第1章 初识Office 2016

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高手指引

Office 2016是常用办公工具的集合，主要包括Word 2016、Excel 2016、PowerPoint 2016和Outlook 2016等组件。通过Office 2016，可以实现文档的编辑、排版和审阅，表格的设计、排序、筛选和计算，演示文稿的设计和制作，以及电子邮件收发等功能。

重点导读

认识Office 2016

掌握Office 2016安装与卸载的方法

熟悉Office的版本兼容

使用帮助系统

1.1 Office 2016及其组件

本节视频教学录像：3分钟

Office 2016办公软件中包含Word 2016、Excel 2016、PowerPoint 2016、Outlook 2016、Access 2016、Publisher 2016、InfoPath 2016、Lync、OneNote、SkyDrive Pro和Visio Viewer等组件。下面介绍Office 2016中最常用的办公组件：Word 2016、Excel 2016、PowerPoint 2016和Outlook 2016。

1.文档创作与处理——Word 2016

Word 2016是一款强大的文字处理软件。使用Word 2016，可以实现文本的编辑、排版、审阅和打印等功能。

2．电子表格——Excel 2016

Excel 2016是一款强大的数据表格处理软件。使用Excel 2016，可对各种数据进行分类统计、运算、排序、筛选和创建图表等操作。

3．演示文稿——PowerPoint 2016

PowerPoint 2016是制作演示文稿的软件。使用PowerPoint 2016，可以使会议或授课变得更加直观、丰富。

4.邮件收发——Outlook 2016

Outlook 2016是一款运行于客户端的电子邮件软件。使用Outlook 2016，可以收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等。

1.2 Office 2016的安装与卸载

本节视频教学录像：6分钟

软件使用之前，首先要将软件移植到计算机中，此过程为安装；如果不想使用此软件，可以将软件从计算机中清除，此过程为卸载。

1.2.1 计算机配置要求

要安装Office 2016，计算机硬件和软件的配置要达到以下要求。

1.2.2 安装Office 2016

计算机配置达到要求后就可以安装Office 2016软件。安装Office 2016比较简单，只需要双击Office 2016的安装程序，系统即可自动安装Office 2016，稍等一段时间，即可成功安装Office 2016软件。

提示

安装Office 2016的过程中不需要选择安装的位置以及安装哪些组件，默认安装所有组件。

1.2.3 修复Office

安装Office 2016后，如果使用Office的过程中出现异常情况，如不能正常启动或者自动关闭，就可以对其进行修复操作，修复Office 2016的具体操作步骤如下。

➊ 单击【开始】【Windows系统】【控制面板】菜单命令。

➋ 打开【控制面板】窗口，单击【程序和功能】超链接。

➌ 打开【程序和功能】对话框，选择【Microsoft Office专业增强版2016 -zh-cn】选项，单击【更改】按钮。

➍ 在弹出的【Office】对话框中单击选中【快速修复】单选项，单击【修复】按钮。

➎ 在【准备好开始快速修复】界面单击【修复】按钮，即可自动修复Office。

1.2.4 卸载Office 2016

不需要Office 2016时，可以将其卸载。

➊ 打开【程序和功能】对话框，选择【Microsoft Office专业增强版2016 -zh-cn】选项，单击【卸载】按钮。

➋ 在弹出的对话框中单击【卸载】按钮即可卸载Office 2016。

1.3 软件版本的兼容

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Office系列软件不同版本之间可以互相转换格式，也可以打开其他版本的文件。

1.3.1 鉴别Office版本

目前常用的Office版本主要有2003、2007、2010、2013和2016。那么应如何识别文件使用的Office版本类型呢？下面给出两种进行鉴别的方法。

1.通过文件后缀名鉴别

文件后缀名是操作系统用来标志文件格式的一种机制，每一类文件的后缀名各不相同，甚至同一类文件的后缀名因版本不同后缀名也有所不同。

常见应用组件后缀名的区别如表所示。

2.根据打开模式鉴别

Office 2007、2010、2013 和 2016 版本的后缀名一样，不容易区分，最简单的方法就是打开文件，如果高版本的办公软件打开低版本的文件时，标题栏中会显示 “兼容模式”字样。下图所示为Word 2016打开Word 2010创建文档后的效果。

1.3.2 打开其他版本的Office文件

Office的版本由2003更新到2016，新版本的软件可以直接打开低版本软件创建的文件，也可以将新版本的文件另存为低版本类型，使用低版本软件打开编辑。

1.Office 2016打开2003格式文件

使用Office 2016可以直接打开2003格式的文件。

将Word 2003格式的文件在Word 2016文档中打开时，标题栏中则会显示出【兼容模式】字样。

2.使用Office 2003打开Office 2016创建的文件

使用Word 2003也可以打开Word 2016创建的文件，只需要将其类型更改为低版本类型即可，具体操作步骤如下。

➊ 使用Word 2016打开随书光盘中的“素材\ch01\产品宣传.docx”，单击【文件】选项卡，在【文件】选项卡下的左侧选择【另存为】选项，在右侧【这台电脑】选项下单击【浏览】按钮。

➋ 弹出【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表中选择【Word 97-2003文档】选项。

➌ 文档的后缀名将以“.doc”显示，单击【保存】按钮即可将其转换为低版本。

提示 Office 2007、Office 2010、Office 2013和Office 2016后缀名格式相同，四者之间均可互相打开，但使用高版本软件打开低版本文件时，将提示“兼容模式”。

1.3.3 另存为其他格式

使用Office 2016创建好文档后，有时为了工作的需要，需要把该文档保存为其他格式，如上节所讲述的2003版本格式，还可以转换为PDF格式、XML格式和网页格式等其他格式。

1.将Word文档转换为PDF格式

➊ 打开随书光盘中的“素材\ch01\产品介绍.docx”文档，选择【文件】【导出】菜单项，在右侧【导出】区域选择【创建PDF/XPS文档】选项，并单击【创建PDF/XPS】按钮。

➋ 在弹出的【发布为PDF或XPS】对话框中选择文档存储的位置，单击【发布】按钮。

➌ 转换完成之后的格式如下图所示。

提示 在【另存为】对话框中单击【保存类型】后的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择【PDF】选项，也可以将文档以PDF格式存储。

2.将Word文档转换为网页格式

➊ 打开随书光盘中的“素材\ch01\产品介绍.docx”文档，选择【文件】【另存为】菜单项，选择保存路径，弹出【另存为】对话框。

➋ 在弹出的【另存为】对话框中的【保存类型】下拉列表中选择【网页】，然后单击【保存】按钮。

➌ 转换完成之后在Word 2016文档中打开后，其后缀名显示为“.htm”，如下图所示。

提示 转换为其他格式的方法与上述相同，只需在【另存为】对话框中的【保存类型】下拉列表中选择相应的格式类型，然后单击【保存】按钮即可。

1.4 综合实战——Office 2016的帮助系统

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Office 2016有非常强大的帮助系统，可以帮助用户解决应用中遇到的问题，是自学Office 2016的好帮手。来自Office.com的帮助是网络在线支持站点，从中可以获得Office的最新信息，搜索本地帮助无法解决的问题，还可以参加在线培训课程。下面以Word 2016为例进行介绍。

➊ 单击文档右上角的【帮助】按钮或按【F1】键，弹出【Word 2016帮助】对话框。

➋ 在主要类别下列出了Word 2016常用的帮助类别，如入门、创建文档和设置文档格式、添加页眉和页脚等，单击要寻求帮助的类别，即可显示该类别下的详细选项。单击要查看的连接，如单击“添加页眉和页脚”类别下的“添加图像到页眉或页脚”连接。

➌ 即可看到详细的帮助内容。

提示 单击【后退】按钮，可后退到上一个页面；

单击【前进】按钮，可前进到下一个页面；

单击【主页】按钮，可快速返回帮助主页；

单击【打印】按钮，可将搜索结果打印出来；

单击【改变文字大小】按钮，可增大字体，再次单击将减小字体。

➍ 此外，用户还可以通过搜索的方法获取帮助，返回主页，在搜索框中输入要搜索的内容，例如输入“设置字体”，单击【搜索】按钮。

➎ 即可显示搜索结果，单击要查看的帮助连接。例如这里单击第一个连接。

➏ 即可显示详细的帮助内容。

高手私房菜

本节视频教学录像：2分钟

技巧：修复损坏的Excel 2016工作簿

这里以修复损坏的Excel 2016工作簿为例，具体的操作步骤如下。

➊ 启动Excel 2016，创建一个空白工作簿，选择【文件】选项卡，在列表中选择【打开】选项，在右侧选择打开工作簿存放的路径，如选择【这台电脑】选项，单击【浏览】按钮。

➋ 弹出【打开】对话框，选择损坏的工作簿，单击【打开】按钮后方的下三角箭头，在弹出的下拉列表中选择【打开并修复】选项，如下

图所示。

➌ 弹出【Microsoft Excel】对话框，单击【修复】按钮，即可将损坏的Excel工作簿修复并打开。