第二节　销售合同的管理制度

××公司销售合同管理制度

一、目的

为规范公司销售合同管理，防范与控制销售合同风险，维护公司的合法权益，现结合公司的实际情况，特制定本管理制度。

二、本制度主要适用于销售部。

三、制度内容

1.空白合同的领用

(1)销售合同由合同管理员统一管理，销售代表如果需要使用合同，可直接到合同管理员处领取空白盖章合同。

(2)销售代表每次领取各类普通合同时只能领取一份，销售主管以上人员每次最多领取三份不同种类的合同。

(3)未入职及新入职的销售代表在领取合同时除本人在《合同领用登记表》上签字外，还须部门经理签字后方可领取。部门经理必须监督员工合同的使用情况。

2.空白合同的使用期限

如空白合同超过一个月未使用的，可以持一式三联未使用合同到合同管理员处将合同使用期限顺延一个月。

3.合同转嫁责任

销售人员领用的合同，原则上不允许转借他人使用，特殊情况下，经销售经理同意后方可借出，并需及时到合同管理员处做转借登记。未经销售经理同意，私自借出合同导致合同遗失的，由合同领用人承担全部责任。

4.合同留置

拜访客户时，原则上不允许将空白合同留在客户处，如确属必要，需由销售部经理同意，且必须在5个工作日内收回，由于合同留置客户处造成合同遗失或导致合同纠纷的，由合同领用人承担全部责任。

5.合同遗失

(1)合同遗失分类

①合同个人遗失:销售人员由于个人原因将合同遗失，为合同个人遗失;凡留置于客户处的合同在5日内不能收回，且没有取得客户出具的合同遗失证明的，也视为合同个人遗失。

②合同客户遗失:凡空白合同留置于客户处且被客户遗失的，此类视为合同客户遗失。

(2)合同遗失处理

①合同个人遗失:合同被销售代表遗失的，须由销售代表出具书面证明，并承诺承担因合同遗失所产生的责任。对已确认遗失合同的直接责任人处以300元/份的罚款，并对合同遗失部门的负责人处以该部门遗失合同罚款总额20%的罚款。

②合同客户遗失:合同被客户遗失的，须由客户单位出具加盖客户单位公章的书面证明，并承诺承担因合同遗失所产生的责任。公司追究直接销售代表合同遗失的部分责任，处以100元/份的罚款，并对合同遗失部门的负责人处以该部门遗失合同罚款总额的20%的罚款。如未取得加盖客户单位公章的书面证明，则与合同个人遗失同等处理。

③凡空白盖章合同遗失，公司需登报声明作废，每月统计一次。

(3)合同遗失告知

凡有合同遗失且无法取得相关证明时，销售代表必须立刻向所在部门负责人报告，并在当月交付罚款，否则将因故意瞒报而受到加倍处罚。凡为逃避处罚而谎报、瞒报合同遗失情况或弄虚作假的销售代表所属部门负责人，也将受到加倍处罚。

(4)合同遗失责任

如因合同遗失而引起法律纠纷并造成公司损失的，公司将酌情对直接责任人另行追究责任。

(5)合同遗失补充规定

①如合同个人遗失是因被抢等不可抗因素造成，销售代表必须向相关部门出具证明材料，填写公司内部《合同丢失审批表》，注明遗失合同类型和合同文本号及事情经过，交部门负责人签字，同时销售代表承担合同遗失的部分责任，销售总监及总经理审批后进行特殊处理。

②如已同客户签订的合同因被抢等因素遗失，必须同客户再重新签订新合同，双方各保存一份。

6.合同作废

(1)销售部应严格控制作废合同的比例。合同管理员按季度进行统计，合同作废率不可超过15%。凡超过限额部分将再按15元/份的标准对销售部门的负责人进行处罚。作废合同不得私自销毁。

(2)作废合同由使用人交还合同管理员登记作废，合同管理员定期将作废合同存档。

7.合同清查

(1)有效合同存档

针对已签订的合同，合同管理员应根据公司客户档案管理工作规定进行整理并存档。

(2)无效合同回收

①合同管理员每月列出销售代表未签合同文本的清单，下发到各销售部，由各销售经理派销售代表进行跟踪。

②合同管理员每月10日前将上月未核销合同以及未办理合同期限顺延的合同汇总，并编写成《欠交合同明细表》下发到销售部经理处，由销售经理对本部门内未返还的合同进行跟进，并在每月13日前反馈到合同管理员处。如没有任何反馈意见，视为合同遗失，由合同管理员整理明细送交人事部进行相应的罚款。

③每月10日前销售人员必须到合同管理员处办理未使用合同延期使用手续，合同管理员和销售经理有义务提醒销售人员及时核对合同，在规定期限内拒不进行合同核对的销售人员根据合同遗失规定进行处理，并处以双倍罚款。

四、制度的执行、监督和奖惩

1.各部门需严格执行本制度，并在销售总监办公室的监督下执行。

2.销售总监办公室负责对制度的传达情况进行抽查，若发现没有传达到位的，每次对相关责任人处以200元到800元的罚款。

3.本管理制度自发布之日起执行，解释权及调整权在销售总监办公室。

××公司销售部

××××年××月××日