会计档案管理制度

第一章　总则

第一条　【宗旨和根据】

为了加强联合丽格（北京）医疗美容投资连锁有限公司（以下简称联合丽格）及下属内部机构会计档案管理，更好的保管和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、财政部《会计档案管理办法》的规定，制定本办法。

第二条　【适用范围】

本制度适用于联合丽格及内部机构所有财务人员。内部机构指由联合丽格直接投资、间接投资、托管的独立核算主体，以及各直接投资、间接投资、托管主体自然人股东或法人股东直接投资、间接投资、托管的其他机构。

第三条　【管理目标】

加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第二章　会计档案管理的主管部门与基本原则

第四条　【会计档案主管部门】

联合丽格财务部是本制度下会计档案的主管部门，对会计档案工作实行监督和指导。

第五条　【会计档案主管部门职责】

联合丽格财务部职责如下：

（一）建立并完善联合丽格会计档案管理制度；

（三）落实本制度的执行，并对执行情况进行监督和检查；

（四）设置专兼职管理岗位对会计档案事务进行管理；

（五）指导和监督联合丽格各内部机构会计档案的管理工作；

（六）配合联合丽格档案管理部门对会计档案的鉴定和销毁工作。

第六条　【会计档案管理的基本原则】

联合丽格会计档案的管理活动应当遵循下列基本原则：

（一）遵守法律、法规和国家档案管理方面的相关规定；

（二）认真、细致、准确、安全和保密；

（三）有利于档案的保管和使用。

第三章　会计档案的收集和保管

第七条　【会计档案内容】

会计档案的内容主要指会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计核算资料。

（一）会计凭证

会计凭证包括原始凭证（自制原始凭证，外来原始凭证）、记账凭证、需要单独装订的增值税发票记账联。

（二）会计账簿

会计账簿包括总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片及其他辅助性备查账簿。

（三）财务会计报告，

财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告，具体包括会计报表、附表、附注及文字说明，财务分析报告，内部管理报表和内外部审计报告、其他财务报告。

（四）其他会计资料

其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、合同复印件、专项任务资料、工程项目资料、财务人员交接资料、各类内部管理审批要件、财务数据统计资料、财务清查汇总资料及其他具有保存价值的会计资料。实行会计信息化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

第八条　【会计档案的收集】

联合丽格财务部对每年形成的会计档案，指定专兼职人员（出纳人员不得兼任）按照规定时限收集归档，并编制会计档案保管清册。

（一）会计档案管理人员和被指定专门负责会计档案管理事务的人员调动工作、离职、退休的，应当先办理完毕会计档案管理交接事宜后方可离岗。会计档案管理人员变更，须履行严格的交接手续，须有监交人在场，逐一清点会计档案，签署移交记录。

（二）会计人员应按规定和要求定期收集需要归档的会计记录和会计文件。会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完整、信息准确。

（三）会计人员应按期对会计档案审查核对，鉴定分类，整理立卷，编号排序，装订成册，加以封装。

（四）会计档案的立卷整理，应遵循财务工作的规律。会计凭证按月整理，会计账簿、会计报告在会计年度终了后分类立卷整理，其他零星财务资料按年度排序整理，一本凭证、账簿和一个年度的会计报告为一个保管单位。

第九条　【会计档案的立卷】

（一）会计凭证

会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记账簿后，应将各种记账凭证按时间和原始凭证号顺序组卷。每本为一卷。要填写好凭证封面和背脊。背脊中注明单位名称、年度、月份和起止日期，凭证种类、起止号码，并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。

（二）会计账簿

会计账簿按年度立卷。在会计年度终了，进行整理立卷。账簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要按账簿的种类进行，一本账簿为一卷。订本账簿应保持原来面目；活页账簿应撤出空白账页，编写页号，装订成册。

（三）会计报告

会计报告按年度立卷。立卷时，要区分不同的保管期限，年度报表要与季度和月份报表分别组卷。联合丽格财务部的报表与各内部机构上报的报表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订成卷。每卷均需编有页号和加装封面。

（四）其他会计资料

其他会计资料如合同复印件、专项任务、工程项目资料、财务人员交接资料、各类内部管理审批要件、财务数据统计资料、财务清查汇总资料和会计档案移交清册等财务会计资料按年度分类立卷，统一装订成册。

第十条　【会计档案的保管】

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计档案管理人员（出纳人员不得兼管会计档案）按照要求负责整理、立卷和装订成册，并由财务部保管三年。三年期满之后，财务部应编制移交清册，并将登记在册的会计档案移交至公司档案管理部门，由公司档案管理人员统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应该经公司档案管理部门同意。

其他载体形式和介质的会计档案记录，如磁带、磁盘、光盘和软件等，应一并移交。

会计档案移交前，未经公司档案管理部门同意，财务部不得自行封包保存。公司档案管理部门必须按期接收，并按照移交清册进行仔细清点和检查。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

公司档案管理部门接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

需要拆封重新整理的会计档案，公司档案管理部门应当会同财务部人员共同拆封整理。

会计档案移交后，按照公司档案管理相关规定执行。

第十一条　【会计档案的保管材料】

会计档案的保管材料应按国家有关规定统一规格。会计档案装具的选择必须有利于会计档案的安全保存、库房空间的充分利用和使用时方便取放。

第十二条　【会计档案的保存】

会计档案应区别于公司其他类档案，进行单独管理。会计档案管理人员应将接收的会计档案在登记造册后，放置在相对独立、固定的物理空间位置上，并使用索引，以便于会计档案的安全保管和查找利用。有条件的公司可以单独设立会计档案室，切实执行安全保密制度。

公司档案管理部门应当建立会计档案保管登记制度。由会计档案管理人员负责填写档案入库的时间，以有效地了解和控制入库会计档案的数量状况。会计档案室须符合档案存放标准，保障档案安全。

第十三条　【电算化条件下会计档案的保存】

会计档案管理人员应对电算化条件下的会计档案载体，如：光盘、软盘、U盘、移动硬盘等采取有效保护措施，对于会计电子文档信息应使用必要防范保密技术。财务软件数据（财务账账套）备份应定期在非操作电脑之外的电脑或移动硬盘、U盘等存储工具上建立备份，每个月不少于一次。

年度结束后将本年度包括财务软件数据备份在内的会计电子文档信息刻制成光盘，建立存档文件目录，封装在信封中保存，并用印章或封条签封，妥善保管。采用电子计算机进行会计核算的会计电子文档信息，应当同时保存打印出的纸质会计凭证、账簿、报表和报告等会计档案。

第十四条　【会计档案的整理】

（一）会计凭证的整理

1．会计凭证原则上按月装订，装订好的凭证按年度及月份妥善保管。

2．装订时，剔除凭证上的金属物和空白页。装订后要求整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串行及不倒页，便于翻阅。对于数量过多的原始凭证可单独装订保管，在封面上注明所属记账凭证日期、编号、种类和保管期限，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

3．会计凭证装订前准备工作：

（1）分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全；

（2）按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；

（3）摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

（4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因，检查附件有否漏缺，确保OA审批单作为主要附件，随凭证进行打印并装订；

（5）记账凭证上有关人员（如财务复核、记账、制单等）的印章是否齐全。

4．会计凭证装订要求：

（1）装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；

（2）凭证外面要加封面，封面纸用上好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

（3）装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

5．会计凭证装订后的注意事项：

（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

（2）在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

（二）会计账簿的整理

订本式账簿以一本为一个保管单位，活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。装订后账簿要加装封面、封底和扉页，并按要求填写扉页和封面的各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧的上角编页号，空白账页不编号。

每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素墨水笔编写。会计账簿编号使用“页号”。

（三）会计报告的整理

财务分析报告应与报表一同组卷装订。厚度超过50毫米时应分别组卷装订。月及季度财务会计报告较薄的，可以分别合并组卷装订。所属不同公司上报的财务会计报告，可以合并组卷装订成册。

（1）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，确保无破损，完整无缺地装订；

（2）会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

（四）其他类会计档案整理

其他类会计档案整理可参照上述装订方式或者公司档案管理相关规则进行。

第十五条　【会计档案的检查和防护】

会计档案管理人员应当定期检查所存放的会计档案以及防护措施。会计档案发生虫蛀、发霉、破损、丢失以及其他损害现象的，会计档案管理人员应当及时采取补救措施或者其他必要措施，并向本级财务部及主管领导及时报告。

（一）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材；

（二）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找；

（三）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀、鼠咬；

（四）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；

（五）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

第四章　会计档案调阅

第十六条　【会计档案调阅】

（一）联合丽格财务部内部人员需要调阅会计档案时，必须按规定时间及时归还原处，并由会计档案管理人员登记。如需查阅入库档案，按公司档案管理相关规定执行。

（二）联合丽格各部门及内部机构因公需要查阅会计档案时，应出示本部门或本机构院长批准文件，经联合丽格财务部负责人同意，并由会计档案管理人员登记。

（三）外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有关身份证明及公函，经财务部负责人审批同意后，方能由会计档案管理人员接待查阅，并由会计档案管理人员详细登记查阅会计档案人员的工作单位、身份证号码、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

（四）进行会计档案调阅的人员不得在会计档案上抹划、涂改、抽换、污损、折叠和拆散，不得携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经财务部负责人批准后方能携带外出或复制原件），如有上述情况发生，要视情节轻重对经办人和调阅人进行相应的处罚。

第十七条　【复制和外借】

（一）因工作需要复制会计档案资料的，具体条件和程序参照本规则第十六条规定。会计档案复制时由申请人经过联合丽格财务部负责人批准后，由会计档案管理人员复制并进行登记。

（二）会计档案不得外借。如有特殊需要须经联合丽格财务部负责人批准。

外单位人员因公需要借阅会计档案的，具体条件和程序参照本规则第十六条第三款规定。

（三）会计档案的调阅必须符合联合丽格相关保密规定，不能有损公司的安全和利益。

（四）对外提供财务会计资料的，需经过联合丽格财务部负责人批准后方可提供。

第五章　会计档案鉴定和销毁

第十八条　【会计档案保管期限】

会计档案保管期限根据会计档案的重要性分为定期保管的会计档案和永久保存的会计档案。

定期保管的期限分为5年、10年、30年三类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

（一）永久保存的会计档案包括下列文件资料：年度财务会计报告；会计档案保管清册；会计档案销毁清册；会计档案鉴定意见书；其他核定需要永久保存的会计档案资料。

（二）需要定期保管达5年的会计档案为固定资产报废清理后的固定资产卡片；

需要定期保管达10年的会计档案为月度、季度、半年度财务会计报告；银行存款余额调节表；银行对账单；纳税申报表；

需要定期保管达30年的会计档案资料为会计原始凭证、记账凭证；总账、明细账、日记账（现金日记账及银行存款日记账）以及其他辅助性账簿；会计档案移交清册；

第十九条　【会计档案鉴定和销毁】

（一）会计档案管理人员应定期对自行保管和已入库的会计档案进行鉴定。保管期满后的会计档案由会计档案主管部门对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限或转为永久保管；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

（二）会计档案保管期满后，经鉴定具有保存价值的会计档案，应重新组卷，确定保管期限，存放在案卷形成年度的相应保管期限内，重新编制案卷号，在案卷备考表中注明有关问题。

（三）保管期限届满的已入库会计档案，由财务部提出销毁意见，档案管理部门会同财务部编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。经部门主管领导、分管领导和财务负责人审核，报总经理审批后执行。

（四）正式销毁时，公司负责人、档案管理部门负责人、财务部门负责人、档案管理部门经办人、财务部经办人在会计档案销毁清册上签署意见并共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告财务部和档案管理部门负责人。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

（五）保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

（六）单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

第六章　其他规定

第二十条　单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

第二十一条　单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

第二十二条　单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。

第二十三条　单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

第二十四条　建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

第二十五条　单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十六条　单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十七条　委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

第七章　罚则

第二十八条　联合丽格及各机构财务人员应恪尽职守，按照以上规定按时收集原始凭证、制作、打印并装订记账凭证，对未能按时保质保量地完成装订记账凭证的财务人员，第一次予以警告处分，并限期整改。如发现第二次仍未能按时保质保量地完成装订记账凭证的，按照公司绩效考核办法的相关规定执行，给予经济处罚，情形特别严重的，予以开除。

第二十九条　联合丽格及各机构财务人员应确保按照本办法相关规定妥善保管及向他人借阅会计档案，如发现未能妥善保管会计档案及向他人借阅、复印会计档案的，造成相关档案丢失的，应及时采取其他办法重新获取。如无法获取的，根据丢失档案的性质，按照公司绩效考核办法的相关规定执行，给予警告、记大过、扣发绩效奖金、开除等处罚。

第八章　附则

第三十条　【有关诠释】

本制度所指的会计档案是指尚未移交给档案管理部门进行保管，由财务管理部在规定时限内保管的，公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

已经移交档案管理部门的会计档案的调阅、查询、复制和外借按照公司相关档案管理规则执行。

第三十一条　【本制度的解释】

本制度由公司授权财务部负责制订、修订和解释。

本制度若有欠详之事项，可依公司即时发布的补充规定办理。

第三十二条　【本制度的施行】

本制度自发布之日起生效实施。

本制度施行之日起，与本制度内容相同或者相抵触的制度文本和规定一律失效，需要修改的制度文本或者规定应该遵照本制度予以修改。

附件一：凭证借出审批表

附件二：会计档案保管清册封面式样

附件三：会计档案保管目录式样

附件四：会计档案移交清册封面式样

附件五：会计档案移交目录式样

附件六：会计档案销毁清册封面式样

附件七：会计档案销毁目录式样