4.2 实例实现

说明书必须具备以下特色与要求：

·封面设计简洁且突出重点，包含公司名称、产品型号、文档名称与产品图片等元素。

·根据公司产品开发的需要，定制出适合以后研发产品使用的说明书模板。

·在说明书中插入图片，使其具有美观的图文混排效果。

·不同的主题或者重点排在不同的页面上。

·对于产品结构的介绍，以标注的形式展示。

·将繁多的内容分栏排版。

·重点术语或者词组插入注释。

4.2.1 创建说明书模板

创建模板文件前，要设置好页面大小、样式等基础格式，然后将文档以“.dotx”格式进行保存。套用模板时，只需打开模板文件，然后将其保存成“.docx”格式的文件即可。具体操作步骤如下。

1）启动Word 2016，创建一个空白文档，并进行页面设置，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，将“纸张大小”设置为“自定义大小”，设置“宽度”“高度”微调框的值分别为“10.5厘米”和“14.8厘米”，如图4-2所示。选择“页边距”选项卡，将“页边距”的上、下微调框的值都设置为“1.27厘米”，左、右微调框的值都设置为“1厘米”，“纸张方向”设置为“纵向”，如图4-3所示，单击“确定”按钮，完成文档的页面设置。

2）选择“开始”选项卡，单击“样式”功能组右下角的对话框启动器按钮，打开“样式”任务窗格，单击列表中的“标题1”选项右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“修改”选项，打开“修改样式”对话框。在“格式”栏中，将“字体”下拉列表框的值设置为“宋体”、“字号”下拉列表框的值设置为“四号”，如图4-4所示。

3）单击对话框中的“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“段落”选项，打开“段落”对话框。在“缩进”栏中，将“特殊格式”下拉列表框的值设置为“悬挂缩进”，并将“缩进值”微调框的值修改为“0.74厘米”；在“间距”栏中，将“段前”“段后”微调框的值设置为“0行”，在“行距”下拉列表框中选择“最小值”选项，并将“设置值”微调框的值设置为“12磅”，如图4-5所示。设置完成后，单击“确定”按钮，返回“修改样式”对话框，再次单击“确定”按钮，完成对“标题1”样式的修改。

4）使用同样的方法，将“标题2”样式的格式进行如下设置：字体设置为“宋体”，字号设置为“五号”，文字倾斜、不加粗；段落的对齐方式设置为“两端对齐”，段前、段后间距设置为“3磅”，行距设置为“单倍行距”。

5）将“正文”样式的格式进行如下设置：字体设置为“宋体”，字号设置为“小五号”；段落的对齐方式设置为“两端对齐”；为段落设置“首行缩进”，缩进值为“2字符”。

6）按〈Ctrl+S〉组合键，打开“另存为”对话框，设置文档保存的路径，在“保存类型”下拉列表框中选择“Word模板”选项，在“文件名”文本框中输入文字“说明书模板”，如图4-6所示。单击“保存”按钮，将文档保存成模板文件。

4.2.2 添加说明书内容并分页

在撰写文件时，通常会将指定内容编排在同一页上，以保证页面的美观。在编制说明书前，需要预算各页面容纳的内容，以便做出最佳的分页处理。具体操作步骤如下。

1）在保存说明书模板的文件夹中双击文件“说明书模板.dotx”，Word 2016以该模板创建了名称为“文档1”的空白文档。打开“样式”任务窗格，单击其中的“正文”样式，然后在编辑区输入说明书的所有标题。文字输入完成后效果如图4-7所示。

2）按住〈Ctrl〉键不放，选择除“清洗”“浸泡”“磨浆”和“煮浆”外的文字，然后单击“样式”任务窗格中的“标题1”样式。

3）选择“清洗”“浸泡”“磨浆”和“煮浆”文字，为其套用“标题2”样式。

4）按〈Ctrl+A〉组合键选取全部文档内容，利用标尺取消文本的首行缩进。选择“开始”选项卡，单击“段落”功能组中的“多级列表”按钮，在下拉列表中选择“列表库”第一行第二个多级列表选项，如图4-8所示。

5）将插入点定位于标题文字“产品简介”之前，切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”功能组中的“分隔符”按钮，从下拉列表中选择“分节符”栏中的“下一页”选项，如图4-9所示。

此时，文档被分为两节：第一节为空白页，将用于插入封面；第二节用于编辑说明书的内容。

6）将插入点移至标题文字“主要技术参数”之后，选择“布局”选项卡，单击“页面设置”功能组中的“分隔符”按钮，在下拉列表中选择“下一页”选项。此时，在新页的页首会插入一空行，按〈Delete〉键将其删除。

7）使用同样的方法，将“3.机器结构及工作原理”“4.豆浆加工工艺流程图”“5.使用操作方式”“6.设备的维护与保养”和“7.注意事项”等内容分隔成独立的页面，效果如图4-10所示。

4.2.3 制作说明书封面

分页后文档的第一页是空白页，用于制作说明书的封面。具体操作步骤如下。

1）将插入点移至首页，选择“开始”选项卡，单击“段落”功能组中的“显示/隐藏编辑标记”按钮，使其处于按下状态。将插入点定位于文字“分节符（下一页）”所在行的最左侧，接着单击“样式”任务窗格中“正文”选项，清除空白页中的“标题1”样式。

2）选择“插入”选项卡，单击“插图”功能组中的“图片”按钮，在打开的“插入图片”对话框中找到“素材”文件夹，选择图片文件“封面.jpg”，如图4-11所示，单击“插入”按钮，将图片插入到文档中。

3）选择插入的图片，选择“图片工具”→“格式”选项卡，将“大小”功能组中的“高度”微调框的值设置为“14.8厘米”，使图片与页面具有相同的尺寸。单击“排列”功能组中的“环绕文字”按钮，在下拉列表中选择“浮于文字上方”选项，单击“对齐”按钮，在下拉列表中选择“水平居中”和“垂直居中”选项。调整后的说明书封面效果如图4-12所示。

4.2.4 分栏

对文档部分内容进行分栏排版，不但易于阅读，还能有效利用纸张的空白区域。可以考虑将“清洗”“浸泡”“磨浆”和“煮浆”4个主题的内容设置成双栏版式，并在栏间添加分隔线。具体操作步骤如下。

1）将文字素材复制到文档相应的位置，效果如图4-13所示。

2）将插入点移至第6页的标题“5.使用操作方式”的内容之后，选择“布局”选项卡，单击“页面设置”功能组中的“分隔符”按钮，在下拉列表中选择“连续”选项，使该标题的内容不受分栏影响。

3）按〈Delete〉键将光标处的空行删除，接着选择要分栏的内容，单击“页面设置”功能组中的“栏”按钮，在下拉列表中选择“更多栏”选项，打开“栏”对话框。在“预设”栏中选择“两栏”样式，接着选中“分隔线”复选框，如图4-14所示，单击“确定”按钮，完成所选内容的分栏操作。

4.2.5 管理图文混排

相对于纯文字而言，图片直观性强，而且更容易说明问题，因此使用图片是文档编排的常用手法之一。操作步骤如下。

1）在文档的第4页中，将光标移至“4.豆浆加工工艺流程图”之后，按〈Enter〉键，并将光标移至下一行，通过“插入图片”对话框将素材文件“流程图.jpg”插入文档中。

2）在文档的第4页中，将光标移至文字“如图（1）”之后，以指定图片的插入点，然后通过“插入图片”对话框将素材文件“图1.jpg”插入文档中。

3）选择插入的图片，将鼠标指针移至图片右下角的节点上，按住左键并向左上角拖动以缩小图片。接着通过“环绕文字”下拉列表中的选项，将图片设置为“紧密型环绕”。

4）选择环绕方式后，图片的大小和位置可能还不太理想，须再次调整图片的大小，并将其移至段落文字的右方，如图4-15所示。

5）用同样的方法，将素材图片“图2.jpg”和“图3.jpg”插入到第5页中“如图（2）”“如图（3）”的相应位置，将其环绕方式设置为“紧密型环绕”，适当调整图片的位置和大小。

为了使图片与文本更加紧凑，可以进行如下操作。

选中图片，选择“图片工具”→“格式”选项卡，单击“排列”功能组中的“位置”按钮，在下拉列表中选择“其他布局选项”选项，打开“布局”对话框。选择“文字环绕”选项卡，将“距正文”栏中“上”“下”“左”“右”4个微调框的值都设置为选择“0厘米”，如图4-16所示，然后单击“确定”按钮。

6）如果图片的边缘留有较多的空白区域，无论设置得多么紧密，都会显得疏松。此时，可以对图片的环绕顶点进行编辑，以达到将文字紧密环绕图片主体部分的目的。可以通过选择“格式”选项卡，将其设置为“四周型环绕”，然后在“环绕文字”下拉列表中选择“编辑环绕顶点”选项实现。

4.2.6 制作说明书图表

一般的产品说明书都以表格的形式介绍产品的配置与规格。具体操作步骤如下。

1）将插入点置于文字“主要技术参数”之后，选择“插入”选项卡，单击“表格”功能组中的“表格”按钮，在下拉列表中选择“插入表格”选项，打开“插入表格”对话框，将“列数”“行数”微调框的值分别设置为“2”和“6”，如图4-17所示。单击“确定”按钮，完成表格的初步制作。

2）将光标定位于表格的单元格中，选择“表格工具”→“设计”选项卡，在“表格样式选项”功能组中，取消“标题行”和“第一列”复选框的选中；在“表格样式”功能组中选择“网格表2-着色1”选项，如图4-18所示。

3）在表格中输入各项规格的文本内容，如图4-19所示。

4.2.7 插入图形标注

标注用于对产品的使用方法或结构进行说明。通过插入自选图形，可以为文档的指定部分添加标注图形。具体操作步骤如下。

1）将素材图片“T-30.jpg”插入到“3.机器结构及工作原理”的内容之后，设置图片环绕文字方式为“四周型”，并调整图片大小。

2）选择“插入”选项卡，单击“插图”选项组中的“形状”按钮，在下拉列表中选择“标注：弯曲线型”样式。

3）在刚插入的图片附近按住左键并拖动鼠标，然后将标注点拖到图片的出水管处，接着调整标注框的大小，并输入文字“出水管”，使其居中对齐。在拖动过程中可以配合〈Alt〉键以设定图框的大小。

4）单击标注框的边框，选择“绘图工具”→“格式”选项卡，在“形状样式”功能组中，单击“主题填充”列表框的其他按钮，在弹出的下拉列表中选择“细微效果-蓝色，强调颜色1”选项，如图4-20所示。

5）在“绘图工具”→“格式”选项卡中，单击“形状轮廓”按钮，在弹出的下拉列表中选择“箭头”→“其他箭头”选项，打开“设置形状格式”窗格，将“结尾箭头类型”下拉列表框设置为“圆形箭头”，如图4-21所示。“出水管”标注框设置完成。

6）按住〈Ctrl〉键不放，拖动制作好的标注图形进行快速复制操作，接着拖动黄色标注点以调整标注线的指向和位置，最后将标注框中的文字修改为“水箱”。使用相同的方法制作出其余的4个标注图形，并将其中的文字分别修改为“开关”“挡位开关”“出水管”和“豆浆出口”，根据图框中的文字调整标注的大小，效果如图4-22所示。

4.2.8 添加注释

在说明书中通常会出现一些专业术语，可以通过添加注释的方式对它们进行说明。在实例中为电源添加脚注，为介绍T-30豆浆机的起源添加尾注。具体操作步骤如下。

1）将插入点定位于文档第4页中“接好相匹配的电源”文本之后，选择“引用”选项卡，单击“脚注”功能组中的“插入脚注”按钮，如图4-23所示。在光标处输入脚注文本“电源是家庭用电，220V。”，如图4-24所示。

2）在文档的第2页选择正文文字“T-30豆浆机”，选择“引用”选项卡，单击“脚注”功能组中的“插入尾注”按钮，在光标处输入尾注内容：“20世纪初期，经过国研人的不断创新，国研首台全自动豆腐豆浆机出现在人们的生活中。”。

3）以“豆浆机说明书”命名，保存文件。

至此，豆浆机的说明书制作完成。