任务二 了解会计软件的配备方式及其功能模块
企业要实现会计电算化，首先要根据自身管理的需要、预算等，确定配备会计软件的具体方式，使会计软件尽快适应企业管理需求，为提升企业管理效率、质量打下技术基础。同时，要熟悉会计软件各模板之间的数据传递关系，以最大限度地利用该软件达到简化流程、优化会计信息的目的。
【任务目标】
本任务的目标是通过对会计软件的配备方式、会计软件内模块的学习，了解各种会计软件配备方式的优缺点，以及会计软件各模块的具体功能，从总体上把握会计数据在各模块间的传递关系。
【知识讲解】
一、会计软件的配备方式
企业配备会计软件的方式主要有购买、定制开发、购买与开发相结合等。其中，定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发三种具体方式，各种方式之间的具体关系如图1-3所示。
图1-3 会计软件的配备方式
（一）购买通用会计软件
企业作为用户，付款购买了通用会计软件后，即可获得该软件的使用、维护、升级以及人员培训等服务。
采用这种方式的优点主要有：
• 企业投入少，见效快，实现会计电算化的过程简单；
• 软件性能稳定，质量可靠，运行效率高，能够满足企业的大部分需求；
• 软件的维护和升级由软件公司负责；
• 软件安全保密性强，用户只能执行软件功能，不能访问和修改源程序。
采用这种方式的缺点主要有：
• 软件的针对性不强，通常针对一般用户设计，难以适应企业特殊的业务或流程；
• 为保证通用性，软件功能设置往往过于复杂，业务流程简单的企业可能感到不易操作。
知识补充
会计软件是实现会计电算化的主要途径，基于成本等因素，企业选用某软件后一般不会轻易变动，因此应慎重选择。在选择会计软件时，应从以下方面考虑：选择行业适用或常用的版本；满足企业会计核算与会计管理的需要；选择操作难度、培训成本与员工能力基本匹配的版本；选择售后服务质量较高、技术力量强、反应时间快速的软件厂商。
（二）自行开发
采用自行开发方式的优点主要有：
• 企业能够在充分考虑自身生产经营特点和管理要求的基础上，设计最有针对性和适用性的会计软件；
• 由于企业内部员工对系统充分了解，当会计软件出现问题或需要改进时，企业能够及时高效地纠错和调整，保证系统使用的流畅性。
采用这种方式的缺点主要有：
• 系统开发要求高、周期长、成本高，系统开发完成后，还需要较长时间的试运行；
• 自行开发软件系统需要大量的计算机专业人才，普通企业难以维持一支稳定的高素质软件人才队伍。
（三）委托外部单位开发
采用委托外部单位开发方式的优点主要有：
• 软件的针对性较强，降低了用户的使用难度；
• 对企业自身技术力量的要求不高。
采用这种方式的缺点主要有：
• 委托开发费用较高；
• 开发人员需要花大量的时间了解业务流程和客户需求，会延长开发时间；
• 开发系统的实用性差，常常不适用于企业的业务处理流程；
• 外部单位的服务与维护承诺不易做好。因此，这种方式目前已很少使用。
（四）企业与外部单位联合开发
采用企业与外部单位联合开发方式的优点主要有：
• 开发工作既考虑了企业的自身需求，又利用了外单位的软件开发力量，开发的系统质量较高；
• 企业内部人员参与开发，对系统的结构和流程较熟悉，有利于企业日后进行系统维护和升级。
采用这种方式的缺点主要有：
• 软件开发工作需要外部技术人员与内部技术人员、会计人员充分沟通，系统开发的周期较长；
• 企业支付给外部单位的开发费用相对较高。
试题精讲
【单选题】关于企业与外部单位联合开发会计软件的优缺点，下列说法错误的是（ ）。
A. 开发的系统质量较高
B. 系统开发的周期较长
C. 便于企业对系统的维护和升级
D. 开发费用不高
【答案】D
【解析】选项D错误，采用这种方式配备会计软件，企业支付给外单位的开发费用相对较高。
二、会计软件的功能模块
会计软件的功能模块是指会计软件中能够相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分或一组程序，也称子程序。
（一）会计软件各模块的功能描述
完整的会计软件的功能模块包括：账务处理模块、固定资产管理模块、工资管理模块、应收管理模块、应付管理模块、成本管理模块、报表管理模块、存货核算模块、财务分析模块、预算管理模块、项目管理模块、其他管理模块。
1. 账务处理模块
账务处理模块是以凭证为数据处理起点，通过凭证输入和处理，完成记账、银行对账、结账、账簿查询及打印输出等工作。目前许多商品化的账务处理模块还包括往来款管理、部门核算、项目核算和管理及现金银行管理等一些辅助核算功能。该模块的具体功能如表1-2所示。
表1-2 账务处理模块的功能
2. 固定资产管理模块
固定资产管理模块主要是以固定资产卡片和固定资产明细账为基础，核算固定资产的入账成本、计提和分配固定资产折旧，以及管理实物等。该模块的具体功能主要有以下6个方面。
• 按类别、使用情况、所属部门和价值结构等，分析、统计固定资产，并提供各种条件下的查询、打印功能。
• 固定资产管理模块与其他模块的数据接口管理功能。
• 可根据固定资产分类和管理要求，设计建立固定资产卡片，确定固定资产计提折旧的方法，登记固定资产的增减变动情况。
• 可汇总并计算固定资产原值、计提折旧额及净值。
• 可自动编制资产增减变动与计提折旧等会计凭证，并自动转入账务处理模块。
• 可生成和输出固定资产明细账和资料卡片。
3. 工资管理模块
工资管理模块是进行工资核算和管理的模块。该模块以人力资源管理部门提供的员工及其工资的基本数据为依据，完成员工工资数据的收集、员工工资的核算、工资发放、工资费用的汇总和分摊、个人所得税计算和按照部门、项目等条件进行工资分析、查询和打印输出，以及与其他模块的数据接口管理功能。
4. 应收、应付管理模块
应收、应付业务也称为往来业务，是指企业在日常活动中与其他组织、个人之间发生的债权、债务关系。应收、应付管理模块以发票、费用单据、其他应收单据、应付单据等原始单据为依据，记录销售、采购业务所形成的往来款项，处理应收、应付款项的收回、支付和转账，进行账龄分析和坏账估计及冲销，并对往来业务中的票据、合同进行管理。同时提供统计分析、打印和查询输出功能，以及与采购管理、销售管理、账务处理等模块进行数据传递的功能。
5. 成本管理模块
成本管理模块主要提供成本核算、成本分析、成本预测功能，以满足会计核算的事前预测、事后核算分析的需要。该模块的三大功能具体介绍如下。
• 成本核算功能：通过定义成本核算对象，选择成本核算方法和各种费用的分配方法，自动对从其他模块传递来的数据或手工录入的数据进行分类、计算、汇总和输出。
• 成本预测功能：通过各种成本预测方法对产品成本和部门成本进行预测，为企业经营决策提供数据支持。
• 成本分析功能：通过对分批核算的产品进行追踪分析，计算部门内部利润，并通过对历史数据进行对比分析，监控计划成本和实际成本的差异。
此外，成本管理模块还具有与生产模块、供应链模块，以及账务处理、工资管理、固定资产管理和存货核算等模块进行数据传递的功能。
6. 报表管理模块
报表管理模块与其他模块相连，可以根据会计核算的数据，生成各种内部报表、外部报表、汇总报表，并根据报表数据分析报表，以及生成各种分析图等。在网络环境下，很多报表管理模块同时提供远程报表的汇总、数据传输、检索查询和分析处理等功能。
7. 存货核算模块
存货核算模块以供应链模块产生的入库单、出库单、采购发票等核算单据为依据，核算存货的出入库和库存金额、余额，确认采购成本，分配采购费用，确认销售收入、成本和费用，并将核算完成的数据，按照需要分别传递到成本管理模块、应付管理模块和账务处理模块。
8. 财务分析模块
财务分析模块能够从会计软件的数据库中提取数据，运用各种专门的分析方法，完成对企业财务活动的分析，实现对财务数据的进一步加工，生成各种分析和评价企业财务状况、经营成果和现金流量的各种信息，为决策提供正确依据。
9. 预算管理模块
预算管理模块将需要进行预算管理的集团公司、子公司、分支机构、部门、产品、费用要素等对象，根据实际需要分别定义为利润中心、成本中心、投资中心等不同类型的责任中心，然后确立各责任中心的预算方案，指定预算审批流程，明确预算编制内容，进行责任预算的编制、审核、审批，以便实现对各个责任中心的控制、分析和绩效考核。
名师点睛
预算管理的对象是责任中心，也叫责任单位，是指企业内部具有一定权力并承担相应工作责任的部门或管理层次，它可以是集团公司、子公司、分支机构、部门、产品、费用要素等，与会计主体可能一致，也可能不一致，在学习时应注意两者的区别。
利用预算管理模块，既可以编制全面预算，又可以编制非全面预算；既可以编制滚动预算，又可以编制固定预算、零基预算；同一责任中心，既可以设置多种预算方案，编制不同预算，又可以在同一预算方案下选择编制不同预算期的预算。
预算管理模块还可以实现对各子公司预算的汇总、对集团公司及子公司预算的查询，以及根据实际数据和预算数据自动进行预算执行差异分析和预算执行进度分析等。
知识补充
滚动预算法又称连续预算法或永续预算法，是指在编制预算时，预算期与会计期间脱离，随着预算的执行不断地补充预算，逐步向后滚动，使预算期始终保持为固定长度的一种预算方法。
固定预算法是指在编制预算时，以预算期内正常、可实现的某一固定的业务量水平作为唯一基础来编制预算的方法。
零基预算法又称为零底预算，是指在编制预算时不考虑以往会计期间所发生的费用项目或费用数额，而是一切以零为出发点，从实际需要逐项审议预算期内各项费用的内容及开支标准是否合理的预算方法。
10. 项目管理模块
项目管理模块主要是对企业的项目进行核算、控制与管理。项目管理主要包括项目立项、计划、跟踪与控制、终止的业务处理以及项目自身的成本核算等功能。该模块可以及时、准确地提供有关项目的各种资料，包括项目文档、项目合同、项目的执行情况，通过对项目中的各项任务进行资源的预算分配，实时掌握项目的进度，及时反映项目执行情况及财务状况，并且与账务处理、应收管理、应付管理、固定资产管理、采购管理、库存管理等模块集成对项目收支进行综合管理，是对项目的物流、信息流、资金流的综合控制。
11. 其他管理模块
根据企业管理的实际需要，其他管理模块一般包括领导查询模块、决策支持模块等。领导查询模块可以按照领导的要求从各模块中提取有用的信息并加以处理，以最直观的表格和图形显示，使得管理人员通过该模块及时掌握企业信息；决策支持模块利用现代计算机、通信技术和决策分析方法，通过建立数据库和决策模型，实现向企业决策者提供及时、可靠的财务和业务决策辅助信息。
上述各模块既相互联系又相互独立，有着各自的目标和任务，它们共同构成了会计软件，实现了会计软件的总目标。
试题精讲
【单选题】会计软件系统的核心模块是（ ）。
A. 报表管理模块
B. 采购管理模块
C. 账务处理模块
D. 成本管理模块
【答案】C
【解析】账务处理模块是会计软件系统的核心，该模块可以与其他模块实现数据共享，是其他模块数据的最终流向，同时可以为其他模块提供查询服务。
（二）会计软件各模块的数据传递
会计软件是由各功能模块共同组成的有机整体，为实现相应功能，相关模块之间相互依赖，互通数据。会计软件各模块的数据传递功能介绍如下。
1. 存货核算模块→账务处理模块
存货核算模块生成存货入库、存货估价入账、存货出库、盘亏/毁损、存货销售收入、存货期初余额调整等业务的记账凭证，并传递到账务处理模块，以便用户审核登记存货账簿。
2. 应付管理模块→账务处理模块
应付管理模块完成采购单据处理、供应商往来处理、票据新增、付款、退票处理等业务后，生成相应的记账凭证并传递到账务处理模块，以便用户审核登记赊购往来及其相关账簿。
案例阅读与思考
2015年1月15日，A公司采购部根据生产需求，由业务员李严向强者钢铁厂购买甲材料1000公斤（单价90元），已开具增值税专用发票。该批材料及发票已送到仓库，但货款暂未支付。强者钢铁厂给予的付款条件为：2/10，1/20，n/30。该厂适用的增值税税率为17%。
本例中，A公司会计人员应在应付管理模块填制并审核应付单（单据的填制和审核不能由同一人操作），然后通过该模块的凭证生成功能，直接生成该应付款对应的转账凭证（即传递到账务处理模块），其具体分录如下。
3. 应收管理模块→账务处理模块
应收管理模块完成销售单据处理、客户往来处理、票据处理及坏账处理等业务后，生成相应的记账凭证并传递到账务处理模块，以便用户审核登记赊销往来及其相关账簿。
4. 固定资产管理模块→账务处理模块
固定资产管理模块生成固定资产增加、减少、盘盈、盘亏、固定资产变动、固定资产评估和折旧分配等业务的记账凭证，并传递到账务处理模块，以便用户审核登记相关的资产账簿。
5. 工资管理模块→账务处理模块
工资管理模块进行工资核算，生成分配工资费用、应交个人所得税等业务的记账凭证，并传递到账务处理模块，以便用户审核登记应付职工薪酬及相关成本费用账簿。
6. 成本管理模块→账务处理模块
成本管理模块中，成本信息的取得有两种方式，具体如下。
• 如果计入生产成本的间接费用和其他费用定义为来源于账务处理模块，则成本管理模块在账务处理模块记账后，可从账务处理模块中直接取得间接费用和其他费用的数据。
• 如果不使用工资管理、固定资产管理、存货核算模块，则成本管理模块需在账务处理模块记账后，自动从账务处理模块中取得材料费用、人工费用和折旧费用等数据。
成本管理模块的成本核算完成后，要将结转制造费用、结转辅助生产成本、结转盘点损失和结转工序产品耗用等记账凭证数据传递到账务处理模块。
7. 存货核算模块→成本管理模块
存货核算模块将材料出库核算的结果传递到成本管理模块。
8. 存货核算模块→应付管理模块
存货核算模块将应计入外购入库成本的运费、装卸费等采购费用和应计入委托加工入库成本的加工费传递到应付管理模块。
9. 固定资产管理模块→成本管理模块
固定资产管理模块将固定资产折旧费用的数据传递到成本管理模块。
10. 工资管理模块→成本管理模块
工资管理模块为成本管理模块提供人工费资料。
11. 其他模块→报表管理模块、财务分析模块
报表管理模块和财务分析模块可以从各模块取数，编制财务报表、财务分析报告等进行财务分析。
12. 预算管理模块→其他模块
预算管理模块编制的预算经审核批准后，生成各种预算申请单，分别传递给账务处理模块、应收管理模块、应付管理模块、固定资产管理模块、工资管理模块，由各模块进行责任控制。
13. 项目管理模块→其他模块
项目管理模块中发生和项目业务相关的收款业务时，可以在应收发票、收款单或者退款单上输入相应信息，从而生成相应的业务凭证并传递至账务处理模块；发生和项目相关的采购活动时，其信息也可以在采购申请单、采购订单、应付模块的采购发票上记录，然后将生成的业务凭证传递至账务处理模块；在固定资产管理模块引入项目数据可以更详细地归集固定资产建设和管理的数据；项目的领料和项目的退料活动等数据可以在存货核算模块中进行处理，并生成相应凭证传递到账务处理模块。
14. 账务处理模块→各模块
各功能模块都可以从账务处理模块获得相关的账簿信息。例如，在固定资产管理模块中进行对账时，可从账务处理模块中获取资产原值、累计折旧等数据。
综上所述，会计软件各模块之间的数据传递是很频繁的，这种传递可保证会计数据及时、准确地贯穿于企业管理的各个环节。会计软件各模块间的数据传递如表1-3所示。
表1-3 会计软件各模块的数据传递
备注：各功能模块都可以从账务处理模块获得相关的账簿信息。
试题精讲
【单选题】能够完成记账、银行对账、结账、账簿查询及打印输出等工作的模块是（ ）。
A. 固定资产管理模块
B. 工资管理模块
C. 报表管理模块
D. 账务处理模块
【答案】D
【解析】账务处理模块以凭证为数据处理起点，它通过凭证输入和处理，完成记账、银行对账、结账、账簿查询及打印输出等工作。
【任务实施】
结合前面的讲解，回答下列问题。
处理以下事项将涉及哪些模块？请列出模块名称。
（1）A公司于2015年1月5日向B公司销售X产品100件（单价为250元），已开出增值税专用发票，款项尚未收到。
（2）经管理层批准，A公司决定出售办公室的一台电子设备。
（3）A公司财务部秦峰因公出差，回来后报销差旅费1000元。
（4）A公司向基本生产车间的工人发放取暖补贴共计20000元。
上述事项涉及的会计软件模块分析如下：
（1）该事项属于赊销，相关会计分录如下。
该事项涉及的数据可由应收管理模块直接传递到账务处理模块，还与存货核算模块、报表管理模块、财务分析模块等有关。
（2）该事项属于固定资产处置，相关会计分录如下。
该事项可能涉及的模块有固定资产管理模块、账务处理模块、项目管理模块、报表管理模块、财务分析模块等。
（3）该事项的相关会计分录如下。
该事项可能涉及的模块有账务处理模块、报表管理模块、财务分析模块等。
（4）该事项的相关会计分录如下。
该事项可能涉及的模块有账务处理模块、工资管理模块、成本管理模块。