1.3 会计信息系统

1.3.1 会计程序

为了达到对决策有用的各项信息进行确认、计量、记录、汇总和报告的目标，我们建立了一套相互关联的活动或程序，这就是会计信息系统。

不同企业的会计信息系统不尽相同，有的业务简单的企业用手工账进行简单操作；有的业务复杂的企业运用成熟的财务软件、电脑提供各种报告，设立内部审计部门进行核查。随着数据库、网络信息技术的发展，财务软件逐渐向企业资源计划(ERP)等高度集成化的软件发展。ERP是基于企业价值链的现代管理系统，它集企业的物流、价值流和信息流于一体。现代会计信息系统是ERP的重要组成部分，是ERP的重心，是整合企业各个部门各种资源的最佳手段，可实现管理会计与财务会计的一体化以及财务业务的一体化。

无论采用什么样的人员、设备配置和程序设计，会计信息系统的根本目的都是为组织的决策提供所需的会计信息。

在这个根本目的的基础上，我们从两个方面来设计企业的会计信息系统。一是分析信息的需求情况。比如哪些信息是应该提供的？二是分析提供信息的成本。比如企业可操作的资源中哪些人员和设备成本是可以承受的？可以采取怎样的程序既降低获取信息的成本消耗、简化获取环节，又保证信息的充分和有效？怎样才是获取信息成本、收益的最佳配置？

所以，会计信息系统的设计，也就是企业提供会计信息的程序和内容，受成本、收益的影响。会计信息的成本包括从搜集、整理、报送、审验到分析的所有代价，还包括会计信息披露后可能造成的一些不利影响等。从企业的角度看，会计信息的收益是吸引投资和融资、提高经营管理效率等；从投资方和债权人角度看，会计信息的收益是降低投资风险、了解投资报酬等；从整个社会经济的角度看，会计信息的收益是社会资源的合理配置。只有当会计信息所带来的收益大于其成本，这些会计信息才应该被设计进会计信息系统环节中。

考虑完成本、收益后，我们开始设计企业会计信息系统。设计会计信息系统一般都包括以下一些基本程序：

(1)记录交易或者事项。

(2)将类似业务合并为一类。

(3)将分类后的结果进行汇总。

(4)传递会计信息，比如编报财务会计报告。

(5)分析传递出的会计信息。

各个组织在设计会计信息系统时，每一个步骤的实现方式和速度的不同，造成了会计信息系统的差异性。这样一个包含着记录、分类、汇总、传递和分析等会计信息处理步骤的过程被称为会计程序或者会计循环。

以我们准备开设的小服装店为例来分析一个简单的会计程序。我们在银行开立账户，用“银行存款”来记录支付采购款和收取销售款的情况。将所有的款项进出都记录下来，如表1.1所示。

我们通过记录款项的进出情况达到控制和管理资金的效果。在这里我们先通过开列的支票等记录款项进出情况，然后分类，将涉及银行款项的业务摘录进来，并对款项进出分别汇总，合计出本月银行存款的总收入、总支出和期末余额。我们将分类汇总出来的数据通过报告进行传递，比如我们可以通过资产负债表传递期末余额的信息，如表1.2所示。

在这个例子中，我们记录了服装店银行存款这个账户的变化过程和当前状态。此外，还可以用同样的程序记录、分类、汇总、报告和分析经济活动中其他方面的变化和状态。它们最终汇集成决策所需且组织能够提供的会计信息流。

1.3.2 会计核算方法

财务会计信息系统一般是由会计方法实现的。会计方法是用来反映和监督会计对象，以完成会计任务的手段，包括会计核算方法、会计分析方法和会计检查方法。作为其中基本项目的会计核算方法，是对经济活动进行完整、连续和系统的记录和计量的方法，一般包括下面七个方面。这七个方面我们将在本书后面的内容中加以详细讨论，在此先做一个概括介绍。

财务会计信息系统的作用对象是企业的经济业务。经济业务就是企业发生的经济活动。经济业务又被称为交易或者事项。不论是涉及外部的还是内部的经济活动，都包含了许多财务信息，需要通过财务会计运用货币的形式加以记录和反映。会计核算的七个方面就是企业发生了经济业务之后收集经济信息的一系列方法。

1.3.2.1 设置账户

设置账户是对会计对象的具体内容进行归类、反映和监督的一种专门方法。根据规定的会计科目设置账户，登记各项经济业务，以便于对复杂的会计核算对象进行连续、系统的反映和记录，达到随时分析、检查和监督的目的。刚才我们举例的表1.1小服装店的“银行存款”账户就是连续、系统地记录经济业务的账户。

1.3.2.2 复式记账

复式记账是将每一项经济业务在两个或者两个以上有联系的账户上进行登记的一种专门方法。任何经济业务的发生，都会引起至少两个方面的资金增减变动。如果去银行取钱，银行户头里的资金会减少，手上的现金会增加。如果用这些现金去付员工本月的工资，则在现金减少的同时，本月的工资费用会增加。运用复式记账，可以全面地反映经济业务的来龙去脉，便于我们了解企业资金运动的变化情况。

1.3.2.3 填制和审核会计凭证

为了保证会计记录的完整性、真实性和可靠性，为了审查经济活动是否合理、合法，我们通过对每一项交易或事项填制会计凭证的专门方法来提供经济业务的书面证明和会计账簿的登记依据，以明确经济责任，保证会计核算的质量。

1.3.2.4 登记账簿

登记账簿是根据会计凭证记录的信息，在账簿上连续、系统、完整地记录经济业务的一种专门方法。通过记账过程，我们将会计信息完整、系统地填列出来。定期地对账和结账，能够审查会计信息的采集、记录工作的质量，为会计报告的填制提供依据。

1.3.2.5 成本计算

成本计算是按一定的成本对象，对生产和经营过程中所发生的成本、费用进行归集，以确定各对象的总成本和单位成本的一种专门方法。以此方法分析成本构成的情况，考核成本计划的完成情况，能够优化资源利用，降低成本消耗，达到提高企业经济效益的目的。

1.3.2.6 财产清查

财产清查是通过对货币资金、财产物资和结算款项的盘点和核对，查明实有数，确定账面结存数和实际结存数是否相符，以保证会计核算资料真实性的一种专门方法。对财产进行定期或不定期的盘点或核对，查明账实是否相符，对不相符的差异进行账面记录的调整，使之账实相符，并且进一步查明原因，分清责任，是加强企业物资管理，保护企业财产安全完整，保证会计资料正确、可靠的途径。

1.3.2.7 编制财务会计报告

编制财务会计报告是定期总括、反映企业经济活动和财务收支情况的一种专门方法。企业通过财务会计报告向外部信息使用者传递会计信息，为他们提供制定决策的依据，也向内部信息使用者传达改善经营管理、评估绩效的信号。财务会计报告是企业会计信息的集中体现。

会计核算方法的各个方面组成一个完整体系，彼此紧密联系。在会计系统中，日常的经济业务通过这些方法有序推进，最终达成为决策提供信息的目标。会计核算方法各个方面的关系可以用图1.3来表示。