1.2　文档编排和版面设计

1.2.1　文本编辑

1.输入文本

创建了新文档后，在文本编辑区中将出现一个闪烁的光标，它表明目前可编辑的位置。用户可使用系统中已经安装的输入法输入文本。

注意：安装Office后，“微软拼音”输入法会自动安装，在该输入法中可使用【Shift】键切换中英文输入法，也可以使用输入法自带的手写功能（即输入板）输入文本，输入板如图1-19所示。

2.选择文本

选择单行文本时，将鼠标指针移动到需要选择的文本行左侧空白处单击，即可选择该行文本。

选择整段文本时，将鼠标指针移动到需要选择的文本段左侧空白处双击，即可选择该段文本。

选择整篇文档时，将鼠标指针移动到文档左侧空白处连续快速单击三次，即可选择整篇文档，或者使用快捷键【Ctrl+A】选择整篇文档。

选择连续文本时，将鼠标指针移到需要选择的文本的第一个字符前，按住鼠标左键拖动到需要选择的文本的最后一个字符处释放鼠标左键即可。

选择非连续文本时，按住【Ctrl】键的情况下，再按住鼠标左键拖动选择各个文本即可。

选择矩形文本块，按住【Alt】键的情况下，再按住鼠标左键拖动即可选择一块矩形的文本。

3.复制文本

在编写文档时，经常需要在不同的地方使用相同的文本，这时可以使用Word的复制功能，复制功能是通过“剪贴板”来完成的。

单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”按钮，可将当前选中的文本复制到剪贴板中。

单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，可将剪贴板中的内容复制到光标所在位置。

剪贴板是Windows系统中的信息共享区域，它不仅可以保存文本信息，还可以保存图形图像等多媒体信息，在Word 2010中，剪贴板中最多可以存放24个内容，查看剪贴板中的内容可以单击“开始”选项上“剪贴板”右下角的对话框启动器按钮，打开“剪贴板”任务窗格，在该窗格内可以看到剪贴板中保存的所有内容。

使用快捷键可以提高工作效率，“复制”的快捷键是【Ctrl+C】，粘贴的快捷键是【Ctrl+V】。

注意：使用“粘贴”功能时，Word默认将原有文本格式一起复制，如果需要粘贴不带格式的文本，可以在“粘贴”下拉列表中选择“只保留文本”，或者，在“粘贴”下拉列表中选择“选择性粘贴”，弹出“选择性粘贴”对话框，如图1-20所示，在该对话框中，用户可以选择更多的粘贴形式。

4.移动文本

当需要将文档中一部分文本从一个地方移动到另一个地方时，可以使用Word的移动功能。

单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“剪切”按钮，可将当前选中的文本复制到剪贴板中，并在当前位置删除该文本。单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，可将剪贴板中的内容复制到光标所在位置。用户也可以在选中文本的情况下，直接按住鼠标左键，将文本拖动到目标位置。

5.查找文本

使用Word提供的“查找”功能，可以方便快捷地找到用户所需的文档内容。单击“开始”选项卡“编辑”组中的“查找”|“高级查找”按钮，弹出“查找和替换”对话框，如图1-21所示。在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，然后，单击“查找下一处”按钮即可。

Word在查找时可以使用通配符功能，通配符是一种特殊符号，主要用来进行模糊查找，详细功能如表1-1所示。

6.替换文本

在Word文档中可以使用“替换”功能来实现用某个指定文本批量替换另一个指定文本。单击“开始”选项卡“编辑”组中的“替换”|“高级查找”按钮，弹出“查找和替换”对话框，如图1-22所示，在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，即被替换文本；在“替换为”文本框中输入替换文本，单击“替换”按钮即可替换当前位置后的第一个满足条件的文本；单击“全部替换”按钮可以替换当前文档中所有满足条件的文本。

替换功能还可以实现批量设置文本格式的功能，在“替换”选项卡中单击“格式”按钮，弹出格式设置菜单，如图1-23所示，使用该菜单可以设置文本的格式。单击对话框中的“特殊格式”下拉按钮，可以指定Word文档中不方便使用键盘输入的一些特殊符号，如图1-24所示。

7.格式化文本

在Word文档中可以对输入的文本进行格式设置，例如，文本的字体、字号、颜色等，与文本的格式有关的设置都集中在“开始”选项卡的“字体”组中，如图1-25所示。

如需要更多的格式设置功能，可单击“字体”组右下角的对话框启动器按钮，弹出“字体”对话框，Word提供的所有文本格式设置都包含在该对话框中，如图1-26所示。

当多处文本使用同一格式时，可以使用“格式刷”功能。用户可以先选择源文本，然后，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“格式刷”按钮，这时鼠标指针会变为带有小刷子的形状，用该小刷子刷到目标文本上，即可把源文本的字体、字号等格式设置应用到目标文本上，鼠标指针会恢复原来状态。在“格式刷”上双击，可以刷多个目标文本，直到再次单击“格式刷”取消该功能为止。

部分字符格式设置效果如图1-27所示。

8.撤销操作

在编辑文档时，有时会出现误操作，例如，删除了不该删除的内容等，这时，Word提供了撤销功能，可将文档恢复到执行该操作之前的状态。

用户可以在快速访问工具栏中单击“撤销”按钮，即可撤销前一次的操作，撤销操作的快捷键是【Ctrl+Z】。

如需撤销连续的多个操作，可以连续多次使用该功能，也可以单击快速访问工具栏中“撤销”下拉按钮，在弹出的下拉列表中列出了此前的一系列操作，最新的操作排列在最上方，单击需要撤销的多个连续操作中最下方的操作即可恢复。

9.自动更正

自动更正是Word的一个非常自动化的功能。它能自动修正用户文档中的一些错误，也可以使用“自动更正”功能将词组、字符等文本替换成特定的词组、字符或图形，从而提高输入和拼写检查效率。除了默认的自动更正项目，用户也可以根据实际需要设置自定义的自动更正项目。

例如，在英文输入法状态下输入“-->”可以自动更正为“”，输入“<=>”可以自动更正为“”，输入“：）”可以自动更正为“☺”。

如果用户不希望保留Word自动更正的结果，可以使用【Backspace】键删除自动更正效果并还原初始的输入文本。

在Word中设置“自动更正”选项属性可以单击“文件”|“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“校对”，如图1-28所示，单击“自动更正选项”按钮，弹出“自动更正”对话框，如图1-29所示，在该对话框内可以对该功能进行相应的设置。

10.拼写和语法检查

编辑文档时，Word会自动检查用户输入的文本是否有拼写和语法错误，如发现错误，Word会给予提醒。

当文本下方出现红色波形下画线时，Word提示有拼写错误。

当文本下方出现绿色波形下画线时，Word提示有语法错误。

如需取消自动检查功能，可单击“审阅”选项卡“语言”组中的“语言”|“设置校对语言”按钮，弹出“语言”对话框，如图1-30所示，勾选“不检查拼写或语法”复选框即可。

11.字数统计

Word提供了字数统计功能，该功能可以统计整个文档所包含的页数、字数、行数、段落数等。用户可以单击“审阅”选项卡“校对”组中的“字数统计”按钮，弹出“字数统计”对话框，如图1-31所示，在该对话框中可以看到Word统计的相应信息。

12.翻译

Word提供多个语种的翻译功能，用户可单击“审阅”选项卡“语言”组中的“翻译”|“翻译所选文字”命令，打开“信息检索”任务窗格，如图1-32所示，在搜索文本框内输入要翻译的文本，单击“开始搜索”按钮即可。如需切换翻译的语种可单击面板中的“翻译为”下拉按钮，在下拉列表框中显示了Word可提供翻译功能的所有语种。

单击“审阅”选项卡的“中文简繁转换”组，如图1-33所示，可以实现中文简体和繁体之间的转换。

注意：Word提供的翻译功能较为简单，故译文可能会出现各类翻译错误，仅供参考。