1.4　电子文档的归档

电子文档的应用在单位中越来越普遍，并且与纸质文档有很大的区别。电子文档通常没有物化的表现形式，而是借助于电子介质作为载体进行体现。因此，电子文档的整理与归档工作与纸质文档的归类与整理工作有不同之处。电子文档要注重对电子文件的备份。

1.4.1　电子文档的整理

随着计算机技术的成熟，电子文件在工作中运用非常普遍。对于具有重要档案价值的电子文件要及时归档。在日常工作中当具有档案价值的文件只能生成电子文件时，对于只能生成电子版的档案文件要及时进行备份并将文件保存在能够脱机保存的物质介质上。

电子文档有时候会处于流转状态，对于这种电子文档要及时采取捕获措施，将电子文档存储在电子文件存储器中，防止丢失。

1. 文本电子文件

文本电子文件有时候要经过特定的处理工具才能形成特定的文档。这种文档的格式通常为XML、RTF、TXT等。在对这类文件进行收集时要对文件的存储格式以及转换工具软件等予以备注，必要时对文件转换工具进行备份。

2. 扫描电子文档

对于一些重要的文件需要扫描形成电子文档，这种扫描文件要以统一的文档格式进行保存。若为其他格式，需要转换成JPEG或TIFF格式进行保存。

3. 电子图纸文档

一些在特定软硬件环境中借助特定绘图软件或者计算机辅助软件设计的电子图纸等文档，需要在存储时注明与文档相契合的相关数据和软硬件环境。

4. 音频和视频文档

对于音频和视频文件档案，存储格式为AVI或者MPEG。对于非通用格式的音频和视频档案文件要注明压缩算法以及相关应用软件。音频档案文件通常以MP3、WAV格式为主。音频档案文件要注明文件属性、文件参数，对于非通用格式要注明播放非通用格式音频文件需要的相关软件。

在整理电子文档时，在技术允许的前提下，最好将专业软件形成的电子文件转换成通用型电子文件，如果不能转换，则应当将专业转换软件一同收集。所有的电子文档要定期进行备份，防止丢失。

1.4.2　电子文档的归档

电子文档归档要将具备打印可能性的文档打印出来，实行纸质文档与电子文档“双套”管理制度。

1. 电子文档的归档

电子文档的归档时间分为两类，分别是物理归档和逻辑归档。物理归档是指将电子文档下载并保存在可脱机保存的载体上。电子文档的物理归档，应当以电子文档的纸质文档移交给档案部门的时间为归档时间。逻辑归档指的是不能以物理方式保存的电子文档应当将其管理权限移交给档案部门，逻辑归档并不改变电子文档的存储方式和存储位置。归档的电子文档保存时要一式三份，一份要放在档案馆封存保管，一份要留备查阅使用，一份要保存在异地。加密的电子文档要解密后再进行拷贝保存。物理归档的保存介质以光盘、硬磁盘为主，软磁盘不能作为保存物理档案的载体。

2. 电子文档归档信息

电子文档归档时要在保存载体上贴上标签，标签上要记录以下信息：载体编号、全宗号、级别号、密级、保管期限、存档日期等。对于归档完毕的电子文档要禁止进行写入操作。

3. 电子文档归档移交

电子文档归档移交时，档案管理人员要对电子档案的储存载体与技术环境再次进行核查。对电子文档的载体有无划痕情况进行检查，对电子文档有无特殊格式进行检查，并对电子文档的软件版本、操作手册等内容记载是否全面进行核实。单位档案整理人员在移交电子档案时需要填写《归档电子文件移交登记表》，如表1-4所示。