第一单元 秘书职业认知篇

项目一 秘书职业含义与角色

了解秘书的职业含义和特征；认知秘书的职业角色；知晓秘书的职业道德及应具备的素养。

任务1 认知秘书职业含义及特征

社会上人们对秘书职业的看法各异，很多人认为秘书岗位是“万金油”，只要接接电话、打打杂，什么专业的人都能从事；还有的人戴着有色眼镜看待秘书职业……那么你对秘书及秘书职业所持的观点是什么呢？

了解古今中外秘书的含义；认真理解国家人力资源与劳动部门对秘书职业资格认定的相关内容；进行社会调查。

随着社会主义市场经济体制的建立和完善，我国秘书职业化正以积极的态势快速跟进。传统观念中人们觉得秘书是“花瓶”，是吃“青春饭”的，这种思想观念的存在影响了秘书职业化的进程。在当前错综复杂的社会形势下，每个人对秘书的看法各不相同，各有见解。调查人员分别选取了高三学生、家长、在校大学生以及普通人群为调查对象，针对他们对秘书职业的看法进行了一项调查。

高三毕业生的观点：为了了解临近高考的高三学生对秘书这一职业的看法，我们对81名文科生进行了书面调查。结果显示：（1）觉得此职业不是很好也不是很坏的人占总人数的34.7%。他们认为，这个职业要求高、工作累，有时要看领导的脸色行事。而且，这部分学生中7.7%的人（大多数是男生）觉得这一职业适合女生。（2）有19.3%的学生表示喜欢该职业。一位同学说：“我认为秘书是一种高雅的职业，属于白领阶层，做这项工作的人，头脑要十分灵活，要精明能干。”（3）有19%的学生认为该职业要求高，需要多方面的技能。一位同学说：“我比较喜欢这个职业，但它要求比较高，对于开朗、善于交际的人来说比较适合。”（4）有19.3%的学生说未作考虑，没有发表见解。（5）还有7.7%的学生有另外的想法，他们认为秘书有“小秘”之嫌，会败坏名声。

家长的看法：通过对家长进行访谈我们发现，他们中对自己的女儿从事秘书职业表示赞同并觉得挺好的占一半以上，而不赞成儿子从事该职业的也占了一半。一位家长说：“这个职业不错，坐办公室的，给老总接接电话，工作也比较轻松，很适合女孩子。”另一位家长说：“从事这一职业，应该勤快、脾气好，更重要的是做秘书可以有更多的机会被提拔成领导。”

在校大学生的看法：为了了解大学生对秘书职业的看法，调查人员对两个群体进行了调查，一个是秘书专业的学生，另一个是非秘书专业的学生。出人意料的是，就读秘书专业的学生绝大多数不喜欢这个专业，大部分人认为自己以后不会从事该职业，原因很多，如做秘书太辛苦、工作中容易得罪人、加班频繁等。有人认为，可以先做做秘书工作，然后再向其他方面发展。更有个别学生只想混个文凭，根本没有考虑走秘书这条路。对于那些非秘书专业的学生来说，他们大多数认为，要做一个优秀的秘书必须掌握多方面技能，特别要有较强的社交能力。

普通人眼里的秘书：在调查过程中，我们也对普通人群进行了调查。绝大多数人认为，能力是秘书最主要的素质。显而易见，一个秘书专业的学生，应该在大学期间好好把握机会，努力学习，多掌握各方面的知识和技能。

了解秘书的含义，是从事秘书工作的基本前提。要想做好秘书，首先要知道什么是秘书，其次还要了解秘书职业的特征。古今中外，秘书的含义多种多样。

一、国外“秘书”的含义

国外“秘书”的概念，形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物。英语中“秘书”一词源于拉丁文“secretaries”，意思是“可靠的职员”。在中世纪，秘书在大不列颠原本是处理国王通信或处理机密的高级官阶的人。现在西方秘书的工作虽有发展变化，而处理机密和通信职能的原始概念却依然保留。

国际秘书联合会对“秘书”的界定是：秘书应是上司的一位特殊助手，他们掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权力范围内做出决定。

欧洲职业秘书联合会对“秘书”的解释是：对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作，能在一定范围内做出决定和发出指示，并在做生意的场合代表其上司。

全美秘书协会对“秘书”的定义是：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。

日本学者认为：秘书是“帮助与处理各种事务的工作人员”；秘书是“全能运动员”。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，“赋予性”强，是很难明确界定的，同时也强调了秘书为领导人服务的直接性。日本文化具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别明显。

综上所述，国外对秘书的定义在以下几方面达成了共识：秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；秘书主要是为领导人服务的人员。

二、我国现代通用的“秘书”含义

2009年版本的《辞海》中对“秘书”的释义共有五种：（1）指职务名称之一，是领导的助手。（2）指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。（3）特指使馆的外交人员，分一等秘书、二等秘书和三等秘书。（4）指宫禁藏书。（5）指谶纬、图录。1997年12月，原劳动和社会保障部颁发《秘书职业技能标准》，第一次由官方对秘书的含义做出界定：秘书是指专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员，适用一切机关团体从事以及有志从事秘书的人员。

随着我国秘书学界对秘书的研究越来越重视，在借鉴国内外学者研究成果的基础上，对秘书的定义逐步取得了较为一致的认识，目前普遍比较认同的是以下三种：

（1）秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。

（2）秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理和综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等。

（3）秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

任务2 认知秘书角色

天地公司的赵经理要求新来的钟秘书将同行业中十大公司最近五年来的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据在半小时内送到办公室，作为研究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。

秘书作为上司的参谋助手，为上司查找资料，辅助上司做出决策，是常有的事情。秘书在此类工作中，既是被动地为领导服务的过程，也是发挥主观能动性的过程。

二十多分钟后，一份按要求打印的数据表格摆到了赵经理面前，表后还附有简要的对比分析。赵经理看后对这位新上任的秘书十分满意。

秘书的角色意识，是指秘书对所担任角色的社会地位及由该社会地位所规定的职责的知觉、理解和体验。秘书的角色意识是做好秘书工作的关键所在。

一、秘书角色知觉的误区

角色知觉是角色定位的前提和基础。秘书的角色知觉是秘书对自己所担任的角色的社会地位、身份及行为规范的认识和判断。一个秘书只有形成正确的角色知觉，才有能力评估自己的行为，并由此推断自己是否是一个合格的秘书。

影响秘书角色知觉的因素主要有两大类：一是客观因素，如社会政治经济条件、社会文化发展水平以及社会角色特征差异等；二是主观因素，如个体的社会经验、行为动机、人格特征等。由于这些主客观影响因素十分复杂，所以秘书很容易受到外界一些不良因素的影响，形成不正确的秘书角色知觉，使自己难以安心从业、乐业、敬业。对这些不正确的秘书角色知觉必须予以澄清。比较典型的秘书知觉误区有以下几种。

1．秘书是“高级保姆”

这种角色知觉的错误在于把秘书角色完全置于受领导雇用的地位上，不符合我国秘书职业的现状。这种观点认为秘书为领导服务没有界限，从日常工作到家庭事务都要为领导提供服务，是一种不需要什么专长，只需要察言观色就行的角色。显然，这是对秘书职业和秘书工作的一种误解。虽然秘书为领导服务是一种角色规定，但是这种服务应该是在职责范围内的服务，否则就不属于秘书角色分内的事。如果秘书与领导关系密切，私人关系很好，在生活中相互关心和帮助也是正常的，但它属于非秘书角色的一种个人关系。

2．秘书是“漂亮宝贝”

这种角色知觉的错误在于极端地贬低了秘书职业的作用，严重扭曲了秘书职业形象。随着我国秘书职业女性化特征日趋明显，受各种复杂社会因素的影响，一些人认为秘书只要年轻漂亮就可以，将秘书视为好看的花瓶，认为秘书只是在做一些接待、应酬工作，更有甚者，将女秘书的职业形象与社会不良现象画等号。这里面有残余封建陈腐观念的影响，有某些文学影视作品的商业渲染的影响，也有极少数人不良行为的现实误导的影响，其危害作用是相当大的。这种观点事实上败坏了秘书职业的声誉，阻碍了秘书职业的健康发展。

3．秘书是“领导附庸”

这种角色知觉的错误在于抹杀了秘书职业及秘书工作的真实状态，矮化了秘书的人格形象。有些电影、小说等出于塑造人物的需要，常把秘书角色描绘成在领导面前点头哈腰、唯唯诺诺、狐假虎威的不光彩形象，甚至有“奴化”倾向，实际上是把少数人的个别行为进行了抽象概括，但是却使人们尤其是对秘书工作实际缺乏了解的人们对秘书工作产生了误解。秘书作为一种特定的社会角色，有其无可替代的工作内容，更有其独立的人格。秘书与领导之间在工作上是上下级关系，但是在人格上是完全平等的，不存在人身依附关系。

4．秘书是“领导高参”

这种角色知觉的错误在于过高估计了秘书角色所发挥的参谋作用，过分夸大了秘书角色的作用。我们提倡秘书角色在很好地完成自己各项事务性工作的前提下，尽可能地发挥自己的聪明才智，多为领导提供一些可供选择的优化方案或者有用信息，以便适当合理地发挥参谋作用。但是，这绝不意味着让秘书角色将工作本末倒置，忽视办事职能，过分强调参谋作用，专门为领导出主意、想办法。秘书工作的基本任务是辅助管理，把领导从繁杂的事务性工作中解脱出来。把秘书角色说成是领导的专职高参，甚至说成“智囊团”、“思想库”，是非常有害的。

二、秘书角色错位的表现

进入职场，秘书必须时刻清醒地把握自己的角色，把握好角色的分寸，恰如其分地经营好自己的职业生涯。但是，在实际工作中，不少秘书做不到这一点，经常自觉不自觉地表现出不符合角色定位的过分行为，致使角色错位，偏离角色位置，给自身形象及职业生涯带来不良影响乃至损失，应当引以为戒。

常见的秘书角色错位表现为以下几种。

1．关系越位

秘书与领导的关系在组织上是一种上下级关系，在工作上是一种主辅关系。在工作中，有的秘书不能正确把握这种关系，以领导的角色或者假借领导名义越俎代庖，发号施令，甚至以“领导”自居，颐指气使，造成关系越位。

2．工作越位

秘书和领导在工作中必须各司其职，各负其责，在各自的职责范围内开展工作，不能相互代替。在工作中，有的秘书出于把工作做好之心，抢着去做本应由领导出面处理的事情，结果给领导帮倒忙，造成工作越位，也有的秘书为出风头而造成工作越位。

3．表态越位

表态与个人的身份或者权力有着直接的关系。有些秘书在未经领导授权或者授意的情况下，就对某些问题进行决定性表态，给领导工作带来被动甚至不良的影响，造成表态越位。

4．社交越位

秘书经常陪同领导参加一些社交活动，如迎来送往、宴请舞会、录像合影等，有些秘书不能够自觉地甘当配角，不注意突出领导，造成社交越位。

秘书角色错位的表现还有许多。应该说，造成秘书角色错位的原因还是在于对秘书角色的认识与理解不正确，对秘书角色与领导角色关系的把握不准确，再加之一些人从业动机不纯，个人主义意识强烈，过分地看重自己的利益，给秘书角色人为地赋予了某种以权谋私的色彩，其消极影响不可低估，对组织、对领导、对自身都会带来损害。

三、秘书角色意识的培养

鲜明而正确的角色意识是从事秘书职业的灵魂所在，没有正确的角色意识，秘书就不能在工作中积极发挥主观能动性，就不会形成乐业、敬业的精神，甚至还会偏离职业轨道。要想成为一名合格的、优秀的秘书，就必须树立正确的角色意识。

1．责任意识

秘书身处领导身边，直接为领导服务，在工作中负有重要责任。秘书必须培养高度的责任意识，培养强烈的社会责任感，这样才能在为领导服务中实现自己的角色价值。责任意识是秘书角色意识之本。

2．服务意识

秘书必须把服务作为基本职能，认识到服务是秘书的本色，理解服务的崇高，树立自觉服务的意识，甘当配角、乐于奉献。

3．服从意识

服从是秘书最起码的角色意识，也是一种基本的职业道德品质。秘书必须坚定不移地、毫不走样地贯彻领导的决策，执行领导的决定，并学会对不同领导的适应和心理调节，保持心态的稳定和平衡。

4．主体意识

秘书的基本角色是配角，但是秘书作为秘书职业活动的主体，在处理具体业务工作中又必须唱主角，必须积极主动地完成好本职工作，这是由秘书角色的双重性决定的。

5．公关意识

秘书的特殊位置决定了秘书需要处理好上下、左右、内外等各种关系，要有很强的公关意识。秘书应当全面培养自己的学识、技能，学会和善于处理各种复杂关系和突如其来的紧急情况，为领导分忧。

6．形象意识

秘书的一言一行代表着个人形象、领导形象、组织形象，是三者三位一体的综合形象塑造。秘书要讲究仪表美、心灵美，以外在美与内在美的和谐统一彰显职业形象。

7．纪律意识

秘书处在领导身边这样一个特殊位置，有许多便利条件，所以必须做到遵纪守法，遵章守规，要具有鲜明的纪律意识，用来指导自己的规律和约束自己的社会行为，尤其是要注意保守秘密。

一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向。秘书不应该追求表面的地位和荣誉，而应该以自己工作的实际价值和社会贡献为满足。只有具备这样清醒、全面的认识，秘书才能经常保持心态平衡，找出工作的优势和乐趣，容忍某些时候的烦恼和不足，排遣受到的委屈和不公，更好地喜爱和从事秘书工作。

任务3 认知秘书的职业道德和素养

这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了实现产业升级，正在收购一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司的股价在股票市场上的大幅波动，双方签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。

这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地来电话，说谈判已经完成，让秘书赶紧用快件寄三张作为公司法人代表的总经理照片过去，以办理有关手续。这天总经理正好在市政府开会，秘书一时找不到总经理的照片。就在秘书不知怎么办好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施CI战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总经理照片。秘书给公关部打电话，接电话的正是秘书的中学同学小诺。小诺是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。她说他们那里有总经理的照片，并答应马上送过来。秘书刚刚松口气，公关部的雷经理来电话，问秘书要照片做什么用。秘书有这么几种回答：

（1）这是总经理要的，我不知道！

（2）我可以告诉你，但你不能对别人说。

（3）拿到报纸上去发表（因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）。

（4）对不起，我暂时不能说。

（5）你问那么多干什么？

请从以上5个选项中找出合适的回答，并说明其理由。

认真思考上述几种不同回答的利弊得失，考虑人际交往、沟通艺术在秘书工作中的重要性，提升秘书的职业素养。

合适的回答是（4）。

从原则上来说，选（1）不算错。的确，对于秘书来说，该说的就说，不该说的就不能说，应当学会拒绝。但是，拒绝也是一门艺术。很显然，第（1）种回答不能让人信服。即使你真不知道拿照片去做什么，人家也不一定真的相信，所以，你这么回答给人一种不信任的感觉。久而久之，它就会伤害你与对方的关系，当你再要别人给你帮忙时就会很困难了。

第（2）种回答显然是错误的。不管你平时与雷经理关系如何好，也不管雷经理为人如何稳重，肯定不会把事情说出去，但只要你对雷经理说出了真相，作为秘书你就违反了职业操守。这事一旦被总经理知道，你就有可能从此失去他的信任。失去了上司的信任，就不可能做好秘书工作。

第（3）种回答是最为恶劣的一种回答。自以为聪明，实际上是给自己挖陷阱。你信口开河，对方就会步步紧逼：为什么与报社打交道绕过我公关部，你们这是什么意思……如果事情朝着这个方向发展，那你就无法控制事态的发展了。这不是一个工作方法的问题，而是一个人的人品问题，所以，对于秘书来说最忌讳的就是耍这种小聪明。

第（5）种回答很显然是一种没有水平，甚至是一种没有教养的回答。一来对方的职务比你高，二来这事也与他的工作有关，他为什么不能问？很多秘书由于不能正确认识自己的地位，容易养成狐假虎威的毛病。对于这一点，不仅公司其他人反感，就是上司知道了也会反感。秘书工作实际上是三分做事、七分做人，你用这种方式去处理人际关系，结果可想而知。

第（4）种回答之所以正确，是因为它在坚持保密原则的前提下又保持了礼貌。用这种婉转而又明确的方式拒绝对方，对方不仅能接受，而且也能理解，因为大家都是职场中人，知道什么事该问、什么事不该问，你点到为止，对方就能心领神会。

秘书人员要胜任工作，除了具有基本的知识和能力外，还必须具有一定的马克思主义理论修养、政策修养、良好的思想和作风；同时还须遵守本行业的职业道德。这些修养知识、能力和职业道德，有些可以在走上工作岗位之前，即在学校中学到，但只是形成初步的认识，更重要的是在工作实践中切身体会、巩固完善和提高。

一、秘书的职业道德

职业道德是个大众化名词，与人们的职业活动紧密相连，是人们在履行职责时所遵守的道德原则和行为规范的总和。各行各业都有自己的职业道德。秘书职业相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，其原因主要在于这个职业最接近决策层、领导层，甚至直接参与其中，知密多、知密早、知密深。如果一旦道德沦丧，给工作造成的损失将无法估量。秘书工作的从属性、被动性、事务性、综合性等特点，决定了秘书人员必须具备较高尚的人格，恪守职业道德。秘书职业道德的要求主要有以下几点：

（1）忠于职守，自觉履行各项职责。

（2）服从领导，当好参谋。

（3）甘当无名英雄。

（4）谦虚谨慎，办事公道，服务热情。

（5）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私。

（6）恪守信用，严守机密。

（7）实事求是，勇于创新。

（8）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。

（9）钻研业务，掌握秘书工作各项技能。

二、秘书的素养

1．秘书应具备的政治素养

秘书工作是一项政治性、政策性很强的工作，因此秘书人员要有良好的政治素养：一是坚定正确的政治方向，思想敏锐；二是强烈的事业心；三是较高的理论政策水平；四是实事求是的思想作风；五是淡泊明志，乐于奉献；六是踏实细致，一丝不苟。

2．秘书应具备的知识素养

作为一个秘书主要应具备以下几个方面的知识：文化基础知识（包括外语、计算机、人文知识等）；秘书专业知识（礼仪、档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作知识等）；相关专业知识（政治、经济、法律、财会管理知识等）。

3．秘书应具备的能力素养

作为秘书主要应具备以下几个方面的能力：表达能力（包括口头、文字等表达能力）；调研能力（包括调查能力和研究能力）；办事能力（包括熟悉职权范围、知晓办事渠道、熟悉办事程序、了解有关业务、能区分轻重缓急）；交际能力（包括善于跟不同年龄、文化程度、个性、爱好的人交往，注重礼节、礼仪，能妥善处理交际中的矛盾冲突，能控制自己的情绪）；管理能力（包括辅助决策、调查、督察）；应变能力（能适应环境、岗位和工作条件的变化，适应突发事件）；操作能力（包括办公设备、通信工具的使用和保管）；学习能力（包括阅读力、鉴赏力、记忆力、分析力、综合概括力等）。

实训任务1

● 训练目标

对秘书职业有进一步认识。

● 知识要求

了解秘书应具有的角色意识。

● 任务描述

天地公司的赵总经理对新来的钟秘书说：“市场部的报告拖了好几天了，你去对市场部的马经理说，如果今天下班之前他还不交过来，叫他明天干脆在家带孩子得了！”假如你是钟秘书，你该怎么对市场部马经理传达？

● 训练要求

培养正确的秘书角色意识，处理好领导之间的关系。

● 操作提示

（1）理解秘书所处角色，假设自己处于这样的角色情况下，该如何处理才不会影响同事或上下级之间的关系。

（2）分组讨论，在课堂上陈述，集体点评。

任务分析2

● 训练目标

培养学生对秘书应具备的职业道德和职业素养的理解。

● 知识要求

了解秘书应具有的职业道德和职业素养。

● 任务描述

一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一封非常无礼的来信。他让秘书记录自己口述的回信：“我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不终止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！”老板命令秘书立即将信打印寄出。

● 训练要求

培养对实际事务的处理能力。

● 操作提示

（1）根据给出的任务，讨论假如你是秘书，你会如何处理，并说明处理此类事件需要秘书具备什么样的素养。

（2）以小组为单位，4人为一小组，分组讨论，各小组派代表陈述。