第二节　公文的作用

公文是实施社会或单位内部管理的一种重要手段，是进行公务活动的重要工具，一个国家、一个政党、一个部门或社会团体、企事业单位要履行职能，进行公务活动，都离不开公文。充分认识公文的作用是使用好公文的重要前提。公文的作用主要表现在以下几个方面。

一、领导与指挥作用

公文是传达贯彻党和政府方针政策的有效形式，党和国家的领导机关可以经常通过制发公文来部署工作，传达自己的决策和意见，对下级机关或部门的工作进行领导和指挥。同时，党和政府的方针政策，各级政府机关的工作决策和安排，是各机关开展各项公务活动的指导纲领和重要依据。有些公文要求下级机关或部门结合自己的实际情况参照执行。上级传达领导意图与下级机关贯彻执行相结合，就使公文成为联系上下级机关的纽带，从而发挥其领导与指挥的作用。

二、规范和制约作用

公文作为管理国家和社会事务的重要工具，其本身所具有的权威性和法定性赋予了它很强的规范和约束作用。各级党政机关的各种法规、规章、政令、条例、决定、公告、通告、通知等公文一经正式发布，便成为全党、全社会的行为规范，在它的有效时间和范围内，无论各级各类社会组织，还是个体成员都必须依照执行，不得违反。党和国家各项管理活动做到有法可依、有章可循，是实现国家管理法制化、科学化的重要基础与保证。

三、联系和沟通作用

一个机关的公务活动，涉及上下左右各机关的工作联系。公文是请示和答复问题、指导和商洽工作以及沟通情况的重要手段，是加强机关部门之间横向联系的纽带。各级党政机关、社会团体、企事业单位之间，需要经常地用公文传递信息、沟通情况、商洽工作、交流经验。如上级机关向下级机关传达策令、布置工作，需要用决议、决定、命令、通知等公文；下级机关向上级机关汇报工作、请求批准和指示，需要用报告、请示等公文；不相隶属机关之间商洽工作、交流信息、询问和答复问题，需要用函等公文。

四、宣传和教育作用

公文是党政机关直接向广大干部和群众宣传党和国家重大方针政策、宣传单位个人的典型经验和先进事迹的载体，是进行宣传教育的工具。许多公文针对现实生活中普遍存在的某一方面的问题，或认识上的偏差，摆事实，讲道理，进行启发诱导，使大家明白应该确立什么立场，应该坚持什么原则，应该怎么做。因此，公文不仅起着统一思想、提高认识、鼓舞信心的作用，而且担负着对广大干部、群众进行思想政治教育的重要任务。公文的宣传教育作用较之新闻报道、理论文章来说，更具有直接的权威性，也是新闻广播、电视等媒体进行宣传教育的重要依据。

五、依据和凭证作用

公文反映了制发机关的意志、愿望和要求，因此是各级各类机关开展工作、处理公务的重要依据。一方面，上级机关所发的公文无疑都是下级机关开展工作的依据。另一方面，下级机关所发的公文，如请示、报告等，同样也是上级机关了解情况、制定政策、指导工作、答复询问的重要依据。

公文是机关档案的主要来源。公文完成了它的现实执行效用后，要立卷归档，使其成为机关公务活动的信息载体而存储起来，以备日后查考。这时公文就成为记载当时某一事件、问题或活动的历史凭证。有的还能成为研究历史的第一手资料，具有重要的史料价值。

总之，公文的作用不是单一的，一种公文往往同时具有多种作用。如一份上级机关的公文，它对下级机关同时既有领导与指挥的作用，又具有规范和制约作用，还具有联系和沟通作用。公文的作用还是变化的，它会随时间、地点和读者对象的不同发挥不同的作用。如一份公文此时可能起领导与指挥作用、规范与制约作用、联系与沟通作用、宣传与教育作用，而彼时则可能起凭证的作用。再如一份公文对某些机关或群体起规范和制约作用，而对另一些机关或群体则起宣传和教育作用。

思考题

1. 什么是公文？它有哪些特点？

2. 公文有哪些作用？

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[1]《辞海》，上海辞书出版社1999年版。