1.3　材料采购

1.3.1　采购功能

采购部的一项重要任务是监督供应商及跟踪新订单的进展，确保对方及时以合理的价格交付规定数量和质量的商品或服务。采购活动包括如下过程：

（1）对不同供应商进行评估，较为重要的产品和原材料应选用少量但效率高的供应商。

（2）以有竞争力的价格提供机会购买有效的物料。

（3）对供应商的交货期、服务、质量和价格进行分级和评估。

（4）提高公司在供应商和竞争者心中的声誉。

（5）通过与市场部的不断交流而获得选择新材料的机会。

（6）通过与其他部门的联系，确保全公司有足够的材料存货水平。

从以上活动可清楚看到采购会对公司的利润产生影响。

1.3.2　采购订单与合同

在成衣生产部门，合同上的服务范围包括了生产和设计在内的所有环节。一个中小企业能否成功决定于有多少投资的资金、创始人的能力，以及经营的时效。

客商有权把原材料付运到公司，采购部门需要制定出采购订单。采购订单应包括以下信息：

（1）落单日期。

（2）订单号。

（3）送货日期。

（4）公司名称。

（5）颜色、款式、质量和规格的详细描述。

（6）价格和交易条件。

（7）装船地点、船运方式和包装说明。

五份复印件需要送往以下部门。

（1）采购部门：用于存档和登记。

（2）客户部门：作为采购订单的规格说明，以便安排原材料采购。

（3）财务部门：用于会计明细。

（4）船务部门：如有需要可与采购订单一起申请信用证。

（5）销售部门：用于参考和检查。

这类表格的好处是根据采购订单的规格说明，便于跟进、投诉和索赔工作。但如果采购单的细则不清晰，公司可能受到损失（表1-1、表1-2）。

表1-1　采购订单

表1-2　采购合同

1.3.3　原材料存储

在采购部门下设库房管理部，其运作是保证成衣生产中所需材料不会用尽，也不会囤积，从而不会因小额采购而花多余的钱。一般情况下，存货有以下几点重要作用：

（1）核对所有的入库和出库物料。

（2）向仓库管理部门提供服务信息。

（3）使库存量保持在经济的水平。

（4）提供足够的库存量，防止因供应商的延迟送货而造成生产停滞。

（5）为入库物料预留储存空间，并把所需要的物料运送到其他部门。

（6）确保有足够的财务资金供物料采购使用。

（7）有准确的物料供应计划。

注意以上活动，管仓员的责任是结合存货水平尽量降低成本。

1.3.4　控制表的应用

控制表包括物料控制表和物料采购单等（表1-3、表1-4），采购部提供有关数据。控制表收集了全部销售订单，以便决定每种款式和颜色的服装所需的原材料和辅料用量，使采购部门购买准确数量的原材料和辅料。建议把控制表的四份复印件送到：

（1）采购部门：做记录并借此表格估计已用物料情况。

（2）销售部门：用于使用情况的参考、质量的再次核对和成本的计算。

（3）会计部门：用于账单的参考和核对。

（4）产品部门：用于消耗量的参考和核对，也用于成本的计算。

表1-3　物料控制表

表1-4　物料采购单

本章小结

■在总体上介绍了服装用纤维、纱线、面料，以及辅料的基本分类，并列举了服装用料可选用的常见种类与名称。

■通过对特殊面料预处理的简单描述，介绍了主要特殊面料在缝制与生产中需注意的事项，并描述了面料预处理的相关专业词汇。

■从服装材料采购职能入手，导入采购订单与合同、面辅料控制表等服装材料采购与跟单工作涉及的相关文件，从而导出各种样板名称等有关专业词汇在各文件表格中的应用。

■此章节重点加强学生对纤维、纱线、面料，以及辅料等专业术语的学习与记忆。