1.3 基础数据的规范化管理

实现财务管理与业务处理的协同，必须科学地规范企业的管理工作、设计业务流程、规范基础数据管理。基础数据包括财务会计模块、采购管理、存货管理、生产管理、成本管理、销售管理共享的基础数据。

1.3.1 会计业务规范化

会计信息系统是一个逻辑严密的系统，系统中各模块的数据传递严格遵循着设定的流程，逻辑处理清晰，处理过程不需要人工干预，这就要求会计业务工作必须按规范化的程序进行，只有这样才能与软件的系统要求相适应。

1.3.2 业务数据的规范化

业务数据是会计信息的基础和载体，因此必须从根本上保证业务数据的准确、及时、全面、完整。下面以生产业务为例，说明对业务数据规范整理是一项艰巨而细致的工作。它所涉及的面之广、量之大，不是任何一个部门能够独立承担的。它的完成需要多部门遵守共同的设计规范标准协同工作。

1. BOM数据的规范整理

在工业制造业中，BOM（Bill of Material）是物料清单的英文缩写，描述了物料（包括成品、半成品）的组成情况，即该物料是由哪些原材料、半成品组成的，每一组成成分的用量是多少及成分之间的层次关系。在流程型行业中BOM被配方取代，它描述的是产品由哪些原料配合而成，并说明各原料所占的比重。BOM是工业企业最基本的资料之一，应用于企业销售、计划、生产、供应、物料、成本、设计、工艺等各个业务环节，充分体现了企业业务数据共享和信息集成。BOM数据的准确与否，直接影响到其他系统。

2. 与BOM相关的数据

BOM数据项中的工序号是产品在某一工作中心加工的过程，而工艺路线是生产产品的一组工序的有机序列。所以直接与BOM相关的数据是划定工作中心，建立相关的部门、工作中心与工序，建立工艺路线组，最后才能建立工艺路线清单。

工作中心主要应用于工艺路线、能力需求计划、工序计划、工序排程与工序汇总以及成本归集等。在编制工艺路线前，先要划定工作中心。

工艺路线的每道工序要消耗资源，每个资源对应一个工作中心，也可以几道连续串行工序对应一个工作中心。工件经过每个工作中心要发生费用，产生加工成本，在作业成本（Activity-based Cost）中可定义一个或几个工作中心为一个成本中心。

对工艺路线实行分组管理。在建立工艺路线前，首先要建立工艺路线组。每一个工艺路线必须归属于某个工艺路线组。

1.3.3 财务数据规范化

财务基础数据也包括为财务系统提供信息的各种业务数据，各种材料和产品信息、工艺配方、客户和供应商档案、固定资产、人事信息等。这些数据是企业最重要的资源，是企业信息化建设的基石。通过系统实施，可以强行规范各种数据的建立。如在输入销售订单时，一定要输入客户编码信息、产品销售的行业流向等。这些规范的数据和特征值为今后信息的查询和决策分析提供了强有力的支持。

财务的基础数据主要有两类。一类是进行管理和会计监督所必需的定额和费用开支的标准和预算（或计划）；另一类是各种核算对象如原材料、零配件、包装物、产成品、固定资产、低值易耗品等的名称和编码。对第一类基础数据，要结合管理制度和具体的管理办法制定出科学、合理、完整的标准，并规定相应的审核、批准权限。第二类基础数据是会计软件运行的基础，也是系统能够按照设计要求运行的基本保证，必须对这类数据进行系统的分类整理，为会计软件的顺利实施打好基础。

1. 完善各项定额

定额是会计系统进行预测、计划、核算、分析的依据，是评价经济效益的标准。定额包括原料及主要材料、辅助材料、燃料及动力、修理用备件等消耗定额、各部门管理费用定额、工程项目预算定额等。这些定额是事中控制的主要依据之一。

2. 制定企业内部价格

企业内部价格是内部核算的必要条件之一，也是财务会计与责任会计有机结合的基础。在制定企业内部价格时，要结合企业的内部核算制度以及责任单位的成本水平，确定合理的互供材料、燃料、动力、半成品、劳务等内部价格。这是计算成本及内部利润的依据。

3. 完善会计科目编码体系

会计科目编码体系是会计信息系统的核心，它的二级科目或明细科目必然会与其他系统产生联系，这是以账务系统为核心，实现与专业核算系统集成的关键。因此，要明确每一会计科目的经济意义、核算范围、与其他科目的对应关系以及与其他系统的关系。总之，应从本单位具体情况出发，遵照国家的统一规定，并充分考虑到单位的变化和发展，建立规范完整的会计科目体系。

4. 完善与会计科目体系相关的各项辅助编码

（1）单位往来核算科目。具体而言，应收账款下设客户辅助核算，必须对每一个客户编一个码。客户编码必须在账务系统、销售系统、应收款管理系统保持一致，实现三者共享客户资料，保证基础资料的统一。应付账款下设供应商辅助核算，必须对每一个供应商编一个码。供应商编码必须在账务系统、采购系统、应付款管理系统保持一致，实现三者共享供应商资料，保证基础资料的统一。

（2）部门核算科目。部门核算主要涉及的是费用科目，如管理费用。设置部门核算的主要目的是控制各部门的费用，此处的部门编码必须与存货系统、制造与成本系统所使用的部门编码一致。

（3）个人核算科目。个人往来核算科目涉及其他应收款，需要对每一个职工进行编号，该编号应与人事、劳资系统的职工编号一致，成为系统的共享资料。

5. 建立各系统主要管理对象的编码

物料编码是贯穿采购管理系统、存货管理系统、制造与成本管理系统以及账务系统的项目核算管理，物料包括原材料、半成品、产成品。

（1）原材料编码。原材料编码包括原料及主要材料、辅助材料、外购半成品（外购件）、修理用备件（备品备件）、包装材料、燃料等。要按照系统的编码规则，为企业所使用的每种原材料进行逐一编码。

（2）产品编码。产品是销售管理系统、存货管理系统、制造与成本管理系统的主要管理与核算对象，并且是账务系统项目核算管理的对象之一。产品编码指本企业所生产的所有产品，包括生产过程中产生的副产品。

（3）半成品编码。半成品是生产与制造管理系统和存货系统的主要管理对象之一，其管理是非常复杂的。因为半成品编码，不仅仅考虑它的唯一性，而且必须考虑它与产成品的联系，还要考虑它与生产工艺的联系。即要知道它是处于哪道工序，构成哪种产成品。

（4）固定资产编码。固定资产管理系统是一个相对独立的系统，但它必须考虑与账务系统会计科目的衔接，以便计提的折旧可直接生成转账凭证；同时要考虑与备品备件联系，要保证备品备件的管理符合设备维修的需要。由于固定资产包括的类别较多，存放地点遍及企业各个角落，进行规范整理是一项繁重的工作。在启用固定资产管理系统前，必须要先进行资产的清查，然后再进行逐一编码。

1.3.4 历史数据规范化

为了保证会计信息系统初始化工作顺利进行，还需要对有关的历史数据进行必要的规范整理。

1. 规范会计科目体系，整理期初数据

按照所选软件的要求，设计企业的会计科目体系。然后对已使用的科目按照新的标准进行调整，使之与新系统对接，并按新科目准备期初数据，这些数据包括以下几个方面。

（1）各科目（包括明细科目）的年初数、累计发生数、期末数。

（2）辅助核算项目的期初余额。例如，在建工程项目的明细科目期初余额。

（3）待清理的往来款项、数量金额账的数量和单价，外币金额账的外币和汇率等。

初始数据准备完毕之后，应进行正确性校验，包括明细科目与一级科目的平衡、辅助核算项目与一级科目的平衡，以保证会计信息系统有一个良好的运行基础。

2. 往来账户的清理

对于历史遗留下的无望收回的呆账、乱账和难账，应组织整理和处理，不宜进入会计信息系统中的往来账户。不同的用户对往来账的管理不同，可将往来账分设为客户往来、供应商往来、个人往来辅助账，系统在登记往来账户明细账、总账的同时，还应按单位名称或个人姓名在辅助账数据文件中进行汇总登记和明细登记；为了加强往来账管理，单独设置为应收、应付款管理。不论采用哪一种方式，都有必要清理手工方式下的往来账户，做到名称使用规范，相关资料齐全。

3. 存货的清理

存货的清理就是将各仓库中的物料、半成品、产成品进行盘点，对盘点结果进行相应的处理，然后按照软件的设计要求进行整理。如物料编码、物料名称、型号规格、计量单位、计划价格、实际价格、库存量等。

4. 固定资产的清理

固定资产的清理首先要对所有在册固定资产进行实地盘点，对于盘亏、毁坏的资产进行清理处理，然后按照软件的设计要求对固定资产进行分类整理。具体工作包括整理卡片资料，确定每一资产的编号、原始价值、累计折旧、维修资料等变动项资料。

历史数据的正确与否，是决定系统运行结果是否准确可靠的前提条件，因为系统中大多数数据的处理，都是以期初数作为处理和结转的依据。