二、秘书职业能力分析的理论

（一）胜任特征理论

胜任模型是一种新型的人力资源评价分析技术。它最初兴起于20世纪60年代末70年代初。美国哈佛大学心理学家麦克里兰（Da-vid McClelland）经过长期研究提出了胜任模型及其分析和评价方法，并于1973年发表论文《测量胜任力而非智力》。该文提出了“胜任力”概念，并且第一次为competency做出定义。他认为，从第一手材料直接发掘的，真正影响工作业绩的个人条件和行为特征就是competen-cy。[17]麦克里兰博士也成为国际上公认的胜任特征理论的创始人。1993年美国心理学家斯班瑟对胜任素质模型给出了一个较完整的定义：“能将某一工作（或组织、文化）中卓有成就者与表现平平者区分开来的个人的深层次特征，它可以是动机、特质、自我形象、态度或价值观、某领域知识、认知或行为技能，即任何可以被可靠测量或计数的并且能显著区分优秀与一般绩效的个体特征。”[18]

胜任能力模型界定了能力、素质概念。所谓能力，是指一名员工符合（或超越）某职务需求条件的能力，能够在组织内部与外部环境限制下，以符合期望的水准达成职务。[19]所谓素质，是驱动员工产生优秀工作绩效的各种个性特征的集合，它反映的是可以通过不同方式表现出来的员工的知识、技能、个性与内驱力等。素质是判断一个人能否胜任某项工作的起点，是决定并区别绩效差异的个人特征。素质的构成包括：动机、品质、态度、价值观与自我形象、社会角色、知识、技能。[20]

在此基础上，我们对能力和素质的定义如下：能力即知识和技能的应用水平的外在表现形式，使人能够借助于知识、设备、客观环境等完成工作，而素质则是一个人整体的内部体现，代表其在工作或其他领域中的内在潜能。一个人的内在素质可以直接影响甚至决定他外在的能力表现。

（二）任职资格管理理论

任职资格管理是为了实现企业战略目标，根据企业组织（包括业务模式、业务流程和组织结构）的要求，对员工的工作能力（包括知识、经验和技能要求）和工作行为（包括工作活动、行为规范和工作质量等）实施的系统管理。与传统概念相比，任职资格管理将员工的行为管理与员工专业知识和技能相提并论，同时纳入员工能力管理的范畴，极大地丰富了人员管理的内涵。

在任职资格管理体系标准中，主要包括四个方面的内容：岗位任职所需要的资历、知识、能力和业绩评价标准。在这四个方面中，资历是一个相对的参考指标即经验指标；知识来源于岗位日常工作所需要的基础与专业知识；业绩评价标准是考核体系的有效组成部分；而能力是在日常工作中隐含表现的内容，也是最难提炼的。因此，遵循任职资格管理的理念，分析职业能力就成为非常重要的一部分内容。

基于任职资格的胜任能力模型的建立，要以企业战略与任职资格管理体系为基础。任职资格规定了岗位对人员各方面的胜任要求，它包括了胜任岗位需要的经验、学历、知识、技能等因素，而胜任能力模型从能力的角度解释了具有以上各方面因素的原因及运用方法。因此，胜任能力模型，是包括一个人在其职务角色、组织内及其内部与外在环境中的责任与关系上，达成令人满意或楷模绩效所需要的胜任力。[21]简言之，胜任能力模型就是为完成某项工作，达成某一绩效目标所要求的一系列不同能力要素的组合。

建立胜任能力模型的基础是岗位分类，并构建新的人力资源管理系统的秩序，对分类的人力资源管理提供有益指导。岗位分类的结果是划分岗位族。由于秘书属于综合性辅助管理人才，因而将仅保留“辅助管理族”这一岗位族。

基于秘书行业的胜任能力模型由两个部分构成：岗位族综合胜任能力和岗位专业胜任能力。所谓岗位族综合胜任能力，是依据秘书这一岗位族在多个岗位中都需要的能力，但重要程度和精通程度有所不同。它代表了从事该岗位工作所应具有的基本能力。所谓岗位专业胜任能力，是指在某个特定角色或工作中所需的特殊的、独特的能力，它来源于岗位的工作特性，是从事该岗位所必须具有的能力，同时也是区分各不同岗位的依据。