2.1 制作《工作总结》

本节视频教学时间：12分钟

把一个时间段的工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，找出成绩和不足，就可以总结经验。工作总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考，肯定成绩、找出问题、归纳经验教训、提高认识、明确方向，以便进一步做好工作，并把这些用文字表述出来。本节就以制作《工作总结》文档为例，介绍Word 2016的基本操作。

2.1.1 新建空白文档

在使用Word 2016制作《工作总结》文档之前，首先需要创建一个空白文档。启动Word 2016软件时可以创建空白文档，具体操作步骤如下。

1 启动Word 2016软件

单击电脑桌面左下角的【开始】按钮，在弹出的下拉列表中选择【所有程序】【Word 2016】选项，即可启动Word 2016软件。

2 单击【空白文档】按钮

打开Word 2016的初始界面，在Word开始界面，单击【空白文档】按钮。

3 创建空白文档

即可创建一个名称为“文档1”的空白文档。

2.1.2 输入文本内容

文本的输入非常简便，只要会使用键盘打字，就可以在文档的编辑区域输入文本内容。

由于Windows的默认语言是英语，语言栏显示的是美式键盘图标，因此如果不进行中/英文切换就以汉语拼音的形式输入的话，那么在文档中输出的文本就是英文。输入中文文本的具体操作步骤如下。

1 切换输入法

单击任务栏上的美式键盘图标，即可将输入法切换为中文。

2 输入中文

之后根据文本内容输入相应的拼音，并按空格键即可，例如这里输入“销售一部年底总结”。

3 输入英文

在编辑文档时，有时也需要输入英文和英文标点符号，按【Shift】键即可在中文和英文输入法之间切换。切换至英文输入法后，直接按相应的按键即可输入英文。数字内容可直接通过小键盘输入。

2.1.3 内容的换行——软回车与硬回车的应用

在输入的过程中，当文字到达一行的最右端时，输入的文本将自动跳转到下一行。如果在未输入完一行时就要换行输入，也就是产生新的段落，则可按【Enter】键来结束一个段落，这样会产生一个段落标记“”。此时的按【Enter】键的操作可以称为硬回车。

如果按【Shift+Enter】组合键来结束一个段落，会产生一个手动换行符标记“”，也称为软回车。虽然此时也达到了换行输入的目的，但这样并不会结束这个段落，只是换行输入而已。实际上前一个段落和后一个段落之间仍为一个整体，在Word中仍默认它们为一个段落。

2.1.4 输入日期内容

在文档中可以方便地输入当前的日期和时间，具体操作步骤如下。

1 打开素材文件

打开随书光盘中的“素材\ch02\《工作总结》.docx”文档，将其中的内容复制到“文档1”文档中。

2 单击【日期和时间】按钮

把光标定位到文档最后，按两次【Enter】键换行，单击【插入】选项卡下【文本】选项组中的【日期和时间】按钮。

3 选择一种日期格式

在弹出的【日期和时间】对话框中，设置【语言】为“中文”，然后在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，单击【确定】按钮。

4 将日期插入文档

此时即可将日期插入文档中，效果如下图所示。

5 单击【日期和时间】按钮

再次按【Enter】键换行，单击【插入】选项卡下【文本】选项组中的【日期和时间】按钮。在弹出的【日期和时间】对话框的【可用格式】列表框中选择一种时间格式，选中【自动更新】复选框，单击【确定】按钮。

6 将时间插入文档

此时即可将时间插入文档，效果如下图所示。

2.1.5 保存文档

文档的保存和导出是非常重要的。在使用Word 2016编辑文档时，文档以临时文件的形式保存在电脑中，如果意外退出Word 2016，则很容易造成工作成果的丢失。只有保存或导出文档后才能确保文档的安全。

1.保存新建文档

保存新建文档的具体操作步骤如下。

1 单击【保存】选项

新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

2 单击【浏览】按钮

此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】区域，在【另存为】界面中选择【这台电脑】选项，并单击【浏览】按钮。

3 保存文档

打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。

4 名称已经更改

保存完成，即可看到文档标题栏中文档的名称已经更改为“《工作总结》.docx”。

2.保存已有文档

对已存在文档有3种方法可以保存更新。

（1）单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

（2）单击快速访问工具栏中的【保存】按钮图标。

（3）使用【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。

2.1.6 关闭文档

关闭Word 2016文档有以下几种方法。

（1）单击窗口右上角的【关闭】按钮。

（2）在文档标题栏上单击鼠标右键，在弹出的控制菜单中选择【关闭】菜单命令。

（3）单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。

（4）直接按【Alt+F4】组合键。