第五节　公文的特定格式

公文的特定格式是针对公文的通用格式而言的，是公文通用格式的补充。新《格式》对几个特定的公文格式作了详细规定，主要包括信函格式、命令（令）格式、纪要格式三种。

一、信函格式

在公务活动中，信函格式被各级党政机关、企事业单位、社会团体广泛使用。与公文的通用格式相比较而言，信函格式相对简单，容易操作，多见于函、批复、通知等文种的公文中。需要强调的是，信函格式是一种特定的公文格式，并不是一种文种，与《条例》中定义的“函”的文种有本质的区别。

（1）发文机关标志。信函格式的发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，不加“文件”二字。如财政部的信函格式的公文，其发文机关标志为“中华人民共和国财政部”，而不能标志为“中华人民共和国财政部文件”。信函格式的发文机关标志居中排布，上边缘至上页边为30 mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

（2）红色双线。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。

（3）份号、密级、和保密期限、紧急程度的位置。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

（4）发文字号的位置。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

（5）标题的位置。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

（6）页码。首页不显示页码。

（7）版记。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，版记位于公文最后一面版心内最下方。

二、命令（令）格式

命令（令）是具有权威性的文种，为了维护国家政令的权威性和统一性，命令（令）的格式必须全国统一，并且要严格执行。

（1）发文机关标志。命令（令）的发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，如“中华人民共和国国务院令”。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。

（2）令号。令号是命令（令）的编号，作用等同于发文字号。发文机关标志下空二行居中编排令号，一般采用“第××号”的形式，不加虚位数，如“第一号”或“第1号”，而不能编为“第01号”。

（3）正文。与通用公文格式不同的是，令号和正文之间没有红色分割线，令号下空二行编排正文。命令（令）正文的格式与通用公文的格式相同。

（4）签发人职务、签名章和成文日期。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

（5）成文日期

在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（6）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

三、纪要格式

纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。