工作要有计划和条理

一位商界名家将“做事没有条理”列为许多公司失败的一大重要原因。

工作没有条理，同时又想把蛋糕做大的人，总会感到手下的人手不够。他们认为，只要人多，事情就可以办好了。其实，他们所缺少的，不是更多的人，而是使工作更有条理、更有效率。由于他们办事不得当、工作没有计划、缺乏条理，因而浪费了大量员工的精力，不但出力不讨好，而且最后还是无所成就。

没有条理、做事没有秩序的人，无论做哪一种事业都没有功效可言。而有条理、有秩序的人即使才能平庸，他的事业也往往有相当大的成就。

一位企业家曾谈起了他遇到的两种人：

有个性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都表现得风风火火的样子。如果要同他谈话，他只能拿出数秒钟的时间，时间长一点，他会伸手把表看了再看，暗示他的时间很紧张。他公司的业务做得虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是他在工作安排上乱七八糟，毫无秩序。他做起事来，也常为杂乱的东西所阻碍。其结果，他的事务是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌，从来没有时间来整理自己的东西，即便有时间，他也不知道怎样去整理、安放。

另外有一个人，与上述那个人恰恰相反。他从来不显出忙碌的样子，做事非常镇静，总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里，所有员工都寂静无声地埋头苦干，各样东西安放得有条不紊，各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌，对于重要的信件立即回复，并且把信件整理得井井有条。所以，尽管他经营的规模要大过前述商人，但别人从外表上总看不出他有一丝一毫的慌乱。他那富有条理、讲求秩序的作风，影响到全公司。于是，他的每一个员工，做起事来也都极有秩序，一派生机盎然的景象。

你工作有秩序，处理事务有条有理，在办公室里决不会浪费时间，不会扰乱自己的神志，办事效率也极高。从这个角度来看，你的时间一定很充足，你的事业也必能依照预定的计划去进行。一盘珍珠，旁边一根线，怎样才能拿起更多的珍珠呢？一个人赶紧捧了一大捧，举了起来，另一个人不慌不忙地把线拿起来，一颗又一颗，线很长，很多珍珠被串了起来，而且易于携带和保存。同样的道理也适用于工作中，工作有计划，有条理，才能有条不紊地进行；一盘散沙，将分不清轻重，不知何时才能完成。

1.写下具体的工作任务

工作的计划性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的工作任务。很多时候管理权威都指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因此会极大程度地提高个人的能力。

填写工作清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，要试问自己：“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后就行了。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作顺序。其后对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注明你认为最合理最有效的办法。

为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。

反之，只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同分量，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。

2.定一个工作顺序表

在罗树辉的眼里，时间是一朵儿长在人们心中的百合。为了督促你执行工作，不让你的“时间百合”枯萎，你可以在工作开始之前，审慎地制订工作进度表。

“凡事预则立。”如果你能制定一个高明的工作进度表，你一定能真正掌握时间，在限期之内出色地完成老板交付的工作，并在尽到职责的同时，兼顾效率、经济及和谐。正如一位成功的职场人士所说：“你应该在二天中最有效的时间之前订一个计划，仅仅20分钟就能节省1个小时的工作时间，牢记一些必须做的事情。”

总之，谁善于利用时间，谁的时间就会成为“超值时间”。作为一名员工，当你能够高效率地利用时间的时候，你对时间就会获得全新的认识，知道一秒钟的价值，算出一分钟时间究竟能做多少事。这时，若再担心不被老板赏识，就是杞人忧天了。

你要知道，每一个人做事的时间和精力都是有限的，不制订一个顺序表，你就会对大量事务手足无措。要正确地处理这个问题，需要根据目标，把所要做的事情排列顺序。有助于你实现目标的，你就把它放在前面，依次为之，把所有的事情排一个顺序，并把它记在一张纸上，这样，一张顺序表就写成了。养成这样一个好习惯，会使你每做一件事，就向你的目标靠近一步。

3.按事情的轻重缓急去做

做事情是以什么标准来决定优先顺序呢？许多人都是以工作的紧急性来确定，他们都是优先解决对现在的目标来说最紧急的事情。然而，事情除了紧急性外，还有重要性。而我们往往都会专注于事情的紧急性，而忽略了一些重要的事情。例如，某个正为了一年后的司法考试努力念书的人，为了赶赠品截止时限，而特地将赠品明信片拿到邮局寄。司法考试还在一年后，而明信片的截止日就在明天。在此情况之下，多数的人都会将较紧急的明信片优先处理。

抓住工作的重点。只要勤于研究，你就会发现，成功的人都已经培养出了一种习惯，那就是找出那些最能影响他们工作的重要因素。这样一来，他们比起一般人来会工作得更为轻松愉快。由于他们已经掌握了秘诀，知道如何从不重要的事务中抽出重要的部分来，因此，他们做事情时往往事半功倍。

黄军就是一个善于发现工作重点的人。黄军担任北欧航联下属一家旅游公司市场调研部主管和公关部经理时，很快就熟悉了各项业务，把握并解决了经营中的主要问题。针对旅游中机票太贵，游客较少，而航联公司的飞机又有大量空座的情况，建议公司制订了分时机票价格，大大降低了机票平均价格，吸引了众多旅客，还保住了航联公司的资源。两年后，这家中等规模的导游机构就已发展成瑞典第一流的旅游公司。

在工作中要达成你的主要目标，就要学会分清轻重，把力气使在关键处，从而产生好钢用在刀刃上的效果，摆脱困难的束缚。重要时事情优先处理。一位在外企工作的女性这样比喻她的工作方法：假奶有一盆水，里面既要放进大石头，又要放进小石头，怎样才能放进更多呢？当然是先把大石头放进去，再在空隙当中放进小石头。工作的效率由此而生。你先处理完当天最重要的事情，就等于把大石头放进了水里。用其余零碎的时间，也可以把次重要和不太重要的事情做完。这样一天下来，你会发现，原来我今天处理了这么多事情呢！自己心里也挺美的不是！