常量化——增效的基础

当某件事情、某个信息、某种决策会被高频、反复、多人使用时，若能将其中不变的、可以确定的部分固化下来，并且分层、分类，变成一组常量、模板，那就可以大大提升企业管理的效率。

在企业内部，当一方想要将信息传递给另一方，或要从另一方那里获取某些信息时，如果使用大段的文字赘述，即使其中语法精确、措辞严谨，也难免因阅读者水平不足或理解出现分歧而导致传递的误差。

在现代电子学中，由于模拟信号在传输中很容易受到干扰而失真，于是便有了通过数字信号替代模拟信号进行通信的方式。数字信号虽然比模拟信号略有损失，但其保证了传输的稳定和高效。这种技术是现代电子行业进步的关键。

在企业内的沟通中，存在一种类似的量化增效通信规律。

当你要进行某种信息调查、收集性工作时，量化的思路可总结为图4-2所示的内容。

即“变作文题为问答题，变问答题为填空题，变填空题为选择题，变选择题为判断题”！

假如你正在设计一张调查表，需要调查一下《需求部门对现有供应物资的意见和建议》，最简单的做法是，发给每个需求部门的岗位一张白纸，让他们自由发挥，直接写出来答案。

等收集好了这些文稿后，你可能会发现很多员工的字迹乱得几乎无法识别，加上他们的文字表达能力、学历、性格、心情等差异巨大，有的人只写了廖廖几句，而有的人虽然长篇大论却没说到点子上。

最后的结果是，这些反馈信息很难被利用，整理它们还要耗费大量的时间，同时也大大耽误了反馈人的时间，降低了他们反馈的意愿。

假如你改变一下调查的手段，用电子邮件或企业QQ的方式调研，然后把问题细化成如下若干小问题，情况就会大不一样。

对可采购品类充足程度有无意见？

对已采产品质量情况的评价如何？

对交货及时性的评价如何？

对价格成本有无意见？

对采购员工作态度的评价如何？

这次你得到的反馈显然会强于上次，至少你能把反馈信息很快地根据小问题进行分类，以便于查阅。

顺着这个逻辑进一步优化，每个问题的回答中，真正有变化的可能只有几个点，其他不变的信息可以被固化，这样就能实现变问答题为填空题。

例如，“对交货及时性的评价如何”这个问题可以变成“采购订单的交货及时性是否令您满意：_________；您认为___________类采购订单的交货期还有提升的必要？”

进一步将上面填空中的内容变成【很差/不满意/一般/满意/很好】、【商品/物料/固定资产/备货/紧急/新品】这样的选项，也就实现了变填空题为选择题的过程。

对于只有两种可能答案的选择题，可进一步量化成判断题。最后，只需被调查者在调查表上轻松地打几个对勾。这样，你就可以快速对反馈意见进行统计分析，找到其中的重点，也能大大节省填表人的时间，提升他们参与的积极性。

与调查表的量化相似，当你要向对方表达信息时，进行演讲、工作汇报、宣传产品、教育培训的时候，这种逐层量化的方式也能起到很好的效果，其思路可以总结为图4-3所示的内容。将内容合理分块，提炼知识点并形成关键词后进行分层、分类、分步处理，从而总结出其中的固有关系、趋势规律，并精简成符号，最终实现内容的量化分解，提升表述的效率。

与问题或内容量化原理相似，对于日常工作中反复用到的文档、表格、报告，可通过固化的方法，将其变成模板。这种固化实际上就是一种常态化、常量化、标准化、统一化的过程，它是“常量化”的另一重含义。例如，采购合同模板、工作日志模板、库管手工账模板、盘点表模板、工作周报月报模板、工作邮件模板、会议纪要模板、各种申请的模板等。

成熟的供应链管理者，往往有一套模板系统，大多数常见的业务都能找到配套的模板，而不用每次都去创造。这些模板是从历史的成功案例中总结而来的，是常量化的成果，它的完善程度是高水平管理的体现，如图4-4所示。

成熟完善的模板体系，对于那些需要不断自我复制扩张的企业，那些需要开分厂、分店、下级代理的企业，是最有价值的、必备的管理工具。对于人员流动性强的企业，这些模板有助于业务的固化，摆脱对人员素质的依赖，简化对新人的培训。