第2章中文版Office 2016的程序界面_中文版Office2016大全-QQ阅读男生武侠网

书名：中文版Office2016大全
作者名：刘文香编著
本章字数：4879字
更新时间：2021-03-12 19:46:04

第2章中文版Office 2016的程序界面

Office 2016程序更新了部分工具，以帮助用户更高效地工作。

Office 2016保留了2013版本中的绝大多数功能界面，其重要改进出现在各个应用程序的不同位置，用户即使已经了解功能区，也会在本书中发现Office的许多新东西。本章介绍在任何Office应用程序中需要执行的常用操作。

2.1 Office 2016的外观

最新的Office 2016办公套件是微软Office 365云服务的最新版本，它已经不仅仅是个单纯的办公软件了，同时更为强调现代办公与团队协作。用微软CEO的话来说，Office 2016的发布标志着Office已经从单纯的独立生产工具转变为相互连接的应用与服务。

Office 2016全新的外观和内置的协作工具，可以帮助用户更快地创建和整理文档资料。用户也可以把文档保存到OneDrive中，这样从任何地方都可以访问。全新的Office 2016应用支持40种国际语言，但要求安装Windows 7或更高版本操作系统。

运行Office 2016组件中的Word应用程序，界面如图2-1所示。

图2-1

在图2-1中可以看到应用程序窗口的标题栏没有以前的三维外观，而有了平面的选项卡和可定制的Office背景图像。状态栏也是严格的二维外观，更便于阅读。

在右上角处还显示了登录Office应用程序的Microsoft账户，以及已赋予该账户的图片。这表示，可以直接在该账户的OneDrive中保存和打开文档。

如果想改变Office 2016的外观，其具体操作步骤如下。

01 选择“文件”|“帐户”命令，弹出相应的面板，在“Office主题”下拉列表中可以选择和更换Office主题，其中默认的主题为“彩色”，如图2-2所示。

图2-2

02 如图2-3所示为选择Office的主题为“深灰色”。

图2-3

下面介绍Office应用程序屏幕的几个元素，它们用于创建和改进文档。接下来主要讲述应用程序界面中可用的共有工具。

2.1.1 标题栏

应用程序窗口顶部的标题栏显示了当前文档和程序的名称。除了标识工作文档之外，标题栏还允许控制应用程序窗口的大小。双击标题栏会在最大化和还原状态之间进行切换。

标题栏右端的3个应用程序按钮也允许操作窗口的大小。左边的（最小化）按钮会把应用程序窗口切换为Windows桌面任务栏上的一个按钮。中间的按钮在（最大化）和（还原）之间切换，其作用与双击标题栏相同。最后，最右端的（关闭）按钮，会关闭当前文档和应用程序。如果这是唯一打开的文档，按Alt+F4快捷键也会关闭文档窗口。还可以右击标题栏，显示设置窗口大小的命令。如果窗口不是全屏的，则拖动窗口的边框可以重置窗口的大小。

屏幕右上角有一个可单击的（功能区显示选项）按钮，用于查看和隐藏功能区。

2.1.2 快速访问工具栏

快速访问工具栏位于标题栏的左侧。在快速访问工具栏中，可以将用户常用的命令收集到一处便于访问的位置。

在默认情况下，快速访问工具栏中有默认的3个命令按钮，即保存、撤销和重做，如图2-4所示。在当前的快速访问工具栏中，（撤销）按钮是不可用的（灰色显示），除非执行了Word的一些操作，该按钮才可以使用。

图2-4

单击快速访问工具栏右侧的（自定义快速访问工具栏）按钮，会打开一个下拉菜单，如图2-5所示。在该下拉菜单中，通过选中或取消选中命令来打开或关闭快速访问。选择“其他命令”命令可以访问所有的Word命令；通过选择“在功能区上方显示”或“在功能区下方显示”命令，可以确定快速访问工具栏是显示在功能区的上方还是下方。

图2-5

可在功能区中的任意选项或工具上右击，在弹出的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏”命令，如图2-6所示。即可将该命令添加到快速访问工具栏中，如图2-7所示。

图2-6

图2-7

如果想将添加的工具从快速访问工具栏中删除，可以在工具上右击，在弹出的快捷菜单中选择“从快速访问工具栏中删除”命令，即可将添加的工具和命令在快速访问工具栏中删除。

2.1.3 “文件”选项卡

所有Office应用程序的“文件”选项卡（又称“文件”菜单）与其他选项卡的行为都稍有不同，因为“文件”选项卡上的设置允许管理文件本身，而不是文件中的内容，更像是Office 2016和其他带有菜单界面的应用程序中的“文件”菜单。选择“文件”菜单，会显示所谓的Backstage视图。这个视图的内容随当前所选的命令而变化；最初有许多“信息”选项，如图2-8所示。这个屏幕允许浏览和添加文件属性，处理文档的保护、隐藏属性、文档问题和版本。

图2-8

在“文件”菜单左边选择大多数命令（包括“信息”“新建”“打开”“保存”“另存为”“打印”“共享”“导出”“关闭”“帐户”和“选项”），会使屏幕的右窗格显示该类别选项。例如，在Word Backstage中选择“帐户”，如图2-9所示，就会显示相应的“帐户”选项。

图2-9

2.1.4 功能区

功能区位于标题栏的下方，设计目的是使用户能够在需要的时候从需要的地方找到需要的工具。选择功能区的一个选项卡，完成特定任务所需的工具就会显示出来。每个功能区选项卡都提供了包含相关命令的组。例如，在几个Office应用程序中，选择“设计”选项卡，会找到文件中的文档格式和页面背景命令。在Word和Excel中，选择“布局”选项卡，会找到设置整个文档的选项。大多数Office应用程序都包含“视图”选项卡，用于改变视图、查找其他屏幕设置等。选项卡提供命令按钮、设置的下拉菜单，以及其他格式化选项。

在每个功能区选项卡中看到的内容取决于多个因素：屏幕分辨率、监视器的方向、当前窗口的大小以及是否使用Windows显示设置针对低分辨率进行调整等。因此，用户看到的界面可能与本书图示有所区别。如果屏幕设置为高分辨率，就可以一览“开始”选项卡的全貌。用户会看到功能区的整个“开始”选项卡，如图2-10所示。

图2-10

提示

按Ctrl+F1快捷键或单击功能区右下角的按钮，可以折叠或展开功能区。也可以双击功能区的一个选项卡来折叠和展开功能区。

要查看功能区上某选项卡的控件或按钮有什么作用，只需把鼠标指针移到其上面，此时会弹出屏幕提示，其中包含该工具的描述信息，如图2-11所示。

图2-11

在“开始”选项卡的底部有“剪贴板”“字体”“段落”“样式”等名称，这些标签称之为命令组，在后面将称其为组。

除了默认的几个选项卡之外，Office还会根据文档中的当前操作显示与上下文相关的选项卡或子选项卡，如图2-12所示插入了图形之后显示的“格式”和“设计”选项卡，这些选项卡被称为上下文选项卡。对于这些上下文选项卡来说要取消它们，只要在其相关对象之外的某处单击即可。

图2-12

在功能区中每个命令基本都会有相应的快捷键，在Office中一些用户把键盘快捷键称为热键。在不需要时，键盘快捷键是隐藏的。按键盘上的Alt键，键盘快捷键就会显示出来，如图2-13所示。按下与要显示的功能区选项卡对应的键，系统就会自动执行其相应的命令。如果在屏幕上显示了快捷键后，决定不使用快捷键，只需要再次按Alt键，用鼠标单击空白区域，或按Esc键，就会从屏幕上删除快捷键。

图2-13

提示

按Alt+字母，选择某个功能区的选项卡后，可以按Tab键或Shift+Tab键，在该选项卡的命令中前后移动。突出显示要使用的命令后，按空格键或Enter键即可。

2.1.5 库和实时预览

在Office应用程序中，库是由格式结果或预先格式化的文档部分组成的集合。在Word中，基本上每组格式结果或文档部分都可以称之为“库”，但应用程序本身不使用“库”表示每个功能集。一些功能集例如Word中的项目列表，可成为“库”，选择颜色的下拉列表也可以成为“颜色选择器”。

Word中的库包括文档样式、主题、页眉、页脚、页面颜色、表格、艺术字、公式和符号等。其他Office应用程序包含有自己的库，例如PowerPoint中的切换效果和动画库。大多数情况下，单击按钮或下拉箭头，会打开一个库，再单击库选项，会将其应用到选中的文本或对象上。库经常与实时预览功能结合起来。

实时预览功能将突出显示的库选项临时应用到当前文档中选中的部分，用户不需要实际应用格式，就能立即看到结果，如图2-14所示。当鼠标指针在不同的库选项之间移动时，文档中选中部分的格式会立即随之发生变化。

图2-14

注意

并不是所有的库和格式选项都会产生实时预览，例如Word中“页面布局”选项卡中的“页面设置”和“段落”设置就不能产生实时预览效果，使用对话框时，也是无法看到实时预览的。许多对话框都提供了内部的预览面板，而没有Office的实时预览功能。

2.1.6 工作区

工作区是写文章的地方，就像一张白纸。工作区里有一个一闪一闪的竖线，称为插入点光标，它指示文字输入的位置。

2.1.7 状态栏

状态栏是位于Office应用程序窗口底部的一栏。在Word中，状态栏提供了当前文档的20多种可选信息。在任意Office应用程序中右击状态栏，可以提示其配置选项，如图2-15所示。除非在应用程序窗口中的其他位置单击，否则状态栏快捷菜单会一直显示在屏幕上，这样也意味着可以启用和禁用多个选项。

图2-15

Word的状态栏不仅会持续更新统计数字，当选择一段文本时，在状态栏左侧它还会显示选中的数字。在其他Office应用程序中，状态栏提供了类似的功能。例如，如果在Excel中选择带数字的一个单元格区域，状态栏默认会显示这些数字的和。在PowerPoint中，状态栏会显示、隐藏要点和备注。

2.2 浮动工具栏

一些Office应用程序中的另一个功能是浮动工具栏。浮动工具栏包含一组格式化工具，在第一次选中文本时显示。浮动工具栏并不进行上下文关联，它始终包含一组相同的格式化工具。图形和其他非文本对象没有浮动工具栏。

首次选中文本时，浮动工具栏会显示在鼠标指针的右上方，如图2-16所示。如果把鼠标指针移离选项，浮动工具栏就会消失。

图2-16

如果认为浮动工具栏妨碍了自己的工作，可以将其关闭。但即使关闭了浮动工具栏，也仍可以右击当前所选文本来显示它。如果要关闭浮动工具栏，首先选择功能区上的“文件”选项卡，再选择“选项”选项，弹出相应的对话框，在左侧的列表框中选择“常规”选项，在右侧的“用户界面选项”选项组中取消选中“选择时显示浮动工具栏”复选框，单击“确定”按钮，应用所做的修改。