证上填写时需要把数字尽量写小一些，如果是在账上写的时候只能占据格儿的三分之一，以利于改错。这个规定现在已经不是很强调了，对于数字的要求只是写整齐就可以了，但要说到美观，我觉得还是以前的这个规定更胜一筹。

薛姐也要求我苦练汉字、阿拉伯数字，提高写作概括能力，使别人见其字如见其人，一张书写工整、填写齐全、摘要精炼的票据能表现一个出纳员的工作能力。

这就又说到了平常的业务技能的提高问题。俗话说“台上一分钟，台下十年功。”这对出纳工作来说是十分适用的。在平常的工作中，我深切地认识到出纳工作需要很强的操作技巧。打算盘、用电脑、填票据、点钞票等，都需要深厚的基本功，好在现在不需要打算盘了。

薛姐也说过：“作为专职出纳人员，不但要具备处理一般会计事务的财会专业基本知识，还要具备较高的处理出纳事务的出纳专业知识水平和较强的数字运算能力。提高出纳业务技术水平关键在手上，打算盘、用电脑、开票据、都离不开手。而要提高‘手上功夫’，关键又在勤，勤能生巧，巧自勤来。有了勤，就一定能提高出纳方面的技术操作水平。”

现在继续说我的现金支票，填写完日期和金额后，在单位上填“本单位”或是盖上我们公司的一个专门的长条章(上面是公司的全称)。然后就是填写用途了。现金支票必须在规定范围内填写，用途不能超范围，否则是提不出现金来的。

现金支票与转账支票的登记事项是差不多的，主要是现金支票要登记清楚用途，转账支票是可以授权补记的；在现金支票上银行预留印鉴正面与背面都要留，而在转账支票上正面是付款人的银行预留印鉴，背面是收款人的银行预留印鉴。

在薛姐一步步地指导下，一张完整的现金支票总算是完成了，不过说实话，说得简单，我在具体写的过程中，还是出了好几次差错。先是在写金额时一时紧张对错了位，想取1万元的，却写了个10万元，废了一张支票；第二张终于金额写对了，薛姐看了看说大写汉字没有顶头写，这里薛姐又补充了一下，“在写支票时，一定记得要封口。也就是说，在写金额的小写时前面要写上￥，大写一定要顶着头写，这样也是为了防止支票给出后被人篡改”。得，又一张报废了。

盖印鉴也是需要一定技巧的，不能盖得太轻也不能盖得太重，太轻了看不清楚，太重了会影响票面的清晰。在盖印鉴的时候支票下面还要垫着印鉴垫儿，这样盖出来比较清楚。

说起印鉴，还有一个小插曲，刚接手时，我看到方的人名章上缺了一个角，还以为是章用得太多，有了磨损，曾好心地向薛姐建议：“我们公司的章磨损得太厉害了，这样会不会影响公司形象？也会影响银行的验证吧，要不我们重新刻一个？”

薛姐大笑着说：“这是故意的，各单位人名章缺角的部位不一样，这样就可以防止别人私刻印鉴，给公司造成损失了。”

“哦，不过如果有人见过我们的人名章的缺角部位，也见过我们的财务章，照着刻一个怎么办？我们公司的钱不就被划走了？”

薛姐说：“不会这样，你现在去银行少，没有见过她们验证印鉴的方法。我们在开户时就在银行预留了印鉴片，每次我们办理业务时银行都会对印鉴片与票据上的印鉴进行对比，她们是把支票的印鉴以随意的一个角度对折后，与印鉴片上的印鉴拼对，要求能完整地拼出印鉴来才能通过验证，而且这样的拼对要求换一个角度再来一次，两次都能对得上才行，这样就基本能保证印鉴是真实的。”

“哦，是这样啊，怪不得有时看到支票的印鉴部分有十字形的对折痕迹呢，是这样来的呀。”我恍然大悟。

“呵呵，一般我们是不会看到这样折过的支票的，偶尔几张就有可能是发生退票了。也许是在验证过印鉴后发现票面有问题或是账面余额不足。”

折腾了几次后，我填写的现金支票终于可以去取现金了，当然在报废了这么多张现金支票后，我还需要购买新的现金支票。

现金支票的购买需要填写一张单据，如图3-4所示。是用来向银行支付工本费和手续费的，单据上面需要盖上印鉴。

去了银行，怀着忐忑的心情交上了这些票据，心里一直在盘算如果他们问我什么问题该怎么回答，有了问题怎样向人请教可以不显得自己太不专业，如果没通过就用最快速度回到公司再改正返回来，明天要用现金了，今天可一定要取到手。

结果，银行的柜员接过去，审核完后没有提出任何问题，就递出来了支票和现金，让我的满腔说词化为乌有，看我有点发懵，柜员还好心地提醒我：“现金点点啊！”

现金取多少合适——现金库存管理

回到公司后，我略带得意地向薛姐讲了银行取款的过程，这也是在一开始的学习中养成的一个习惯，办完事回到公司后，总是向薛姐讲一讲办理的过程和遇到的问题。

薛姐很支持我的这种做法，说这样就可以进步得更快，因为在向她讲述的过程也是一个自己归纳整理的过程，如果做对了，那么解决问题的方法也得到了分享；如果有什么问题，也许自己没有发现，在讲述的过程中，旁观者清，问题能及时被发现，解决起来就会容易一些；另外经常互相说一说工作上的事儿，可以在一些重要的问题上互相提醒一下，也增加了工作中的沟通。

今天又取了1万元，加上原有的库存，应该够支付这两天的报销款了，不过要临时有业务人员来借款怎么办？我知道他们的用款量比较大，而且报销的数额也大一些。这次取款的数额是薛姐定的，她问了问我的现金数就说让我取1万，这个数是怎么定出来的？反正是取一次，能不能多取点儿？

薛姐说：“你以后干得时间长了也就能估计出来了，我们公司的报销是一周两次，所以也不会有太多的票据集中在个人手上，一般费用报销是工程师的车费和销售人员的车费及招待费，有这些钱就差不多了。如果有大额的支出，一般会提前申请或是通知我们一声，不会有突然的大额出现。而且明天报销你今天先把预估的钱数提出来后，如果明天再有情况可以临时再去取。这样就不会在保险柜里存太多的现金，要不然把小偷招来怎么办？”

对呀，先保证基本，再灵活处理突发事件。

“那我们每天取多少钱或是去多少次银行会有限制吗？”我心里想着如果需要用钱多可怎么办呢。

“规定的库存现金限额是由企业开户银行所核定。核定的依据一般是企业3～5天的零星支出。最多不能超过15天的开支量。”薛姐总是先讲规定。

“那我们3～5天的零星支出银行怎么会知道？”我很纳闷。

“现在的银行是商业银行，不像以前对国有企业管理那样严格。我们一般用款不超过5万元就行，次数倒是没有严格的限制，不过我们也应该减少来回往返的路程，提高效率吧，时间都花在路上了，这一天可就不出活儿了。如果有特殊用款需求时，可以向银行申请大额用款，20万元以下问题都不大。”

“哦，那反正我们也有4家银行，也可以每家取点吧？”我自作聪明地问。

“这可不行，银行账户有基本户和一般户，只有基本户才可以提现。”薛姐纠正道。

下班了，我能直接撤吗——现金日盘月清

今日事今日毕，这是在干出纳的过程中我体会最深的一点。

现金的清点必须在当天完成，实存数与账面数要进行核对，不然第二天来发生不符时就不能弄清是数字错误还是发生被盗了。

薛姐还补充了一点：“有什么问题也是当天能回想起来，过了一夜后，再想昨天的事儿就容易有遗漏，就不大容易找到错误在哪儿。所以作为出纳，日清月结是基本要求。”

“就是得‘今日事今日毕’吧？”我按常理推测。

“对，所谓日清月结就是出纳员办理现金出纳业务，必须做到按日清理，按月结账。日清月结是出纳员办理现金出纳工作的基本原则和要求，也是避免出现长款、短款的重要措施。”

“是的，我最怕的就是差钱了。”我把自己的担心说了出来。

“是的，收付现金都是当面处理，如果出现问题，再找回来的可能性就不大了，不像其他的账务改正的可能性还能大些。”薛姐对这点表示赞同，“所以在处理涉及现金的事情时，一定要谨慎小心，多过两遍手。”

薛姐还提醒了我，收付现金有几个容易出错的时间。

刚上班时：这个时候还没有做好准备工作，常用的工具也还未准备好。如果直接接待客户或员工就会导致手忙脚乱，东找西翻，发生错误也在所难免。

快下班时：这个时候急于回家，思想不集中，就容易核对马虎，容易出错，反而早走不了。

工作忙时：这个时候可能同时处理的事情较多，有点应接不暇，过分紧张，这样在处理一些常规的业务时会大意，不按操作程序办事，省略一些看似不重要的环节，但财务工作的逻辑性是很强的，省略一步就会埋下一定的隐患。

工作闲时：同样，工作太轻闲时也容易出错，聊天、打电话、看电脑，都会导致注意力分散，从而影响到工作的准确性，不过薛姐也说了，在这里工作轻闲的时候可是不多哦。

节假日前后：节前急于放假，节后心情难以尽快平静下来，而且如果假期时间比较长的话，有一些经济事项有可能记得不太清楚。

突发事件：在应付突发情况时，可能会打乱正常的工作节奏，而且突发情况会带来精神的紧张与程序的混乱，对习惯于按部就班的人来说是一个挑战。“在我们公司可是挑战时时有哦。”薛姐打趣道。

如果想规避这些情况，那还是得回到出纳的基本心理素质和工作习惯上来。

“上班早来一会儿，下班晚走一会儿，也许不会占用太多的时间，但是心态上就会放松下来，这样出错的概率就会小一些。平常在工作中养成随时记录的习惯，有利于节后快速进入工作状态。另外就是一开始提过的，培养自己多线程工作的能力。这样工作比较忙或是遇到突发事件时就有能力保持工作节奏，不会慌了手脚。”

我觉得这虽然可以说是一个技术上的解决方法，是为了解决出错的问题，但说到底还是一个工作态度和心理素质的问题，如果能有一个良好的工作态度和工作习惯，再加上平常的心理上和技能上的训练，避免出错还是可行的。

薛姐还教给了我一个小技巧，那就是对数字差错的一个9倍数验证法。这个方法对于常出现的写错位数很管用。薛姐给我验证了一下，比如把500写成了50，那么最后的余额就会相差450，这时用450除以9就会得到50，那么就在记录中寻找50，核对每一笔的原始凭证与记账凭证，就能找出出错的地方。

同样，如果把50写成500，也可以用此方法顺利找出。

这个查错的方法对我的现金日记账或是银行存款日记账这样有余额的账户很管用，因为不涉及平行登记，只存在金额的差别。

薛姐又引申了一下，说如果是平行登记的账，有可能发生记错方向，或是漏登一方的情况，这样的话还有其他的方法可以查找。

“二除法”就是针对记错方向的错误，在登账时，如果错将借方金额记为贷方金额，或者错将贷方金额记为借方金额时，必然会出现一方合计数增多，而另一方合计数减少，这样出现的差数是记错数字的两倍，是个偶数，这个时候就是用差数除以2，再去账中找这个数，如果没有其他差错的话就能迅速找到错处。

如果只是漏记了一方，那么就直接找差额的数，也可以找到。

如果出现账不平的情况，那么用这些方法，能节约查找错误的时间，当然如果不是这几种错误情况，就只能一笔笔地核对了，业务少时还好，如果业务多的情况下，那个工作量可真是……

所以最好的办法就是在登账时细心些，查错方法可以知道，最好用不上。

除了核对现金外，每日清理中还包含了需及时处理的一些业务，比如对现金收入的处理。这个在《会计法》中是有规定的：“企业当日的销售收入，应当当日送存银行，如果当日送存银行有困难的，由开户银行确定送存时间。不允许坐支，即不得从企业现金收入中直接支付。”

这样，如果当天有现金收入的话，还得记着在下班以前及时去银行交款。我们公司的现金收款业务很少，所以这种情况就不多见，偶尔发生一笔时很容易忘记去银行交款。

去银行交款需要填写“现金送款计数单”，如图3-5所示。

其他的事宜，不牵涉现金时可以第二天再来继续处理，比如对原始凭证的粘贴等等工作，但我对自己的要求是把这些也能尽量做完。

薛姐对我的这个做法很是欣赏，说这是个好的工作习惯，因为在我们公司，永远不知道明天的工作量是什么样的情况，突发情况太多，所以往前赶才能防止工作的堆积。

相关链接

现金管理的规定大部分与银行的规定有关，而现金事项一旦有处理失误的地方，弥补的可能性要小于其他事项。掌握好现金的相关处理规定，才能在处理现金相关事宜时得心应手，尽量少出差错。

第五套人民币防伪特征

第五套人民币包括如下防伪特征(以100元、20元为例)。

水印：人民币100元为毛泽东人头像固定水印；20元为荷花固定水印。

红、蓝彩色纤维：在第五套人民币100元、20元的票面上，可看到纸张中有红色和蓝色纤维。

安全线：人民币100元为磁性微文字安全线；20元为明暗相间的磁性安全线。

手工雕刻头像：人民币100元、20元正面主景毛泽东头像，均采用手工雕刻凹版印刷工艺，形象逼真、传神，凹凸感强。

隐性面额数字：人民币100元、20元正面右上方有一装饰图案，将票面置于与眼睛接近平行的位置，面对光源作平面旋转45°或90°角，可看到面额100、20字样。

光变面额数字：人民币100元正面左下方用新型油墨印刷了面额数字“100”，当与票面垂直观察其为绿色，而倾斜一定角度则变为蓝色。

阴阳互补对印图案：人民币100元正面左下角和背面右下方各有一圆形局部图案，透光观察，正背图案组成一个完整的古钱币图案。

雕刻凹版印刷：人民币上中国人民银行行名、面额数字、盲文面额标记等均采用雕刻凹版印刷，用手指触摸有明显凹凸感。

号码(凸印)：人民币100元为横竖双号码，横号为黑色，竖号为蓝色；20元为双色横号码，号码左半部分为红色，右半部分为黑色。

胶印缩微文字：人民币100元、20元多处印有胶印缩微文字“RMB100”“RMB20”的字样。

专用纸张：人民币100元、20元采用特种原材料由专用抄造设备抄制的印钞专用纸张印制，在紫外光下无荧光反应。

变色荧光纤维：人民币100元、20元在特定波长的紫外光下可以看到纸张中随机分布有黄色和蓝色荧光纤维。

无色荧光图案：人民币100元、20元在正面行名下方胶印底纹处，在特定波长的紫外光下可以看到面额“100”“20”字样，该图案采用无色荧光油墨印刷，可供机读。

有色荧光图案：人民币100元背面主景上方椭圆形图案中的红色纹线，在特定波长的紫外光下显现明亮的橘黄色；20元背面的中间在特定波长的紫外光下显现绿色荧光图案。

胶印接线印刷：人民币100元正面左侧的中国传统图案是用胶印接线技术印刷的，每根线均由两种以上的颜色组成。

凹印接线印刷：人民币100元背面面额数字“100”、20元正面左侧面额数字“20”是采用凹印接线技术印刷的，两种墨色对接自然完整。

凹印缩微文字：人民币100元、20元在正面右上方装饰图案中印有凹印缩微文字，在放大镜下，可看到“RMB100”“RMB20”字样。

磁性号码：用特定的检测仪检测，100元的黑色横号码和20元的双色横号码中黑色号码有磁性，可供机读。

现金使用范围

按国家有关规定，现金可在下列范围内使用：

● 给职工个人的工资、各项工资性补贴；

● 支付给个人的劳务报酬；

● 支付各种抚恤金、学生奖学金、丧葬补助费；

● 支付出差人员必须随身携带的差旅费；

● 根据国家规定颁发给个人的科学、技术、文化、教育、卫生、体育等各种奖金；

● 各种劳保、福利费用以及国家规定对个人的其他支出；

● 结算起点以下的零星支出，现行规定的结算起点为1000元；

● 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

库存现金限额管理

库存现金限额，是指为保证各单位日常零星支付按规定允许留存的现金的最高数额。库存现金的限额，由开户行根据开户单位的实际需要和距离银行远近等情况核定。其限额一般按照单位3～5天日常零星开支所需现金确定。远离银行机构或交通不便的单位可依据实际情况适当放宽，但最高不得超过15天。

一个单位在几家银行开户的，由一家开户银行核定开户单位库存现金限额。

凡在银行开户的独立核算单位都要核定库存现金限额。

办理库存现金限额的一般程序为：首先，填制现金库存限额申请批准书；然后，报送开户银行签署审查批准意见和核定数额。

库存现金限额经银行核定批准后，开户单位应当严格遵守，每日现金的结存数不得超过核定的限额。如库存现金不足限额时，可向银行提取现金，不得在未经开户银行准许的情况下坐支现金；库存现金限额一般每年核定一次，单位因生产和业务发展、变化需要增加或减少库存限额时，可向开户银行提出申请，经批准后，方可进行调整，单位不得擅自超出核定限额增加库存现金。

现金管理八不准

现金管理八不准：

● 不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金；

● 不准谎报用途套取现金；

● 不准单位间相互借用现金，扰乱市场经济秩序；

● 不准利用银行账户，代其他单位和个人存入或支取现金，逃避国家金融监管；

● 不准将单位收入的现金以个人名义储蓄；

● 不准保留账外公款；

● 不准发行变相货币，不准以任何内部票据代替人民币在社会上流通；

● 未经许可，不得坐支。

按日清理内容

按日清理，是指出纳员应对当日的经济业务进行清理，全部登记日记账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点数核对相符。

按日清理的内容如下。

● 清理各种现金收付款凭证，检查单证是否相符，也就是说各种收付款凭证所填写的内容与所附原始凭证反映的内容是否一致；同时还要检查每张单证是否已经盖齐“收讫”“付讫”的戳记。

● 登记和清理日记账。将当日发生的所有现金收付业务全部登记入账，在此基础上，看看账证是否相符，即现金日记账所登记的内容、金额与收/付款凭证的内容、金额是否一致。清理完毕后，结出现金日记账的当日库存现金账面余额。

● 现金盘点。出纳员应按券别分别清点其数量，然后加总，即可得出当日现金的实存数。将盘存得出的实存数和账面余额进行核对，看两者是否相符。如发现有长款或短款，应进一步查明原因，及时进行处理。所谓长款，是指现金实存数大于账存数；短款，是指实存数小于账面余额。如果经查明长款属于记账错误、丢失单据等，应及时更正错账或补办手续，如属少付他人则应查明退还原主，如果确实无法退还，经过一定审批手续可以作为单位的收益；对于短款如查明属于记账错误应及时更正错账，如果属于出纳员工作疏忽或业务水平问题，一般应按规定由过失人赔偿。

● 检查库存现金是否超过规定的现金限额。如实际库存现金超过规定库存限额，则出纳员应将超过部分及时送存银行；如果实际库存现金低于库存限额，则应及时补提现金。