2.4　文件的保护

为了避免文件中的内容被他人随意修改和查阅，用户可以将文件保护起来，Office 2013为文件提供了多种文件保护方式，如选择性删除最近使用的文件、为文件添加密码、将文件设置为最终状态、限制他人对文件中指定内容的编辑等，下面通过对Word文档设置保护进行讲解。

2.4.1　选择性删除最近使用的文件

在Word 2013的“打开”界面中，右侧窗格的“最近使用的文档”列表栏中列出了用户最近使用过的文档名称，为了保护文件的安全，可在其中将重要文档的名称删除，其具体操作如下。

Step 01　切换到Backstage视图中，单击“打开”选项卡，如图2-24所示。

Step 02　在窗口右侧的“最近使用的文档”列表栏中选择需要删除的文档名称选项，并在其上右击，在弹出的快捷菜单中选择“从列表中删除”命令，如图2-25所示。

2.4.2　为文件添加密码保护

对于一些比较重要的文件，不希望他人在未经授权的情况下进行修改和查阅，可以通过对文件添加密码来保证文件的安全，其具体操作如下。

Step 01　切换到Backstage视图中，在“信息”选项卡中单击“保护文档”下拉按钮，选择“用密码进行加密”命令，打开“加密文档”对话框，如图2-26所示。

Step 02　在“密码”文本框中输入密码，如“123456”，单击“确定”按钮，如图2-27所示。

Step 03　打开“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入相同的密码，单击“确定”按钮，如图2-28所示。

Step 04　再次打开加密后的文档时，系统会自动打开“密码”对话框，在“请键入打开文件所需要的密码”文本框中输入打开密码，单击“确定”按钮即可，如图2-29所示。

2.4.3　将文件标记为最终状态

在日常办公中，为了保护文件，可以将其标记为最终状态。它可以使Office文件为只读文件，无法再对文件中的内容进行编辑和修改，这种方式多用于文件共享，表示该文件已经完成了所有的编辑，其具体操作如下。

Step 01　切换到Backstage视图中，在“信息”选项卡中单击“保护文档”下拉按钮，选择“标记为最终状态”命令，如图2-30所示。

Step 02　在打开的提示框中单击“确定”按钮对文件进行保存，如图2-31所示。

Step 03　打开确认标记最终状态的提示框，单击“确定”按钮确认设置，将文档标记为最终状态，如图2-32所示。

Step 04　此时在选项卡下方会出现“标记为最终版本”的提示信息，而功能区的大部分功能按钮呈现为灰色不可用状态，如图2-33所示。

2.4.4　限制他人对文件中指定内容的编辑

在Office 2013中，在对文件进行编辑保护的同时，还可以指定部分区域允许他人编辑，如允许他人对文件添加批注、修订等，从而更有效地保护Office文件。

Step 01　切换到Backstage视图中，在“信息”选项卡中单击“保护文档”下拉按钮，选择“限制编辑”命令，如图2-34所示。

Step 02　在打开的“限制编辑”任务窗格中，勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框，并在其下拉列表中选择“批注”选项，如图2-35所示。

Step 03　在“启动强制保护”栏中单击“是，启动强制保护”按钮，打开“启动强制保护”对话框，如图2-36所示。

Step 04　选中“密码”单选按钮，在“新密码（可选）”和“确认新密码”文本框中输入相同密码，如“123456”，单击“确定”按钮确认设置，如图2-37所示。

2.4.5　创建自己的数字签名

在日常工作中，为了保护文件的完整性，可以通过数字签名来进行保护。一旦对文件签署了数字签名，若其他人对文件进行过编辑，数字签名就会被破坏，签署人可以根据数字签名的完整性来判断文件是否改变。

Step 01　切换到Backstage视图中，在“信息”选项卡中单击“保护文档”下拉按钮，选择“添加数字签名”命令，如图2-38所示。

Step 02　在打开的“签名”对话框中，单击“承诺类型”下拉按钮，选择“创建和批准此文档”选项，如图2-39所示。

Step 03　在“签署此文档的目的”文本框中输入目的，单击“详细信息”按钮，如图2-40所示。

Step 04　在打开的“其他签名信息”对话框中输入相应的信息，然后单击“确定”按钮，如图2-41所示。

Step 05　返回“签名”对话框中，单击“签名”按钮进行签名，如图2-42所示。

Step 06　在打开的“签名确认”对话框中单击“确定”按钮，完成操作，如图2-43所示。