2.1 输入数据

在Excel中，用户不仅可以输入一些常见的数据，而且还可以输入一些特殊数据，例如输入分数、以0开头的数据、输入较长数据等。

2.1.1 输入普通数据

选择单元格后，用户可以在其中输入多种类型及形式的数据。例如，常见的数值型数据、字符型数据、日期型数据以及公式和函数等。

1．输入文本

输入文本，即输入以字母或者字母开头的字符串和汉字等字符型数据。输入文本之前应先选择单元格，然后输入文字。此时，输入的文字将同时显示在编辑栏和活动单元格中。单击【输入】按钮，即可完成输入。

其中，输入文字之后，单击其他按钮或快捷键，也可完成输入或取消输入（输入其他数据也可进行相同操作），其功能如下表所示。

2．输入数字

数字一般由整数、小数等组成。输入数值型数据时，Excel会自动将数据沿单元格右边对齐。用户可以直接在单元格中输入数字，其各种类型数字的具体输入方法，如下表所述。

3．输入日期和时间

在单元格中输入日期和时间数据时，其单元格中的数字格式会自动从“通用”转换为相应的“日期”或者“时间”格式，而不需要去设定该单元格为日期或者时间格式。

输入日期时，首先输入年份，然后输入1～12数字作为月，再输入1～31数字作为日。注意，在输入日期时，需用“/”号分开“年/月/日”。例如：“2013/1/28”。

在输入时间和日期时，需要注意以下几点。

（1）时间和日期的数字格式。时间和日期在Excel工作表中，均按数字处理。其中，日期被保存为序列数，表示距1900年1月1日的天数；而时间被保存为0～1之间的小数，如0.25表示上午6点，0.5表示中午12点等。由于时间和日期都是数字，因此可以进行各种运算。

（2）以12小时制输入时间和日期。要以12小时制输入时间和日期，可以在时间后加一个空格并输入AM或者PM，否则Excel将自动以24小时制来处理时间。

（3）同时输入日期和时间。如果用户要在某一个单元格中同时输入日期和时间，则日期和时间要用空格隔开，例如2007-7-1 13:30。

2.1.2 输入特殊数据

在利用Excel处理数据的过程中，经常会遇到输入一些特殊数据的情况。此时，用户可以通过下列方法，轻松输入特殊数据。

1．输入以0开头的数据

默认情况下，Excel会自动将以0开头的数字默认为普通数字，不会显示在单元格中。一般情况下，用户可通过下列三种方法，来输入以0开头的数据。

1）文本标记法

选择单元格，先在单元格中输入单引号“’”，然后再输入以0开头的数字，按Enter键即可。

此时，在该单元格的左上角将显示一个蓝色的三角符号，表示该单元格内的数据类型是非数值型的，而是以文本形式存入的。

2）固定数位法

选择单元格，右击执行【设置单元格格式】命令，在弹出来的【设置单元格格式】对话框中，激活【数字】选项卡，选择【自定义】选项，在【类型】文本框中输入“000#”代码。

然后，单击【确定】按钮后，在单元格中输入“1”数字，按Enter键即可显示以0开头的数据。

3）固定长度数字法

选择单元格，右击执行【设置单元格格式】命令，在弹出来的【设置单元格格式】对话框中，激活【数字】选项卡，选择【自定义】选项，在【类型】文本框中输入“000000”代码。

然后，单击【确定】按钮后，在单元格中输入“1”数字，按Enter键即可显示以0开头的数据。

2．输入分数

当用户在Excel中输入数学公式，或利用Excel完成数学作业时，输入分数是必不可少的工作。在Excel中输入分数的顺序为：

例如，当用户需要在单元格中输入时，先在单元格中输入2，按【空格】键。然后，输入数字1，再输入反斜杠与数字2，按Enter键。此时，单元格中显示分数形式的数据，而在编辑栏中则显示数值“2.5”。

另外，当用户需要在单元格中输入时，需要先在单元格中输入0，按【空格】键。然后，输入数字1，再输入反斜杠与数字2。最后，按Enter键即可。

而当用户在单元格中输入的分子大于分母时，Excel会自动将分数转换为一个整数与分数。例如，在单元格中输入时，系统会自动显示为“1 1/2”。

3．输入平方

首先，在单元格中输入“X2”。然后，双击单元格，选中数字“2”，右击执行【设置单元格格式】命令。在弹出的对话框中，启用【上标】选项即可。

4．输入较长的数据

当用户在单元格中输入较长的数据时，系统将自动以科学计数的方式显示。

在单元格中输入较长数据之前，先在单元格中输入单引号“’”，然后输入数据即可。

另外，选择单元格，在【开始】选项卡【数字】选项组中，单击【数字格式】下拉按钮，选择【文本】选项。然后，在单元格中输入较长数据即可。

5．输入对号与错号

快速输入对号与错号的方法，与前面输入平方的方法大体一致。选择单元格，按住Alt键的同时使用小键盘输入“41420”，即可输入对号。

另外，选择单元格，按住Alt键的同时使用小键盘输入“41409”，即可输入错号。

2.1.3 输入固定类型的数据

Excel内置了“记录单”功能，以帮助用户输入那些具有固定类型的数据，以便于查找与编辑数据。

1．添加记录单

由于“记录单”是嵌入式的，因此需要先将该功能调整到【快速访问工具栏】中。

执行【文件】菜单中的【选项】命令，激活【快速访问工具栏】选项卡。单击【从下列位置选择命令】下列按钮，选择【不在功能区中的命令】选项。然后，在列表框中选择【记录单】选项，并单击【添加】按钮。

此时，在【快速访问工具栏】中，将显示“记录单”功能。

2．使用记录单

在使用记录单之前，用户还需要制作表格的整体框架，以方便记录单根据表格设计自动显示输入内容。

制作完标题整体框架之后，选中表格内的A2单元格，单击【快速访问工具栏】中的【记录单】按钮。

然后，在弹出的对话框中，根据内容输入表格数据，单击【新建】按钮，即可在单元格中显示所输入的数据。

在该对话框中，输入完数据之后，可通过单击【下一条】按钮，继续输入剩余的数据，直到输入完所有数据后，单击【新建】按钮，创建数据。