1.5 Office 2016的基本操作

本节视频教学时间：14分钟

Office 2016软件包含有许多常用的基本操作，掌握这些基础操作是学习Office办公的第一步，下面以Word 2016软件为例来讲解Office 2016的基本操作。

1.5.1 软件的启动与退出

使用Word 2016编辑文档之前，首先需要掌握如何启动与退出Word 2016。

1.启动Word 2016

启动Word 2016的具体步骤如下。

1 单击【开始】按钮

单击【开始】按钮，在打开的开始界面选择【所有应用】【Word 2016】命令。

2 启动Word 2016

随即会启动Word 2016，在打开的界面中单击【空白文档】按钮。

3 新建空白文档

即可新建一个名称为“文档1”的空白文档。

除了使用正常的方法启动Word 2016外，还可以在Windows桌面或文件夹的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】【Microsoft Word文档】命令。执行该命令后即可创建一个Word文档，用户可以直接重新命名该新建文档。双击该新建文档，Word 2016就会打开这篇新建的空白文档。

2.退出Word 2016

退出Word 2016文档有以下几种方法。

（1）单击窗口右上角的【关闭】按钮。

（2）在文档标题栏上单击鼠标右键，在弹出的控制菜单中选择【关闭】菜单命令。

（3）单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。

（4）直接按【Alt+F4】组合键。

1.5.2 Office 2016的保存和导出

文档的保存和导出是非常重要的，因为在Word 2016中工作时，所建立的文档以临时文件保存在电脑中，只要退出Word 2016工作成果就会丢失。只有保存或导出文档才能确保文档不会丢失。

1.保存新建文档

保存新建文档的具体操作步骤如下。

1 新建并编辑Word文档

新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

2 单击【浏览】按钮

此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】区域，在【另存为】界面中选择【这台电脑】，并单击【浏览】按钮。

3 单击【保存】按钮

打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。

2.保存已有文档

对已存在文档进行再次编辑后有3种方法可以保存更新。

（1）单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

（2）单击快速访问工具栏中的【保存】图标。

（3）按【Ctrl+S】组合键实现快速保存。

3.另存文档

如需要将文件另存至其他位置或以其他的名称另存，可以使用【另存为】命令。将文档另存的具体操作步骤如下。

1 新建并编辑Word文档

在已修改的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【另存为】选项。

2 单击【保存】按钮

在【另存为】界面中选择【此电脑】选项，并单击【浏览】按钮。在弹出的【另存为】对话框中可以更改文档所要保存的位置，在【文件名】文本框中输入要另存的名称，单击【保存】按钮，即可完成文档的另存操作。

4.导出文档

还可以将文档导出为其他格式。将文档导出PDF文档的具体操作步骤如下。

1 单击【文件】选项卡

在打开的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【导出】选项。在【导出】区域单击【创建PDF/XPS文档】项，并单击右侧的【创建PDF/XPS】按钮。

2 单击【发布】按钮

弹出【发布为PDF或XPS】对话框，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【PDF（*.pdf）】选项。单击【发布】按钮，即可将Word文档导出为PDF文件。

1.5.3 自定义功能区

功能区中的各个选项卡可以根据用户需要进行自定义设置，包括命令的添加、删除、重命名、次序调整等。以Word为例自定义功能区的具体操作步骤如下。

1 选择【自定义功能区】选项

在功能区的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【自定义功能区】选项。

2 打开【Word选项】对话框

打开【Word选项】对话框，单击【自定义功能区】选项下的【新建选项卡】按钮。

3 自动创建选项卡

系统会自动创建一个【新建选项卡】和一个【新建组】选项。

4 单击【重命名】按钮

单击选中【新建选项卡（自定义）】选项，单击【重命名】按钮。弹出【重命名】对话框，在【显示名称】文本框中输入“实用工具”，单击【确定】按钮。

5 单击【确定】按钮

单击选中【新建组（自定义）】选项，单击【重命名】按钮，弹出【重命名】对话框。在【符号】列表框中选择组图标，在【显示名称】文本框中输入“学习”，单击【确定】按钮。

6 单击【添加】按钮

返回到【Word选项】对话框，即可看到选项卡和选项组已被重命名，单击【从下列位置选择命令】右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【所有命令】选项，在列表框中选择【词典】项，单击【添加】按钮。

7 单击【添加】按钮

此时就将其添加至新建的【附加】选项卡下的【学习】组中。

8 增加效果

单击【确定】按钮，返回至Word 界面，即可看到新增加的选项卡、选项组及按钮。

1.5.4 通用的命令操作

Word、Excel和PowerPoint中包含有很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤销、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。

1.复制命令

选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。

2.剪切命令

选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。

3.粘贴命令

复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴用户复制或剪切的文本。

4.撤销命令

当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤销】按钮，或按【Ctrl+Z】组合键撤销上一步的操作。

5.恢复命令

执行撤销命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤销的操作。

6.查找命令

需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容。

7.替换命令

需要替换某些内容或格式时，可以使用替换命令。单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可。