- 时间管理手账:聪明人都在用的手账笔记术
- 徐铁 邱晨
- 1003字
- 2024-11-02 04:50:54
明确完成每一项任务的时间节点
在制订计划或者任务的时候,除非有明确的起始日期,否则很多人都会感到困惑,这个目标我到底应该设定在什么时间完成。
这个问题非常重要,因为一旦没有明确的时间限制,大部分人就会很自然地进入拖延状态,对完成目标和自己的习惯养成都十分不利。
那么我们到底如何去设置完成每一项任务的时间节点呢?
将不可见的时间变得可见
一天24小时,除去睡觉的时间,大多数人的活跃时间基本在6:00—24:00,我们可以在手账中画出简易的时间指示图,把不可见的时间呈现在手账上。
纵向的时间轴可以清晰明了地表示时间,右侧写上这个时间的任务或者目标,这样每分每秒都会变得清楚可见。在此之上,我们还可以把时间轴和To-do-list结合起来,比如,在8:00—10:00,可以写下三个任务,完成后即可打钩确认。
预估任务用时和实际任务用时
对于一些任务的完成,我们可能会做出错误的判断。如写一个报告,自己觉得在30分钟内就可以完成,实际操作的时候,却用了整整两个小时。且不说是否有其他事件干扰,这个预估用时和实际用时的差距就是问题。对此,我们在记录任务时,要做好预判。
同样也是利用时间轴计时,如下图的周例会,我们原先安排的时间是8:00—9:00,我们在这里可以用蓝色的笔画一个向下的箭头,表示这个区间的预估时间是一个小时。当周例会结束后,如果发现超时了,可以在刚才的蓝色箭头旁边用黑色的笔再画一个箭头,箭头指到9:30处,表示实际用时,同时在一旁写上超时的原因。
有的时候,我们觉得会议的超时稀松平常,但当你把一天的时间都如此记录之后,你会发现有些工作来不及完成,就是因为其他任务超时导致时间不够,毕竟每个人每天的时间都是有限的。
这样比对的办法,可以逐渐让我们养成合理规划时间的习惯。除此之外,我们针对每项任务,都可以用手账进行时间分配。每天用饼状图做一次总结,发现花费时间不合理的地方,去总结和改进,你也会成为手账时间管理达人。
预留弹性时间
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人不是机器,没有办法像机器人一样完全按照时间表工作。没有休息时间,即便精力再充沛,也会在工作中打盹。就像每堂课45分钟,之后需要休息10分钟。
工作也是如此,人不可能一直处于高效工作的状态,需要安排一定的缓冲时间。
弹性时间既包括休息时间,也包括超出自己预期的工作时间。原计划3小时完成的工作,至少得预留半个小时,3个半小时才是我们的预估时间。3个半小时之后,再加上10分钟的休息,这样我们的任务时间才足够 合理。
手账效果图