第二节　采购组织的职能和分工

对于企业来说，组建采购部门，应结合自身实际情况和发展需求，来建立、健全采购部的组织结构，做到职责分工明确、人员配置优化，从而提高采购工作绩效。

一、采购部门建立方式

1.按物品类别分类

依主原料、一般物料、机器设备、零配件、工程发包、修护与保养等类别，将采购工作分由不同单位的人员办理。此种组织方式可使采购人员对其经办的物料项目相当专精，比较能够发挥“熟能生巧”及“触类旁通”的效果。这也是最常见的采购部门建立方式，对于物料种类繁多的企业特别适用。

如图1-4所示的就是按物品类别分类建立的采购组织。

图1-4　按物品类别分类建立的采购组织

2.按采购地区分类

依物品的采购来源分设不同采购部门，如国内采购科、国外采购科。这种工作划分方式，主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对采购人员的工作条件要求也不同，所以分别设立部门以利管理；且上级管理人员必须就相同物料比较国内、国外采购的优劣，判定采购项目应该划归哪一部门办理。

如图1-5所示的就是按采购地区分类的采购组织。

图1-5　按采购地区分类的采购组织

3.按采购价值分类

采购次数少但价值高者，交予高层管理人员负责；反之，授予基层采购人员。这种建立采购部门的方式，主要让高层管理人员能够对重大的采购项目倾力处理，达到降低成本的目的；并让高层管理人员有多余的时间，对采购部门的人员与工作绩效加以管理。

如表1-1所示的就是按物料价值分工的采购组织。

表1-1　按物料价值分工的采购组织

4.按采购物品重要性分类

将策略性项目（利润影响程度高，供应风险高）的决定权，交予最高阶层（例如主管采购的副总经理）；将瓶颈项目（利润影响程度低，供应风险高）交予较高阶层（例如物流经理）；杠杆项目（利润影响程度低，供应风险低）交予中阶层（例如采购科长）；将非紧要项目（利润影响程度低，供应风险低）交予较低阶层（例如采购人员）。

如表1-2所示的就是按采购物品重要性分工的采购组织。

表1-2　按采购物品重要性分工的采购组织

5.按采购功能分类

依采购过程，将询价、比价、议价、决策，分由不同人员负责，产生内部牵制作用。这种组织方式，以采购业务最庞大（每月可达数万件以上）的企业为宜；借此可将采购业务“分工专业化”，以避免由一位采购员担任全部有关作业可能造成的弊端。

如图1-6所示的就是按采购功能分类的采购组织。

图1-6　按采购功能分类的采购组织

6.采购部门作业方式的比较

以上采购部门的组织，除第五种是按功能来建立，也就是按专业分工的方式将采购人员编组（即分段作业的采购方式）外，其余四种方式，是责成采购人员担任全部有关作业，包括开发供应商、询价、议价、订购、催货等工作，也是一贯作业的采购方式。

其优缺点如表1-3所示。

表1-3　采购部门作业方式的比较

二、采购部门职责的确定

1.按作业功能划分

采购部门职责按作业功能划分，具体如表1-4所示。

表1-4　采购作业功能职责表

2.按管理阶层划分

采购部门职责按管理阶层划分，具体如表1-5所示。

表1-5　采购管理阶层划分职责表